团队会议记录与决策跟进工具.docVIP

团队会议记录与决策跟踪工具模板

一、工具应用场景

本工具适用于各类团队协作场景，尤其需要高效沉淀会议成果、明确行动责任、推动决策落地的场景，具体包括：

项目推进会议：如项目启动会、周/月度进度会、风险评审会，用于同步项目状态、对齐目标、解决卡点；

跨部门协作会议：如产品与研发对齐会、市场与运营协同会，用于打破信息壁垒、明确协作分工；

日常管理例会：如团队周会、部门月度复盘会，用于总结工作、规划任务、跟踪执行；

专项问题讨论会：如突发问题处理会、流程优化研讨会，用于聚焦问题、形成解决方案、明确落地路径。

二、详细操作步骤

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议核心目标

主持人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决客户投诉率上升问题”），避免会议主题发散。目标需具体、可衡量，例如“输出3个高优先级需求清单并明确负责人”，而非“讨论产品需求”。

梳理会议议程与时间分配

根据目标制定结构化议程，明确每个议题的讨论形式（如“汇报+讨论”“决策投票”）和时长（如“需求评审（30分钟）”“风险应对（20分钟）”）。议程需提前1-2天同步给参会人员，并附相关资料（如数据报表、需求文档），保证参会人员有备而来。

确认参会人员与角色分工

明确主持人（把控节奏、引导讨论）、记录人（实时记录关键信息）、核心决策人（对最终决策拍板）及议题相关方（如研发负责人、产品经理）。若需外部人员参与，提前沟通对接需求，避免临时调整影响会议效率。

（二）会议进行中：聚焦核心，高效产出

开场：重申目标与规则

会议开始后，主持人需用1-2分钟重申会议目标、议程及时长规则（如“每个议题发言不超过3分钟”“避免跑题到无关细节”），引导参会人员快速进入状态。

议题讨论：记录关键信息

记录人需按议程顺序，逐项记录讨论内容，重点关注：

事实信息：数据、现状描述（如“6月客户投诉量环比上升15%，主要集中在物流延迟”）；

不同观点：参会人员的主要分歧（如“研发认为需优化算法，运营认为需增加客服人力”）；

初步共识：无争议的结论（如“双方同意优先解决物流延迟问题”）。

讨论过程中，主持人需及时干预跑题、争论过激等情况，保证会议围绕目标推进。

决策形成：明确“5W1H”

对需决策的议题，主持人需引导参会人员聚焦方案，最终形成明确的决策结论，并记录“5W1H”要素：

What（做什么）：决策具体事项（如“上线物流实时查询功能”）；

Why（为什么）：决策依据（如“降低30%物流相关投诉”）；

Who（谁负责）：明确到具体人（如“产品经理负责需求文档，研发负责人负责排期”）；

When（何时完成）：截止时间（如“7月30日前上线”）；

How（如何做）：关键步骤（如“分三阶段：需求评审→开发→测试”）；

Howmuch（资源支持）：所需资源（如“需增加1名前端开发，预算5万元”）。

待办事项同步：确认任务清单

会议结束前，主持人需带领参会人员快速回顾决策结论和待办事项，保证每个任务都有明确的责任人和截止时间，记录人同步整理《待办任务清单》，现场确认无误。

（三）会后整理与跟踪：闭环管理，保证落地

24小时内完成记录整理

记录人需根据会议中的讨论记录，整理正式会议纪要，内容包括：

会议基本信息（名称、时间、地点、参会人员等）；

各议题讨论摘要（重点记录争议点、共识）；

决策结论（按“5W1H”清晰呈现）；

待办任务清单（责任人、截止时间、优先级）。

纪要需经主持人审核后，在24小时内通过团队协作工具（如企业钉钉）同步给所有参会人员，并抄送相关干系人。

建立决策跟踪表，定期更新

以《决策跟踪表》为核心工具，实时记录决策执行情况：

每周/每双周由记录人更新任务进度（如“已完成”“进行中”“延期”“受阻”）；

对延期或受阻的任务，负责人需说明原因及解决方案（如“因技术难点未攻克，需延期3天，研发负责人*已协调专家支持”）；

每月召开复盘会，回顾决策落地效果，分析未完成原因，调整后续计划。

归档与复盘沉淀

会议结束后，将会议纪要、《决策跟踪表》、相关资料等统一归档至团队共享文档库（如语雀、飞书文档），按“年份+月份+会议主题”分类存储，便于后续查阅。对重复性会议（如周例会），可定期复盘会议效率（如“决策落地率”“会议时长控制”），持续优化会议流程。

三、核心模板表格

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：Q3产品迭代优先级评审会

会议日期

2023年7月10日

会议时间

14:00-16:00

会议地点

3号会议室/线上会议（腾讯会议号：*）

主持人

*（产品部经理）

记录人

*（产品部助理）

参会人员

（研发负责人）、（运营负责人）、（设计负责人）、（测试负责人）

缺席人员

*（市场部经理，因出差提前请假）

会议主题

确定Q3产品迭代优先级，明确各