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合同签订及归档模板工具使用指南
一、适用场景与业务背景
二、标准化操作流程详解
（一）需求发起与合同起草
需求确认：业务部门根据合作需求，明确合同类型（如采购、服务等）、合作方基本信息、合作内容、核心条款（如金额、期限、交付标准等），并填写《合同需求审批单》，经部门负责人审批后启动合同起草。
模板调用：根据合同类型，从企业合同模板库中选择对应的标准模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），保证模板符合行业规范及企业内部要求。
内容填写：依据需求审批单及合作约定，填写合同核心信息，包括但不限于合同名称、编号、甲乙双方基本信息（名称、地址、统一社会信用代码等）、合作内容、权利义务、金额及支付方式、违约责任、争议解决方式等条款。条款表述需清晰、无歧义，避免模糊用语（如“大概”“左右”）。
（二）内部审核与修订
部门审核：起草完成后，先由业务部门负责人审核，重点核对合作内容与需求的一致性、金额及期限的合理性。
法务审核：业务部门审核通过后，提交法务部门进行合规性审查，重点检查条款是否符合法律法规、是否存在法律风险、违约责任是否明确等。法务需在2个工作日内反馈审核意见，起草人根据意见修订合同。
财务审核：涉及资金支付的合同，需同步提交财务部门审核，重点核查金额准确性、支付方式是否符合财务制度、发票开具要求等。
（三）外部沟通与最终确认
合同发送：内部审核通过后，由授权人员（如商务经理）将合同电子版发送至合作方，并附《合同签收确认函》，明确对方需在规定时限内反馈意见。
协商修订：若合作方提出修改意见，由业务部门与法务共同评估意见的合理性，必要时启动内部重新审核流程，直至双方达成一致。
最终版本确认：双方确认无误后，由合作方在合同文本上加盖公章（或合同专用章），并通过扫描或邮寄方式返回签署版合同。
（四）正式签署与文件归集
文本签署：企业方由授权代表（如法定代表人或其委托人）在合同上签字并加盖公章，保证签字字迹清晰、公章完整。若为多页合同，需加盖骑缝章。
文件归集：签署完成后，收集以下全套材料，整理成合同档案：
最终签署版合同原件（含双方盖章页）；
合同需求审批单；
内部审核记录（含业务、法务、财务审核意见）；
合作方资质文件（如营业执照复印件、授权委托书等）；
其他与合同相关的补充协议、附件（如技术参数表、验收标准等）。
（五）归档管理与后续跟踪
档案编号：按照企业档案管理规定，为合同分配唯一归档编号（格式：年份-合同类型-部门序号，如“2024-采-001”），并标注于合同首页及档案袋封面。
分类存储：将合同档案按“合同类型-年份-部门”分类存放于档案柜或电子档案系统，电子版需加密存储，保证信息安全。
台账登记：在《合同管理台账》中记录合同关键信息（编号、名称、签约方、金额、期限、归档日期等），便于后续查询与跟踪。
履约跟踪：业务部门负责跟踪合同履行情况（如交付进度、付款节点等），并在合同到期前30日启动续签或终止评估流程，保证履约合规。
三、合同签订及归档模板表结构
模块
字段名称
填写说明
示例
基本信息
合同编号
按企业统一规则编制，需唯一且可追溯
2024-服-008
合同名称
明确合同类型及核心内容
《项目软件开发服务合同》
签订日期
合同双方签署当日的日期（精确到日）
2024年3月15日
甲乙双方信息
甲方信息
企业全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系人及电话（*号代替）
甲方：科技有限公司；统一代码：9111；联系人：*经理
乙方信息
同甲方信息，需核对合作方资质原件
乙方：YY网络技术有限公司；联系人：*主管
合同核心条款
合作内容
简述合同主要业务或服务范围，可引用附件
详见附件1《项目需求说明书》
合同金额
大小写金额需一致，明确币种（如人民币/美元）
人民币伍万元整（￥50,000.00）
履约期限
起止日期，关键节点（如交付、验收时间）
2024年4月1日至2024年9月30日
支付方式
分期或一次性支付，明确支付条件、账户信息
分三期支付，验收合格后付至乙方账户（开户行：银行，账号：*）
违约责任
明确违约情形及对应的赔偿方式
乙方逾期交付，每逾期1日按合同总额0.5%支付违约金
签署信息
甲方签署
授权签字人签字、盖章位置、日期
（签字）__________（盖章）日期：2024.3.15
乙方签署
同甲方签署
（签字）__________（盖章）日期：2024.3.18
归档信息
归档日期
合同全套材料整理完成并归档的日期
2024年3月25日
归档编号
档案库内存储位置编号
A-2024-服-008
档案保管人
负责该合同档案日常管理的人员（*号代替）
保管人：*文员
四、关键注意事项与风险提示
合规性优先：合同条款必须符合《民法典》《公司法》等法律法规，禁止约定违反法律强制性规定的内容（如
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