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采购需求与供应商管理综合模板

一、模板适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类企业（含制造业、服务业、机构、事业单位等）的日常采购活动，覆盖从需求提报到供应商全生命周期管理的标准化流程。典型应用场景包括：

新项目启动采购：如新产品研发所需原材料、设备采购；

日常运营物料补充：如办公用品、生产耗材、服务外包（如保洁、IT运维）等；

紧急采购需求：如设备突发故障导致的备件紧急采购；

战略供应商合作：如年度框架协议下的长期供应商管理与评估。

二、采购全流程操作步骤详解

（一）需求提报与审批：明确采购“为什么买、买什么”

需求发起

采购需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购需求申请表》（见表1），详细说明：

采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数（需符合行业标准或项目要求）；

需求数量、预计到货日期、预算金额（需附成本测算依据）；

采购原因（如新项目投产、旧品替换、库存不足等）；

特殊要求（如质量认证、环保标准、交付地点等）。

需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行初审。

需求审批

根据采购金额及重要性，分级审批（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人审批→采购部审核；

5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人→采购部→分管副总审批；

金额＞5万元：需求部门负责人→采购部→分管副总→总经理/总经理办公会审批。

审批通过后，采购部接收需求并启动采购流程；审批驳回时，需求部门根据反馈意见修改后重新提报。

（二）供应商寻源与初选：锁定“从哪买”的候选对象

寻源渠道

内部推荐：优先从现有合格供应商库中选择（若有历史合作记录且绩效良好）；

公开寻源：通过行业平台（如中国招标投标公共服务平台、巴巴企业采购）、展会、行业协会等公开招募供应商；

定向邀请：对技术复杂或金额重大的项目，邀请3家以上行业内知名供应商参与。

供应商初选

采购部根据需求特点（如技术门槛、交付周期、预算），对潜在供应商进行初步筛选，剔除明显不符合项（如无相关资质、产能不足）；

初选后形成《候选供应商名单》，至少包含3家备选供应商（紧急采购时可酌情减少，但需注明原因）。

（三）供应商资质审核：验证“能不能买”的合规性

资质材料收集

候选供应商需提供以下材料（复印件需加盖公章，原件备查）：

营业执照（副本）、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一证照）；

经营许可证书（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等，根据行业要求提供）；

相关质量/环境/职业健康安全体系认证（如ISO9001、ISO14001等）；

近3年同类项目业绩证明（如合同复印件、用户评价）；

法定代表人身份证明、授权委托书（若委托代理人办理）。

资质审核与现场考察

资料审核：采购部联合需求部门、法务部（若有）审核资质材料的真实性、有效性和相关性；

现场考察（对金额＞10万元或技术复杂的项目）：

考察供应商的生产场地、设备能力、质量管控流程、仓储物流条件；

与供应商负责人沟通产能、技术支持、售后服务等细节；

填写《供应商现场考察记录表》（见表2），作为最终评估依据。

审核通过后，供应商进入《合格供应商名录》；审核不通过时，书面告知原因并替换候选供应商。

（四）询价与比价：保证“买得值”的价格公允性

询价方式

公开询价：向《合格供应商名录》内所有相关供应商发送《询价单》（见表3），明确报价截止时间（不少于3个工作日，紧急采购可缩短）；

邀请询价：对技术规格特殊或仅有少数供应商能满足需求的，定向邀请2-3家供应商报价；

竞争性谈判/招标：对金额＞20万元或涉及采购的项目，需按照《招标投标法》或企业招标管理办法执行。

比价分析

采购部收集报价后，组织需求部门、财务部进行比价，填写《比价分析表》（见表4），分析维度包括：

价格：综合单价、总价是否超预算（超预算需需求部门说明原因并审批）；

质量：供应商质量承诺、不良品率历史数据、认证资质；

交期：能否满足需求日期，是否有提前交货能力；

服务：售后响应时间、质保期限、技术支持方案；

合作风险：供应商财务状况（可要求提供近期财务报表）、履约记录。

比价后确定推荐供应商，按审批流程上报（金额＞5万元需分管副总审批）。

（五）合同签订：明确“怎么买”的权利义务

合同拟定

采购部根据比价结果与供应商拟定《采购合同》（见表5框架），核心条款包括：

采购物品/服务的名称、规格型号、数量、单价、总价；

质量标准（需明确执行国标、行标或双方约定的技术参数）；

交付要求（时间、地点、方式、风险转移节点）；

付款方式（如预付款比例、到货款、质保金比例及支付条件）；

验收标准（如抽样方法、合格判定依据、验收流程）；

违约责任（如逾期交货、质量不达标时的赔偿标准、合同解除条件）；

争议解决方式（如协商、仲裁或诉讼管辖法院）。

合同审批与签署

合同需经法务部（若有