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企业钉钉使用制度及流程设置

一、总则

为规范公司钉钉平台（以下简称“钉钉”）的使用与管理，充分发挥其在提升工作效率、优化管理流程、促进信息共享及保障信息安全方面的作用，确保公司各项业务有序开展，特制定本制度。

本制度适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工及其他为公司提供劳务的人员）在工作范围内对钉钉的所有使用行为。

钉钉的使用与管理遵循“统一规划、分级负责、规范高效、安全保密”的原则。各部门负责人为本部门钉钉使用与信息安全的第一责任人，负责指导和监督本部门员工正确、合规使用钉钉。

二、用户账户与权限管理

账户注册与开通：员工入职后，由人力资源部统一为其申请开通钉钉账户。账户信息应真实、完整，通常以员工姓名及公司邮箱前缀作为辨识依据。员工应使用本人实名认证的手机号码进行注册绑定，确保账户归属清晰。

账户权限分配：钉钉账户权限根据员工岗位职责及工作需要进行配置。基本原则是“最小权限”与“岗位适配”。系统管理员负责全公司账户的统一管理与权限的初始分配，各部门可根据实际需求向系统管理员提出权限调整申请，经审批后执行。核心权限（如组织架构管理、应用管理、审批模板管理等）应严格控制，仅限指定管理员或负责人拥有。

账户使用与保管：员工应妥善保管个人钉钉账户密码，定期更换，严禁将账户密码转借、泄露给他人使用。如发现账户异常登录或密码泄露，应立即修改密码并向系统管理员报告。员工离职、调岗或因其他原因不再需要使用钉钉账户时，人力资源部应及时通知系统管理员办理账户注销、权限变更或信息更新手续，确保账户安全。

三、核心功能使用规范

即时通讯工具：

*工作沟通应使用钉钉聊天功能，提倡简洁、准确、专业的沟通方式。重要信息建议使用“钉消息”功能，确保接收方及时查收。

*工作群的建立应遵循必要性原则。部门群、项目群等正式工作群应由部门负责人或项目负责人创建并管理，明确群成员和群聊主题。群名称应规范，便于识别。

*群内发言应遵守公司规定及公序良俗，禁止发布与工作无关的闲聊、谣言、不当言论及涉密信息。群管理员有权对群内违规行为进行提醒、警告，直至将违规成员移出群聊。

工作台与应用：

*员工应熟悉并积极使用公司部署在钉钉工作台上的各类业务应用，如OA审批、CRM、HRM等，以提高工作效率。

*各类应用的使用应严格遵守其特定的操作规范和流程，确保数据录入的准确性和完整性。

日程与会议：

*线上会议应提前测试设备及网络，确保会议顺畅。会议期间应保持静音，发言时开启麦克风，尊重发言者，积极参与讨论。

文档协作：

*公司重要文档资料提倡通过钉盘进行存储和共享，便于团队协作和版本管理。

*钉盘文件的命名应规范清晰，文件夹结构应合理。文件共享权限应根据需要谨慎设置，涉及公司机密的文件不得随意共享。

钉盘使用：

*钉盘空间为公司资源，应合理使用，避免存储与工作无关的大文件或个人文件。

*员工应定期整理个人钉盘文件，及时清理无用信息，确保钉盘空间高效利用。

四、信息安全与保密

信息发布规范：通过钉钉发布的各类通知、公告、文件等信息，发布者应对信息的真实性、准确性和合规性负责。涉密信息严禁通过钉钉传输或存储。

保密义务：员工在使用钉钉过程中，应严格遵守公司信息安全和保密规定，不得泄露公司商业秘密、技术秘密及其他未公开的敏感信息。

*禁止将工作中获取的涉密信息通过钉钉聊天、钉盘、邮件等任何形式传递给未经授权的第三方。

*个人钉钉账户涉及的公司数据，未经许可不得私自导出、备份或用于其他目的。

外部沟通：与外部单位或个人通过钉钉沟通时，应核实对方身份，注意言行得体，遵守公司对外沟通规范，不随意承诺或发表未经授权的言论。

设备安全：员工应确保个人使用的钉钉登录设备（手机、电脑等）的安全，安装必要的安全软件，防止恶意程序窃取账户信息或公司数据。如设备丢失或被盗，应立即报告系统管理员，以便及时冻结账户。

五、流程设置与优化

流程梳理与规划：公司各业务部门应结合自身工作特点，梳理现有工作流程，识别可通过钉钉平台优化的环节，如请假、报销、物品领用、合同审批等。

审批流程设置：

*常见审批流程（如请假、出差、费用报销）应由人力资源部、财务部等相关职能部门主导，会同系统管理员共同设计并在钉钉上搭建标准化审批模板。

*审批模板应明确审批节点、审批人、审批条件及所需附件等要素，确保流程清晰、权责分明。

*复杂或个性化的审批需求，可通过自定义流程功能实现，但需经过相关部门负责人审核确认。

流程测试与培训：新的审批流程或流程变更上线前，应进行充分测试，确保流程顺畅无误。同时，应对相关使用人员进行操作培训，使其掌握流程节点和操作方法。

流程运行与优化：流程上线后，各部门应积极使用，并收集使用过程中的问题和建议。定期（