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供应链管理货物验收清单模板

一、适用场景与对象

二、货物验收全流程操作指南

（一）验收准备阶段

资料核对：采购专员提前1个工作日将采购订单（含订单号、品名、规格、数量、交付日期、质量标准等）、供应商送货单、质检要求文档（如国标、行标或企业内控标准）同步至仓管员和质检员*，保证三方信息一致。

工具与场地准备：仓管员*根据货物特性准备验收工具（如电子秤、卷尺、质检仪器、扫码枪等），并清理验收场地，保证通道畅通、货物存放区域标识清晰（如“待检区”“合格区”“不合格区”）。

（二）现场验收执行

1.单据一致性核对

仓管员首先核对供应商送货单与采购订单信息是否匹配，包括订单号、供应商名称、送货日期、货物清单（品名、规格、批次号、生产日期等），若有差异（如订单号错误、品名不符），立即联系供应商对接人确认，待信息一致后再进行下一步。

2.数量清点

整件货物：采用“点数+扫码”方式，逐箱清点数量，核对送货单标注的“件数”与实际到货件数是否一致；对带有条码/二维码的货物，需使用扫码枪扫描，系统自动记录数量，避免人工计数误差。

散装/货物：使用校准后的计量工具（如电子秤）进行称重或测量，记录毛重、净重、体积等数据，与采购订单约定的数量标准（如“≥1000kg，误差±2%”）对比，判断是否在允许范围内。

3.质量检验

质检员*依据采购订单约定的质量标准（如外观、功能、包装、环保认证等）进行检验：

外观检查：检查货物外包装是否破损、变形、受潮，标识（如生产日期、保质期、警示语）是否清晰完整；打开包装后，检查货物表面有无划痕、裂纹、变色等缺陷。

功能测试：对需通电/运行的设备（如机械配件、电子元件），进行通电测试或功能验证，记录运行参数是否达标；对原材料（如钢材、塑料颗粒），需取样送检或使用专业仪器检测成分、硬度等指标。

文件核查：核对货物附带的质量证明文件（如出厂检验报告、合格证、3C认证、海关报关单等）是否齐全，文件信息与实物是否一致。

（三）异常处理

数量不符：若实际数量少于订单数量，仓管员当场记录短缺数量（如“短缺5件，合计短缺数量：”），供应商对接人需在送货单上签字确认短缺事实，采购专员根据合同约定启动追责流程（如要求补货、扣除相应货款）；若数量超出订单数量，需联系采购专员确认是否接收，超出部分按“暂收”处理，后续补签订单。

质量问题：若检验不合格（如外观破损、功能不达标、文件缺失），质检员填写《货物不合格报告》，注明不合格项、检验标准、严重程度（轻微/严重/致命），仓管员将货物移至“不合格区”，悬挂“不合格”标识，并通知供应商对接人在24小时内响应（如退换货、返工），同时同步至采购部和财务部*，暂停该批次货款的支付流程。

（四）验收结果确认与归档

合格货物：仓管员在送货单和验收清单上标注“合格”字样，签字确认；质检员在验收清单“质量结论”栏加盖“质检合格章”，随后将货物移至“合格区”，录入仓储管理系统（WMS），更新库存数据。

不合格货物：仓管员、质检员、供应商对接人三方共同在《货物不合格报告》和验收清单上签字确认，验收清单备注栏注明“不合格，已退回/待处理”，后续由采购专员跟进异常处理结果，处理完成后更新验收清单状态。

资料归档：验收完成后，采购专员*将采购订单、送货单、验收清单、质检报告、《货物不合格报告》等资料按“订单号+日期”分类归档，保存期限不少于3年，以备后续追溯或审计。

三、货物验收清单模板表格

基本信息

订单号

供应商名称

收货日期

年月日

收货地点

验收人员

仓管员：*

质检员：*

供应商对接人

*

联系电话（虚拟）

货物明细验收记录

序号

货物品名

规格型号

批次号/生产日期

订单数量

实收数量

1

2

3

质量检验结果

序号

检验项目

质量标准

实际结果

结论（合格/不合格）

不合格项说明（如有）

1

外观包装

2

功能参数

3

文件完整性

验收结论

□合格

□不合格（详见不合格报告）

备注

签字确认

仓管员：*

质检员：*

供应商对接人：*

采购专员：*

四、验收关键注意事项

时效性要求：货物送达后需在24小时内完成验收，生鲜、易腐货物需在8小时内验收，避免因延误导致货物变质或风险扩大。

单据一致性：验收前必须保证采购订单、送货单、供应商信息三者一致，严禁“无单收货”或“订单与送货单不符”时强行验收。

异常记录规范：数量不符或质量问题时，需当场记录、三方签字确认，避免事后争议；不合格报告需明确不合格项、处理责任方及时限，保证问题可追溯。

沟通协作：验收过程中若遇争议（如质量标准模糊、数量争议），需第一时间通知采购专员和部门负责人协调，避免影响供应链效率。

资料归档完整：验收相关资料（订单、送货单、验收清单、质检报告等）需按订单号分类存档，电子档同步至企业供应链管理系统，保证纸质与电子数据一致，便于后续查