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学校综合办公室日常工作指南

**一、综合办公室概述**

综合办公室是学校日常运营的核心协调部门，负责处理行政事务、沟通协调、文件管理、后勤保障等工作。其高效运作对学校整体管理效率至关重要。

**（一）主要职责**

1.**行政协调**：负责学校各部门间的沟通联络，确保信息畅通。

2.**文件管理**：处理文件的收发、归档、复印及电子化录入。

3.**会议支持**：筹备会议场地、设备调试、会议记录整理。

4.**后勤保障**：管理办公用品采购、固定资产登记、环境卫生监督。

5.**来访接待**：安排访客接待、日程协调及临时事务处理。

**二、日常工作流程**

综合办公室的工作需遵循标准化流程，确保高效有序。

**（一）文件处理流程**

1.**接收文件**：

(1)核对文件来源及完整性，检查是否有缺失或错误。

(2)标注紧急程度，按优先级登记。

2.**分发文件**：

(1)根据部门需求，及时将文件送达相关负责人。

(2)对于需多部门联签的文件，跟踪完成情况。

3.**归档管理**：

(1)按类别（如行政、财务、教学）分类整理纸质文件。

(2)建立电子档案系统，定期备份重要文件（如合同、通知）。

**（二）会议筹备与执行**

1.**会前准备**：

(1)确认参会人员名单，提前3天发送会议通知。

(2)安排会议室，检查投影仪、麦克风等设备是否正常。

(3)准备会议材料，如议程、报告等。

2.**会中服务**：

(1)协调签到，分发会议资料。

(2)记录会议要点，确保关键决策被完整记录。

3.**会后跟进**：

(1)24小时内整理会议纪要，发送至参会人员。

(2)跟进决议执行情况，必要时提醒相关部门。

**（三）后勤保障工作**

1.**办公用品管理**：

(1)每月盘点库存，低于阈值（如20%）时提交采购申请。

(2)定期检查打印机、复印机等设备，联系维修人员处理故障。

2.**固定资产登记**：

(1)新购置的固定资产（如电脑、桌椅）需拍照存档，录入管理台账。

(2)每半年核对一次资产使用情况，防止流失。

3.**环境维护**：

(1)每日检查公共区域（如走廊、会议室）的清洁状况。

(2)定期联系保洁公司，反馈问题并评估服务质量。

**三、工作规范与注意事项**

为确保工作质量，需严格遵守以下规范：

**（一）沟通礼仪**

1.接待访客时保持热情、耐心，主动引导至指定区域。

2.电话沟通需先问好，说明事由，记录关键信息后确认。

**（二）保密要求**

1.未经授权不得泄露文件内容，特别是涉及人事、财务的信息。

2.电子档案需设置访问权限，定期更换密码。

**（三）应急处理**

1.如遇设备突发故障（如打印机无法使用），立即联系供应商或维修人员。

2.发生紧急事件（如火灾）时，按学校应急预案疏散人员并上报。

**四、工具与资源**

综合办公室可借助以下工具提升效率：

1.**办公软件**：Excel（数据统计）、Word（文件编辑）、Outlook（邮件管理）。

2.**协作平台**：钉钉、企业微信（用于跨部门沟通）。

3.**资产管理软件**：用于记录固定资产使用情况，避免混乱。

**三、工作规范与注意事项（续）**

**（一）沟通礼仪（续）**

1.**接待访客礼仪**：

(1)**着装规范**：保持整洁得体的职业装束，佩戴工牌。

(2)**主动问候**：访客进门时，微笑说“您好，请问有什么可以帮您？”并询问事由。

(3)**引导与登记**：将访客引至接待室或指定区域，填写《访客登记表》，记录姓名、单位、联系方式及来访事由。

(4)**及时通报**：如需联系校内相关人员，需先征得访客同意，并告知预计等待时间。

2.**电话沟通技巧**：

(1)**接听规范**：电话铃响3声内接听，说“您好，综合办公室”。

(2)**记录要点**：用笔记录来电人信息、诉求及处理事项，通话结束后复述确认。

(3)**挂断时机**：说明事项后，请对方确认“您还有其他问题吗？”，无异议后礼貌道别并挂断。

3.**邮件沟通规范**：

(1)**主题明确**：邮件标题需简洁概括内容，如“关于XX会议室预订的申请”。

(2)**格式清晰**：正文分条目，重要信息加粗或使用项目符号。

(3)**附件检查**：发送前确认附件完整，避免遗漏关键文件。

**（二）保密要求（续）**

1.**涉密文件管理**：

(1)**分类标识**：对含敏感信息（如薪资、项目预算）的文件标注“内部留存”或“机密”字样。

(2)**物理隔离**：涉密文件需存放于带锁的文件柜，非授权人员不得接触。

(3)**销毁规范**：废弃文件需统一销毁，使用碎纸机处理，避免信