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办公用具管理制度

为了确保企业办公用具正常使用，规范办公用具管理、严格控制成本、合理节省开支降低浪费，从而使工作系统化，提升工作效率，特制订本制度。

第一章办公用具管理范围

依据办公用具性能及功效，办公用具包含以下两大类：

1.1耐用具：

1.1.1办公家俱，如：各类办公桌、空调、微波炉、电视机、椅子、档案柜、沙发、茶几、保险柜等;

1.1.2办公设备，如：电话、电脑、传真机、复印机、碎纸机、摄像机、投影仪、数码摄影机、音响器材、移动硬盘、U盘等。

1.2易耗品：

1.2.1文具类办公用具，如：打印纸、笔、胶水、单（双）面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、剪刀、订书钉、插线板、大头针、报纸、杂志等。

1.3生活类办公用具，如：饮用水、卫生纸、洗手液、纸杯、垃圾桶、抹布、卫生清扫物品等。

1.4招待用具，如：烟、酒、茶、礼品等。

第二章办公用具采购

2.1申请范围：

办公用具申请以部门为最小单位，各部门按需每个月25日提交采购申请计划到综合办，综合办依据申请计划统一安排采购；

2.2审核及审批：

由申请部门填写《办公用具申请单》报综合办核实后，提交总经理同意后方可购置。

2.3采购安排：

（1）各部门所需办公用具，需经综合办统一购置，其它部门不得私自购置。

（2）采购分为定时采购和临时应急采购。综合办依据指示意见，在要求时间内完成采购。

（3）距离企业较远项目部，可依据同意申请单在当地购置办公用具和设备，同时需要向综合办存根立案。

第三章办公用具入库

3.1入库登记

办公用具采购到位后，由综合办查对、入库，办理入库后，建立办公用具台账，对年度办公用具采购情况进行整体统计。

3.2入库物品明细单

每次采购入库后，需制作入库明细单，综合办责任人签字确定，明细单立案存档。

第四章办公用具领用

4.1耐用具由综合办一次性发放各部门申请物品。部门办公用具由部门指定人员签字领用。

4.2易耗品于每个月1至5日领用，除特殊情况，其它时间不发放或领用办公用具。

4.3生活类办公用具由综合办统一调控使用。

4.4招待用具由部门责任人按需领用。

4.5耐用具领用、管理实施部门负责制。耐用具由部门责任人指定专员或使用人领取，部门责任人需签字确定，综合办存根立案。

4.6职员工作变动或离职，应立即到综合办办理领取物品归还手续。项目部物品归还手续交由项目部经理负责。

第五章办公用具日常管理

5.1易耗品统一由综合办负责申请、采购、发放。综合办定时进行盘点（六个月一次）、整理、成本核实，做出后期调整计划。

5.2耐用具管理，关键是指办公用具/设备维护：

耐用具维修对象为职员个人使用电脑及电脑外部设备、网络设备、通讯设备等，报修人应具体描述并登记故障现象，综合办联络维修人员排查并处理问题，故障处理后填写《设备报修统计单》并由报修申请人签字确定后综合办归档保留，作为以后保养维修费用结算凭据，此费用纳入办公物品耗损维修保养费内。（项目部耐用具维保由项目部自行处理，费用纳入项目成本）

（2）各部门耐用办公用具保养，关键由使用人进行维保事项。公共设施或设备，由综合办统一管理维保。

（3）其它办公设备（办公桌、沙发）等出现故障，各部门应立即和综合办联络，由综合办负责协调是否维修或更换。

5.3办公用具领用必需认真推行手续，应填写《办公用具领用单》后领用和发放，严禁先借后领行为。

5.4各类办公用具应珍惜使用、节省能源，打印或复印资料时，如非正式或非对外文件可使用后面打印；回形针、大头针不得随意丢弃。

5.5商务往来办公用具购置、管理和赠予（或发放）同易耗品，由综合办统一办理。

5.6办公用具管理工作步骤图

第七章办公用具费用成本控制

7.1各部门需做出年度预算，而且分解个人指标配额。

7.2综合办需严格控制办公用具申请、领用、使用过程等。

7.3办公文具实施限额管理措施。各部门每人每十二个月办公文具按个人计划指标配发，特殊情况超出限额，需写书面汇报说明情况，并报上级领导审批。除办公文具以外办公用具采购按要求时间和步骤提交采购申请，经上级领导审批后，综合办安排采购。

7.4各部门电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机等办公设备耗材及维修费用，由综合办统一管理，年底计入各部门办公用具总费用当中。

7.7凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用办公用具(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失应照价赔偿，不然不予办理相关手续。

7.8企业办公用具应做公用，私用或带出企业者应按办公用具两倍价格从当月工资中扣除。职员应自觉珍惜各类办公用具，如因不正当或不合理使用而损坏物品应照价赔付。

第十章附则

1、本制度由综合办负责修订并解释。

2、本制度自颁布之日起实施。

附件一：办公用具申请计划单