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2026年建筑工程公司客户信息保密管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为保护客户信息安全，防范信息泄露风险，维护客户合法权益与公司商业信誉，依据《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等法律法规，结合建筑工程行业客户信息特点及公司实际运营需求，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司全体在职员工，包括但不限于营销部门、项目管理部门、财务部门、行政部门等涉及客户信息收集、存储、使用、传输的所有岗位人员，同时涵盖外部合作单位（如委托的市场调研机构、合作的设计单位等）在与公司合作期间的客户信息保密行为。

第三条核心定义

客户信息：指公司在业务开展过程中获取的与客户相关的各类信息，包括客户基本信息（单位名称、统一社会信用代码、联系人姓名及联系方式、地址等）、业务信息（项目需求、预算金额、招标方案、合作意向、合同条款等）、敏感信息（客户内部决策流程、未公开的项目规划、财务状况等）。

保密责任：指所有接触客户信息的人员，需承担的信息保管、使用规范、风险防范等义务，未经授权不得向任何第三方泄露客户信息。

第四条保密原则

最小必要原则：收集、使用客户信息时，仅获取与业务开展直接相关的信息，不得过度收集；仅限经授权人员在必要工作范围内接触客户信息。

全程管控原则：对客户信息的收集、存储、使用、传输、销毁等全流程进行管控，明确各环节责任，确保可追溯。

合规合法原则：所有涉及客户信息的操作，均需符合国家相关法律法规及客户书面授权要求，严禁违规处理客户信息。

第二章客户信息收集与存储管理

第五条信息收集规范

收集渠道：客户信息需通过合法渠道获取，包括客户主动提供、公开招标平台获取、经客户授权的第三方机构提供等，禁止通过非法手段（如窃取、骗取）获取客户信息。

收集告知：收集客户信息时，需明确告知客户信息用途、使用范围及保密措施，涉及个人信息的，需取得客户书面或电子形式的同意，留存同意记录。

信息核验：收集的客户信息需进行真实性核验，确保信息准确完整，对核验过程中发现的错误信息，及时与客户沟通更正，避免因信息误差导致的后续风险。

第六条信息存储要求

存储载体：客户信息需存储在公司指定的加密服务器或专用存储设备中，禁止存储在员工个人电脑、移动硬盘、U盘等非授权设备，禁止通过微信、QQ、邮箱等非加密方式传输或备份。

加密措施：存储的客户信息需采用公司统一的加密软件进行加密处理，敏感信息需设置双重密码（设备密码+文件密码），密码需每季度更换一次，严禁共用或泄露密码。

存储期限：客户信息存储期限需与业务合作周期一致，合作结束后如需继续存储，需经公司信息安全管理部门审批，超过存储期限的信息，需按规定流程销毁，留存销毁记录。

第三章客户信息使用与传输管理

第七条信息使用规范

使用授权：员工使用客户信息前，需向所在部门负责人提出申请，明确使用用途、使用范围及使用期限，经审批通过后方可使用，审批记录需留存备查。

使用限制：使用客户信息时，需严格按照审批范围使用，不得超出业务需求范围，不得用于与公司业务无关的活动（如为外部单位提供客户信息、用于个人商业活动等）。

信息脱敏：如需将客户信息用于内部汇报、数据分析等非直接业务场景，需对敏感信息进行脱敏处理（如隐藏联系人手机号中间四位、隐去项目预算具体金额等），确保脱敏后信息不具备可识别性。

第八条信息传输要求

传输渠道：客户信息传输需通过公司内部加密办公系统（如OA系统、专用文件传输平台）进行，禁止使用公共网络或非加密传输工具，确需向外部单位传输的，需经公司信息安全管理部门审批，并与接收方签订保密协议。

传输核验：传输客户信息前，需核验接收方身份及授权情况，传输后需及时与接收方确认信息是否完整接收，避免因传输失误导致信息泄露。

应急处理：传输过程中如发现信息丢失、被拦截等异常情况，需立即停止传输，向公司信息安全管理部门报告，并采取补救措施（如远程销毁信息、更改加密密码等），留存异常情况处理记录。

第四章保密责任与培训

第九条保密责任划分

部门责任：各部门负责人为所在部门客户信息保密第一责任人，负责制定本部门保密管理细则，监督员工保密行为，定期开展保密检查，发现问题及时整改。

员工责任：员工需严格遵守本制度规定，履行保密义务，发现客户信息泄露风险或异常情况时，需立即报告，不得隐瞒或拖延，因个人违规导致信息泄露的，需承担相应责任。

外部合作单位责任：公司与外部合作单位合作前，需与其签订《客户信息保密协议》，明确保密责任、保密期限及违规赔偿条款，合作期间需定期对其保密措施进行检查，确保合作单位履行保密义务。

第十条保密培训

培训频率：公司每季度需组织一次客户信息保密培训，新员工入职时需进行专项保密培训，培训内容包括法律法规、制度条款、操作规范、案例分析等。

培训考核：