行业费用报销申请单模板合规便捷版.docVIP

行业通用费用报销申请单模板合规便捷版

一、适用范围与常见应用场景

本模板适用于各类企业（含中小企业、大型集团各部门）、事业单位及社会组织的日常费用报销管理，覆盖以下高频场景：

差旅费用：员工因公出差产生的交通费、住宿费、市内交通费、伙食补助等；

办公支出：办公用品采购、打印复印、通讯话费、物业水电等日常运营费用；

业务招待：客户接待、商务洽谈中产生的餐费、礼品费（需符合单位内控标准）；

其他合规费用：如培训费、会议费、市场推广费等与经营业务直接相关的支出。

无论是一线员工申请日常零星报销，还是项目负责人汇总部门批量报销，均可通过本模板规范流程，保证费用真实、合规、可追溯。

二、详细操作流程指南

（一）第一步：填写申请单核心信息

基础信息栏（必填项）：

申请人：填写本人姓名（如*小明），不可代填；

所属部门：按公司组织架构填写（如“市场部”“研发中心”）；

申请日期：填写提交申请单的当日日期，格式统一为“YYYY年MM月DD日”；

费用归属项目/部门：若费用与具体项目相关（如“产品推广项目”），需填写项目名称；若为部门通用费用，填写“部门公用”。

费用周期（可选）：

若报销费用属于某一段连续支出（如“2024年3月1日-3月15日办公费”），需填写起止日期，便于财务核对时间段内支出合理性。

（二）第二步：逐项录入费用明细

费用明细是报销审核的核心，需按以下规范填写：

序号：按费用发生顺序从1开始连续编号，不可跳号或重复；

费用类别：从下拉选项或固定类别中选择（如“差旅费-交通”“办公费-耗材”“业务招待-餐费”），类别需与公司《费用管理制度》定义一致；

费用事由：简明扼要说明支出原因，需满足“5W1H”原则（何事、何时、何地、何人、为何、金额）。例如：“3月10日拜访上海客户A公司，产生高铁票费用”；“采购部门3月办公用A4纸500张”；

发生日期：填写单笔费用实际发生的日期（如发票日期），与费用事由对应；

金额：

小写金额：阿拉伯数字填写，精确到“元”，角分位为“0”时需补全（如“100.00”）；

大写金额：中文大写数字填写，后加“整”字（如“壹佰元整”），大小写金额必须完全一致，否则视为无效报销；

票据张数：填写该笔费用对应的原始发票（或合规凭证）数量，如“2张”；

备注：特殊情况说明（如“预借款冲抵”“跨月费用”等），无特殊情况可留空。

（三）第三步：整理并粘贴票据

票据合规性要求：

原始凭证需为合法发票（或财政监制的收据），发票抬头为公司全称（需与公章一致），税号、开票日期、金额、业务内容等要素完整清晰；

发票不得涂改、撕毁，若有错误需开票方冲红重开；

附件需与费用明细一一对应（如“交通费”附车票、“办公费”附采购清单），并在发票右上角用铅笔标注对应序号（如“1”“2”），便于核对。

粘贴规范：

使用票据粘贴单（或A4纸）将发票整齐粘贴，避免折叠关键信息（如金额、二维码）；

同一类费用票据集中粘贴（如所有车票贴在一起），不同类别票据用分隔线分开；

粘贴后单据厚度适中，保证财务人员可清晰扫描复印。

（四）第四步：提交审批流程

根据公司权限设置，逐级提交审批，流程一般为：

部门负责人审批：

部门负责人核实费用真实性、合理性及是否在部门预算内，确认无误后签字并注明日期；

若为部门公用费用，需额外标注“同意部门公用报销”。

财务部门审核：

财务专员核对发票合规性、金额准确性、审批流程完整性，检查是否符合公司报销政策（如差旅费标准、招待费限额）；

若发觉问题（如发票不合规、超标准），退回申请人补充说明或整改，并在“审批意见”栏注明退回原因。

总经理/分管领导审批（根据金额或权限）：

单笔费用超过[具体金额，如5000元]或特定类别费用（如大额采购），需经总经理或分管领导审批；

审批人确认费用符合公司战略及经营需求后签字。

报销到账：

审批通过后，财务部门于[具体时限，如5-10个工作日]内完成付款，按公司规定打入申请人工资卡或对公账户；

申请人可在报销系统或财务处查询报销状态（“审批中”“已通过”“已退回”“已到账”）。

三、标准费用报销申请单模板

费用报销申请单

基本信息

内容

申请人

*小明

所属部门

市场部

申请日期

2024年3月20日

费用归属项目/部门

部门公用（产品推广项目）

费用周期（可选）

2024年3月1日-3月15日

费用明细

序号

费用类别

费用事由

发生日期

金额（小写）

金额（大写）

票据张数

备注

1

差旅费-交通

3月10日北京-上海高铁票

2024-03-10

553.00

伍佰伍拾叁元整

1

2

业务招待-餐费

3月12日招待上海客户A公司午餐

2024-03-12

680.00

陆佰捌拾元整

1

附客户名单

3

办公费-耗材

采购3月办公用A4纸、签字笔

2024-03-15

256.50