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行业通用采购流程模板

一、模板适用范围与典型应用场景

本采购流程模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的日常采购及项目采购活动，涵盖从需求提出到付款结算的全流程管理。典型应用场景包括：

生产型企业原材料、零部件采购；

企业办公用品、设备等固定资产采购；

项目制企业的外包服务、专项物料采购；

零售企业商品补货采购；

临时性、紧急性采购需求（如设备故障抢修物料）。

二、采购流程核心操作步骤详解

（一）需求提出与确认

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作说明：

需求部门根据业务需求（如生产计划、项目进度、日常运营），填写《采购申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付日期及预算来源。

对于技术复杂或金额较大的采购需求（如大型设备、定制化服务），需附《技术需求说明书》或《供应商资质要求》，由需求部门负责人及技术负责人共同审核签字，保证需求描述准确、无歧义。

采购部门收到申请后，对需求的合理性（如数量是否符合实际、预算是否在可控范围内）进行初步审核，与需求部门沟通确认后进入下一环节。

（二）采购计划编制与审批

操作主体：采购部门、财务部门、管理层

操作说明：

采购部门根据已确认的《采购申请表》，汇总编制《采购计划》，明确采购品类、总预算、采购方式（如公开招标、询价、单一来源采购等）、时间节点及责任分工。

财务部门对采购计划的预算合规性（是否超年度预算、资金是否落实）进行审核，重点核查大额采购的资金安排合理性。

根据采购金额及企业权限设置，逐级报批：

小额采购（如≤5000元）：需求部门负责人、采购经理审批；

中额采购（如5000元-5万元）：需求部门负责人、采购经理、财务负责人*审批；

大额采购（如＞5万元）：需求部门负责人、采购经理、财务负责人、总经理（或分管副总*）审批。

审批通过后，采购计划正式生效；若未通过，采购部门需根据审批意见调整后重新报批。

（三）供应商选择与管理

操作主体：采购部门、技术部门、质检部门

操作说明：

供应商寻源：通过企业供应商库、公开招标平台、行业展会、同行推荐等渠道，筛选符合条件的潜在供应商，要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）、产品样本及报价单。

供应商评估：成立评估小组（含采购、技术、质检人员），从价格（是否≤预算且市场合理）、质量（样品检测报告、历史质量合格率）、交期（过往交付及时率）、服务（售后响应速度、技术支持能力）、信誉（商业诉讼记录、履约情况）等维度进行综合评分，填写《供应商评估表》，择优选择3-5家入围供应商。

询价/招标：

小额采购：对入围供应商进行电话或邮件询价，比价后确定最终供应商；

大额采购：采用公开招标或邀请招标方式，按《招标管理流程》组织开标、评标，确定中标供应商并公示结果。

供应商确定：与最终供应商签订《采购合同》，明确双方权利义务（如质量标准、交付时间、验收方式、违约责任、付款条款等），合同需经法务部门*（或企业法务负责人）审核签字。

（四）订单下达与执行跟踪

操作主体：采购部门、供应商

操作说明：

采购部门根据《采购合同》及需求部门确认的《采购申请表》，向供应商下达《采购订单》，注明订单编号、物品名称、规格型号、数量、单价、总金额、交付地址、交付时间及特殊要求（如包装、运输方式）。

供应商收到订单后，需在2个工作日内书面确认（盖章扫描件或邮件回复），确认后订单正式生效。

采购部门安排专人跟踪订单执行进度，定期与供应商沟通：

生产类物料：每周跟进生产进度，保证按期交付；

常规类物料：提前3天确认发货安排，协调物流事宜；

紧急采购：要求供应商优先排产，每日跟踪生产/发货状态。

若供应商可能延期交付，需提前5个工作日书面通知采购部门，采购部门及时与需求部门沟通，调整计划或寻找替代方案。

（五）收货验收与入库

操作主体：需求部门、仓库部门、质检部门

操作说明：

到货通知：供应商发货后，将物流单号（如运单号、提货单）提供给采购部门，采购部门提前1天通知仓库部门及需求部门准备收货。

数量验收：仓库部门根据《采购订单》核对到货物资的名称、规格型号、数量是否一致，填写《到货验收单》（数量栏），由送货人签字确认。

质量验收：

常规物资：仓库部门检查外包装是否完好，无破损、潮湿等情况；

技术复杂或关键物资：由质检部门或需求部门技术人员依据《技术需求说明书》进行质量检测（如功能测试、材质分析），出具《质检报告》；

不合格物资：当场拒收，填写《不合格品处理单》，通知采购部门与供应商协商退换货或补发，不合格品不得入库。

入库登记：验收合格的物资，由仓库部门办理入库手续，填写《入库单》（含物资编码、存放位置、保管责任人等信息），及时更新库存台账，并将《入库单》复印件反馈至采购部门及财务部门。

（六）付款结算与财务