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学校综合办公室文件传递操作规程

**一、概述**

学校综合办公室作为信息枢纽，负责各类文件、通知、报告的传递工作。为确保文件传递的及时性、准确性和安全性，特制定本操作规程。本规程适用于综合办公室内部及跨部门文件流转，旨在规范文件处理流程，提高工作效率。

**二、文件传递流程**

**(一)文件接收与登记**

1.**接收流程**

(1)接收人员需在办公时间内值守，确保文件及时送达。

(2)对接收到的文件进行初步检查，确认无破损、遗漏等问题。

(3)在《文件接收登记表》中记录文件名称、来源、日期、数量等信息，并签字确认。

2.**登记要点**

(1)登记信息需清晰、完整，包括文件编号（如有）、密级（如有）、紧急程度等。

(2)优先处理紧急文件，并标注“加急”标识。

**(二)文件分类与分发**

1.**分类标准**

(1)按部门分类：将文件分发给对应部门负责人或指定接收人。

(2)按密级分类：机密文件需双人交接，并记录查阅人信息。

(3)按紧急程度分类：加急文件优先传递，并电话通知收件人。

2.**分发步骤**

(1)核对文件与收件人信息，确保无误。

(2)使用内部邮件系统或纸质传递单确认文件已送达。

(3)对于需多部门协同的文件，建立《文件流转跟踪表》记录传递状态。

**(三)文件归档与销毁**

1.**归档要求**

(1)定期整理已处理文件，按类别存档至指定位置。

(2)重要文件需双份保存，一份存放于档案柜，一份电子化备份。

2.**销毁流程**

(1)对于过期或无保存价值的文件，填写《文件销毁申请表》经审批后销毁。

(2)销毁方式为碎纸机处理，确保信息不可恢复。

(3)销毁过程需有两名工作人员在场并签字记录。

**三、注意事项**

**(一)传递时效**

1.一般文件应在2小时内完成传递。

2.加急文件需30分钟内送达。

3.如遇工作时间段外接收文件，需记录并次日优先处理。

**(二)安全管理**

1.文件传递过程中不得随意放置，避免遗失或泄密。

2.机密文件需全程有人护送或使用加密传递渠道。

3.传递人员需定期接受保密培训，增强安全意识。

**(三)异常处理**

1.如文件丢失或损坏，需立即报告并说明原因，经调查后按流程补办。

2.传递延迟需记录原因并改进，避免同类问题重复发生。

3.收件人未签收的文件需重新传递并确认送达。

**四、附则**

本规程由综合办公室负责解释，自发布之日起实施。各部门需严格遵守文件传递流程，确保校园信息管理高效有序。

**三、注意事项（续）**

**(一)传递时效（续）**

1.**一般文件传递时效细化**

(1)日常行政文件（如通知、公告、会议纪要）：接收后应在工作日开始后1小时内完成初步分拣，并在2小时内送达至各相关部门或个人。

(2)学科相关文件（如教学计划、科研通知）：接收后需核对收件人信息，确保分发给对应课程负责人或课题组，最迟不超过2个工作日送达。

(3)个人事务类文件（如请假条、证明材料）：优先处理，需在接收后30分钟内完成登记并转交至人事或相关部门。

2.**加急文件处理流程**

(1)接收人员需在15分钟内完成加急文件的初步登记，并在文件封面上粘贴“加急”标识。

(2)立即启动优先传递通道，可通过内部快递、对讲机呼叫或电话通知收件人提前准备签收。

(3)传递过程中需全程跟踪，并在《加急文件传递记录表》中标注传递节点和时间。

3.**非工作时间的文件处理**

(1)接收值班人员需记录非工作时间收到的文件，包括文件类型、紧急程度及收件人信息。

(2)值班人员需在次日工作开始后1小时内，将文件转交至综合办公室正式工作人员，并交接《文件交接备忘录》。

(3)对于需立即处理的紧急文件（如突发事件应对方案），值班人员可先口头通知相关部门负责人，同时完成文件登记。

**(二)安全管理（续）**

1.**传递过程中的物理安全措施**

(1)文件传递应使用专用文件袋或文件夹，避免与私人物品混放。

(2)在楼梯或人流密集区域传递文件时，需注意避开高峰时段，或使用内部通道优先通行。

(3)对于易碎或重要文件（如合同草案、财务报表），需全程手持或使用双肩包内专用隔层存放。

2.**数字文件传递安全要求**

(1)电子文件需通过加密邮件系统或内部云盘传递，避免使用公共网络传输敏感信息。

(2)发送前需确认收件人邮箱或账户权限，防止信息泄露至无关人员。

(3)对于涉密电子文件，需启用二次验证或数字签名功能，并在发送后主动确认对方已查收。

3.**保密协议与培训**

(1)所有参与文件传递的工作人员需签署《保密责任书》，明确违规操作的处罚措施。

(2)每季度组织一次文件安全管理培训，