行政采购成本控制及流程优化模板.docVIP

行政采购成本控制及流程优化模板

一、适用范围与核心目标

本模板适用于企业、事业单位、机关等组织的行政采购场景，涵盖办公设备、耗材、服务外包（如保洁、维修）、固定资产采购等行政类支出。核心目标是通过标准化流程与精细化成本管控，实现“降本、增效、合规、透明”，避免资源浪费与采购风险，保证行政采购活动支撑组织高效运转。

二、行政采购成本控制与流程优化操作步骤

（一）需求提报与合理性审核

操作内容：

需求发起：需求部门（如行政部、财务部、各业务部门）填写《行政采购需求申请表》（见模板表格1），明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、期望交付时间及预算依据（如历史采购价格、市场询价初步结果等）。

初审：部门负责人审核需求的必要性（如是否为重复采购、是否有替代方案）与合理性（如规格是否匹配实际需求、数量是否超出常规用量），签字确认后提交至行政采购部门。

复核：行政采购部门联合财务部、使用部门进行技术参数与预算复核，重点判断：

是否存在可合并采购的同类项（如多个部门同时申请打印纸，可统一批量采购）；

是否存在高配置低需求的情况（如采购远超实际办公需求的电脑配置）；

预算是否在年度行政采购预算额度内，若超预算需说明理由并提交审批。

责任人：需求部门经办人→部门负责人→行政采购专员→财务部预算专员

输出成果：《行政采购需求申请表》（初审通过版）

（二）预算编制与审批

操作内容：

预算汇总：行政采购部门根据通过审核的需求，汇总形成《月度/季度采购预算汇总表》，明确采购类别、总预算、资金来源（如行政经费、专项费用）。

预算审批：按组织审批权限逐级报批（如部门负责人→行政总监→财务总监→总经理/分管领导），重点审核预算与需求的匹配度、是否符合年度预算规划。

预算调整：若采购过程中因市场波动（如原材料价格上涨）需调整预算，需重新提交《预算调整申请表》，附市场询价证明、原预算对比表，经原审批流程通过后执行。

责任人：行政采购专员→行政采购经理→财务部→管理层

输出成果：《采购预算审批表》（含调整审批表）

（三）供应商选择与管理

操作内容：

供应商寻源：

公开招标：达到一定金额（如50万元以上）的采购项目，需通过招标平台或第三方招标机构公开招标；

邀请招标：对3家以上合格供应商发出邀请，适用于技术复杂或需定向采购的项目；

询价比价：小额采购（如5万元以下）至少向3家供应商询价，填写《询价比价记录表》（见模板表格3）；

单一来源采购：仅唯一供应商可满足需求（如专利产品），需提供独家授权证明并审批。

供应商评估：建立《供应商综合评估表》（见模板表格3），从价格（占比30%）、质量（占比30%）、交付能力（占比20%）、服务（占比15%）、资质（占比5%）五个维度评分，80分以上为合格供应商，纳入《合格供应商名录》。

供应商动态管理：每季度对合作供应商进行复评，评分低于70分的暂停合作，连续两次低于60分的移出名录；建立供应商履约记录，包括交付及时率、合格率、售后服务响应速度等。

责任人：行政采购专员→采购经理→行政部→财务部

输出成果：《合格供应商名录》《供应商评估报告》

（四）采购执行与合同签订

操作内容：

订单：根据审批通过的预算与选定供应商，签订《采购订单》（见模板表格4），明确物品/服务规格、数量、单价、总价、交付时间、地点、验收标准、付款方式、违约责任等条款。

合同审批：采购金额超过10万元的，需法务部门审核合同条款，保证符合《采购法》《民法典》等法规；小额采购可简化为订单审批，但核心条款（如质量、违约责任）需明确。

订单下达：将审批后的订单/合同扫描存档，原件交供应商执行，同步更新《采购订单执行表》（见模板表格4），跟踪生产/备货进度。

责任人：行政采购专员→采购经理→法务部（必要时）→管理层

输出成果：《采购合同》《采购订单执行表》

（五）验收入库与付款

操作内容：

到货验收：物品送达后，由需求部门、行政采购部门、财务部共同验收（服务类需提交服务成果报告），核对：

数量是否与订单一致；

规格、型号是否匹配需求；

质量是否符合合同标准（如办公设备需通电测试、耗材需抽检样品）；

外观是否完好、包装是否完整。

入库登记：验收合格后，填写《采购验收入库单》（见模板表格5），一式三联（行政部、财务部、仓库各一联），录入库存管理系统（若有）。

付款审批：财务部根据《采购合同》《验收入库单》《供应商发票》，核对无误后提交《付款申请表》，按审批权限报批（如财务经理→总监→总经理），通过后安排付款（优先选择银行转账，避免现金交易）。

责任人：需求部门经办人→行政采购专员→仓库管理员→财务部

输出成果：《采购验收入库单》《付款申请表》

（六）成本核算与分析

操作内容：

成本归集：财务部按采购项目、类别、部门归集成本，包括物品采购价、运输费、税费、服务费等，形成《