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项目合同管理指南

一、引言

项目合同是明确合作双方权责、保障项目顺利推进的核心法律文件，规范的合同管理能有效降低法律风险、避免履约纠纷、保障企业合法权益。本指南旨在为项目管理人员提供一套系统化的合同管理流程与工具，覆盖合同全生命周期各环节，助力企业实现合同管理的标准化、规范化与高效化。

二、适用范围与核心价值

（一）适用场景

本指南适用于各类项目（如工程建设、软件开发、服务外包、物资采购、咨询服务等）的合同管理活动，涵盖从合同准备、起草、评审、签署到履行、变更、归档的全流程管理，适用于企业内部项目负责人、法务人员、财务人员及相关业务部门。

（二）核心价值

规范流程：明确各环节职责与操作标准，避免管理漏洞；

控制风险：通过事前评审、事中跟踪、事后归档，降低法律与商业风险；

提高效率：标准化模板与流程减少重复劳动，加速合同审批与履行进度；

保障权益：保证合同条款清晰、权责对等，维护企业经济利益与声誉。

三、合同管理全流程操作指南

（一）合同准备阶段

目标：明确需求，核实合作方资质，确定合同类型与核心框架。

需求梳理

项目负责人根据项目目标，梳理合作需求（如服务内容、交付标准、时间节点、预算范围等），形成《项目需求说明书》，作为合同起草的核心依据。

示例：软件开发项目需明确功能模块、技术要求、验收标准、维护期限等。

合作方资质核实

业务部门负责收集合作方营业执照、相关资质证书（如行业许可证、ISO认证等）、过往业绩证明、征信报告等资料，核实其经营合法性、履约能力及信誉状况。

禁止与无资质或资质不全的主体合作，避免后续履约风险。

合同类型确定

根据项目性质选择合适的合同类型：

采购类：固定总价合同、单价合同；

服务类：按时计费合同、按成果付费合同；

建设类：总承包合同、分包合同等。

不同类型合同条款侧重不同（如采购类注重质量标准与交付时间，服务类注重服务范围与验收方式）。

（二）合同起草阶段

目标：基于需求与合作方信息，拟定合同文本，明确核心条款。

模板选用与调整

优先使用企业标准化合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），保证基础条款（如违约责任、争议解决）合规。

根据项目特殊性调整模板内容，补充个性化条款（如保密协议、知识产权归属等）。

核心条款填写

合同需包含以下关键要素（以服务合同为例）：

主体信息：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（禁止填写个人电话/邮箱，使用企业官方渠道）；

标的与内容：服务范围、具体工作内容、交付成果（如“提供为期12个月的系统运维服务，响应时间不超过2小时”）；

数量与质量：服务标准（如符合国家GB/T25001-2010标准）、验收流程（分阶段验收/最终验收，需明确验收方与标准）；

价款与支付：合同金额（大小写一致）、支付方式（如“签约后支付30%预付款，验收通过后支付65%，质保期满后支付5%”）、账户信息（需为企业对公账户）；

履行期限：开始/结束时间、关键节点（如“2024年6月30日前完成需求分析”）；

权利义务：双方责任（如“甲方需提供必要资料，乙方需保证服务质量”）；

违约责任：违约情形（如延期交付、质量不达标）及赔偿标准（如“每逾期1日，按合同总额的0.1%支付违约金”）；

争议解决：约定诉讼/仲裁管辖地（如“提交甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼”）。

内部初审

起草完成后，由项目负责人对条款完整性、与需求的一致性进行初审，保证无遗漏或矛盾。

（三）合同评审阶段

目标：通过多部门协作，识别合同风险，优化条款内容。

评审组织

由项目负责人发起，组织法务、财务、业务部门进行联合评审，必要时邀请外部法律顾问参与。

评审要点

法务部门：审核条款合法性（如是否违反《民法典》《招标投标法》等）、法律风险（如违约责任是否明确、争议解决方式是否有效）、知识产权条款等；

财务部门：审核金额准确性、支付方式合理性（如是否影响现金流）、税费承担约定、发票开具要求等；

业务部门：审核技术条款可操作性、服务范围与需求匹配度、验收标准是否明确等。

评审反馈与修改

评审人员填写《合同评审意见表》（见模板1），提出修改建议，起草人根据意见调整合同文本，直至所有评审方确认无异议。

（四）合同签署阶段

目标：完成合同正式签署，保证法律效力。

用印审批

评审通过的合同，由项目负责人提交《合同用印申请表》，附评审意见表、需求说明书等材料，经企业相关负责人（如分管领导、法务负责人）审批后，加盖企业公章或合同专用章（严禁个人印章代替）。

签署与交付

双方法定代表人或授权代表签字（需提供授权委托书），注明签署日期；

合同一式多份（如双方各执N份，行政部存档M份），加盖骑缝章后分发给相关部门（如项目组、财务部、法务部），并做好签收记录。

（五）合同履行阶段

目标：跟踪合同执行情况，及时处理变更与纠纷，保证