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学校综合办公室流程规范方案

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运营的核心协调部门，负责处理行政事务、沟通协调、资源调配等多项工作。为确保工作高效、有序进行，特制定本流程规范方案。本方案旨在明确各岗位职责、优化工作流程、提升服务效率，保障学校各项事务顺利开展。

二、行政事务管理流程

（一）文件管理

1.文件收发流程：

(1)接收文件时，需核对文件名称、数量、完整性，并在《文件收发登记簿》中记录详细信息，包括收文日期、发文字号、收件部门等。

(2)文件分发至相关部门后，由接收方签字确认，并再次记录分发情况。

(3)重要文件需经办公室主任审核后，方可分发给相关负责人。

2.文件归档流程：

(1)定期整理文件，按类别（如行政文件、财务文件、教学文件等）进行分类。

(2)档案柜需标注清晰标签，确保存取方便。

(3)超过保存期限的文件，需按学校规定进行销毁，并记录销毁时间及负责人。

（二）会议管理

1.会议筹备：

(1)收到会议通知后，确认参会人员名单及会议时间、地点。

(2)提前准备会议资料，包括议程、发言稿、签到表等，并提前送达参会人员。

(3)检查会议室设备（如投影仪、音响等），确保正常运行。

2.会议执行：

(1)主持人控制会议节奏，确保按议程进行。

(2)安排专人记录会议纪要，包括主要讨论内容、决议事项、落实责任人等。

(3)会议结束后，及时整理并分发会议纪要。

三、沟通协调流程

（一）部门协调

1.日常沟通：

(1)各部门需通过邮件、内部通讯工具等方式，提前提交工作需求或协调事项。

(2)综合办公室需在24小时内响应协调请求，并协调相关部门提供支持。

2.重大事项协调：

(1)涉及多部门协作的事项，需召开协调会，明确分工及时间节点。

(2)协调结果需形成书面记录，并跟踪落实情况。

（二）对外联络

1.联系流程：

(1)接到外部单位联系时，需记录对方单位名称、联系人、联系方式及事由。

(2)根据事由，将联系信息转达给相关部门或负责人。

(3)重要联络事项需经办公室主任批准后，方可进行答复或安排。

2.礼仪规范：

(1)对外联络需使用规范用语，保持专业形象。

(2)安排专人负责接待来访，并做好记录。

四、资源调配流程

（一）物资管理

1.需求申请：

(1)各部门需提前一周提交物资需求清单，包括物资名称、数量、用途等。

(2)综合办公室审核需求合理性，并统一采购。

2.领用流程：

(1)物资到货后，需进行清点并入库，建立《物资台账》。

(2)领用时需填写《物资领用单》，经部门负责人签字后，方可发放。

(3)定期盘点物资，确保账实相符。

（二）场地管理

1.场地预订：

(1)各部门需提前三天提交场地使用申请，说明使用时间、用途、参与人数等。

(2)综合办公室审核申请，并安排场地。

2.使用规范：

(1)使用场地时需保持整洁，爱护设施设备。

(2)使用结束后需及时清理，并关闭水电。

五、监督与改进

1.定期检查：

(1)每月对各部门流程执行情况进行抽查，确保规范落实。

(2)发现问题及时反馈，并要求整改。

2.优化建议：

(1)鼓励员工提出流程优化建议，并定期评估改进效果。

(2)根据学校发展需要，动态调整流程规范。

本方案自发布之日起实施，综合办公室负责解释及后续修订工作。

二、行政事务管理流程

（一）文件管理

1.文件收发流程：

(1)接收文件时，需由专人负责，核对文件名称、数量、完整性，并在《文件收发登记簿》中详细记录，包括收文日期、发文字号、发文单位、密级（如有）、收件部门、签收人等。对破损或缺失的文件，应立即联系发文单位核实并补办。

(2)文件分发至相关部门后，接收部门需在规定时间内（如：工作日2小时内）签字确认，并在登记簿中注明签收时间及签收人。紧急文件需优先处理，并记录分发时间。

(3)重要文件（如：学校决策文件、重要通知、会议纪要等）需经办公室主任或分管领导审核后，方可分发给相关负责人。审核内容包括文件内容的准确性、完整性及分发范围的合理性。

(4)电子文件收发需使用学校指定的内部邮箱或文档管理系统，接收后需在系统内登记并转发给相关人员，确保版本一致。

2.文件归档流程：

(1)定期整理文件，按类别（如：行政文件、财务文件、教学文件、人事文件、固定资产文件等）进行分类，并按时间顺序排列。

(2)档案柜需标注清晰标签，包括文件类别、存放年份、卷号等信息，确保存取方便。文件存放时需注意顺序，避免混乱。

(3)超过保存期限的文件，需按学校规定的保存年限进行销毁。销毁前需填写《文件销毁申请表》，经办公室主任批准后，由两人以上监督销毁，并记录销毁时间、文件名称、数量及监督人。

(4)档案借阅需填写《档案借阅申请表》