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销售合同签订及审批流程模板

一、适用范围与业务背景

本模板适用于企业日常销售业务中，与客户签订销售合同的标准化流程管理，涵盖产品销售、服务提供等各类销售场景。具体包括但不限于：新客户首次合作合同签订、老客户续签合同、订单金额超过[具体金额，如10万元]的大额合同、特殊条款（如定制化产品、分期付款）合同等。通过规范流程，保证合同条款合规、权责清晰，降低交易风险，提升合同签订效率。

二、标准化操作流程详解

（一）合同发起与起草

责任主体：销售部门（业务员/销售经理）

操作步骤：

需求收集：业务员与客户充分沟通，明确合同标的物（产品名称、型号、规格、技术参数等）、数量、单价、总金额、付款方式（如预付款比例、账期、尾款支付节点）、交付时间、交付地点、运输方式、质量标准、验收条款、违约责任、争议解决方式等核心要素。

信息核对：核对客户基本信息（企业名称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、联系方式等），保证客户主体资格合法（可通过“国家企业信用信息公示系统”初步核实，避免与失信企业或经营异常企业合作）。

合同起草：使用企业标准合同模板（见“三、合同模板及配套表单”），填写上述核心要素内容，附件（如技术协议、产品配置清单、图纸等）需作为合同组成部分一并起草。

内部初审：销售经理对合同内容的完整性、准确性、客户需求匹配度进行审核，重点检查价格是否符合报价政策、交付周期是否可满足、付款方式是否在企业允许范围内，确认无误后提交下一环节。

（二）内部多部门审核

责任主体：法务部门、财务部门、业务部门负责人、管理层（根据合同金额分级审批）

审核顺序与要点：

法务审核（所有必经环节）：

重点审核合同条款的合法性、合规性，如主体资格是否适格、标的物是否禁止或限制交易、违约责任是否明确且符合法律规定、争议解决方式约定是否有效（如约定由企业所在地法院管辖或仲裁机构仲裁）。

检查是否存在法律风险点（如“霸王条款”、免责条款不明确等），提出修改建议并反馈至业务部门调整。

财务审核（所有必经环节）：

审核合同金额与报价单、订单的一致性，检查付款方式、发票开具类型（如增值税专用发票/普通发票）、税率、收款账户信息（是否为企业对公账户）等财务条款是否规范。

评估客户信用状况（如历史回款记录、当前欠款情况），对大额合同或新客户，可要求客户提供担保（如保证金、第三方担保函），降低坏账风险。

业务部门负责人审核：

确认合同内容是否符合公司销售策略，客户需求是否已最大限度满足，资源（如库存、生产产能）是否可保障合同履行。

管理层审批（根据合同金额分级）：

金额≤[具体金额，如10万元]：由销售部门负责人审批；

10万元＜金额≤[具体金额，如50万元]：由分管销售副总审批；

金额＞50万元：由总经理审批。

管理层重点审核合同的战略匹配度、利润空间、潜在风险及对企业经营的影响，签署审批意见。

（三）客户沟通与确认

责任主体：销售部门（业务员/销售经理）

操作步骤：

意见反馈与修改：将内部审核通过的合同版本（含各部门审核意见）同步给客户，若客户提出修改需求，业务员需与内部相关部门（法务、财务）沟通确认是否可调整，若涉及重大条款变更（如金额、付款方式），需重新履行内部审批流程。

客户确认：与客户就最终合同条款达成一致，要求客户在合同文本上加盖公章（或合同专用章），若为自然人客户，需签字并按手印；合同涉及多个页面的，需加盖骑缝章。

材料收集：收集客户营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人身份证明（或授权委托书及代理人身份证明），作为合同附件存档。

（四）合同签订与用印

责任主体：行政部（用印管理）、销售部门

操作步骤：

用印申请：业务员填写《合同用印申请表》（见配套表单），附经客户确认的合同文本、内部审批表、客户资质材料等，提交至行政部。

用印审核：行政部核对合同文本与审批材料是否一致，用印权限是否符合规定（如总经理审批的合同需由总经理最终确认用印），审核通过后加盖企业公章（或合同专用章），骑缝章同步加盖。

文本分发：签订完成后，合同正本至少一式两份（甲乙双方各执一份），若涉及多个部门存档，可根据需要增加份数，由行政部统一编号、分发，并记录《合同发放台账》。

（五）合同归档与执行跟踪

责任主体：档案管理部门（行政部/法务部）、销售部门

操作步骤：

归档：行政部/法务部在合同签订后[具体时限，如3个工作日]内，将合同正本、审批表、客户资质材料、附件等整理归档，建立《合同台账》（见配套表单），记录合同编号、签订日期、客户名称、合同金额、履行状态等信息。

执行跟踪：

销售部门负责跟踪合同履行进度，如生产排期、发货时间、客户验收情况、回款进度等，及时录入《合同执行跟踪表》（见配套表单）。

若出现履行异常（如客户延迟验收、逾期付款），需第一时间上报部门负责人及法务部门，协商解决措施（如发送