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助理的实习报告

行政助理实习报告

一、实习单位概况

本次实习单位为XX科技有限公司（以下简称公司），成立于2015年，是一家专注于企业级SaaS产品研发与服务的互联网企业，现有员工500余人，总部位于北京市海淀区，在上海、广州设有分公司。公司核心业务包括智能办公系统、客户关系管理（CRM）平台及数据可视化工具，服务客户覆盖金融、教育、医疗等多个行业。行政部作为公司核心支持部门，负责日常运营管理、后勤保障、企业文化活动组织及跨部门协调等工作，下设行政专员、后勤主管、活动策划3个职能小组，直接对接总经理办公室及各业务部门。

二、实习岗位与职责

实习岗位为行政助理，隶属行政部，直接向行政经理汇报。实习周期为2023年7月至2023年10月，共4个月。核心职责包括：

1.日常行政事务处理：负责办公用品采购与库存管理、固定资产登记与盘点、快递收发与文件归档；

2.会议与活动支持：协助组织部门例会、跨项目协调会及公司级活动（如季度总结会、团建活动），负责会前准备、会中记录及会后纪要整理；

3.数据统计与分析：定期整理行政部工作数据（如办公用品消耗、会议效率、员工满意度等），形成可视化报告；

4.跨部门协作：对接人力资源部、财务部及各业务部门，协助完成员工入离职手续办理、费用报销审核及需求对接。

三、实习内容与过程

（一）适应期（第1-2周）：熟悉流程与基础事务

入职首周，通过行政部培训及导师带教，系统学习了公司行政制度、OA系统操作规范及固定资产管理办法。重点掌握办公用品采购流程：从需求收集（各部门每月20日前提交需求表）→比价（至少3家供应商报价）→审批（行政经理签字）→入库（登记台账）→发放（领用人签字确认）。期间协助完成7月办公用品采购，涉及12个部门，共计326项物品（如A4纸、签字笔、文件夹等），采购金额8,742元，较上月节省12%（通过对比3家供应商报价，选择性价比最高的供应商）。

文件归档方面，整理2022年Q2-Q4行政文件共528份，按照年份-季度-文件类型分类（如2022-Q2-会议纪要），扫描存档并建立电子索引，后续检索效率提升40%（以2022年第三季度团建方案为例，调整前需15分钟定位纸质文件，调整后通过关键词检索30秒即可调取电子版）。

（二）熟练期（第3-8周）：独立承担专项任务

第3周起，独立负责会议组织与纪要工作。实习期间共协助组织各类会议46场，其中部门例会12场（每周1次，平均时长1.5小时）、跨项目协调会18场（涉及研发、产品、市场3个部门，平均时长2小时）、公司级会议16场（如季度总结会、新员工培训会，平均时长3小时）。通过优化会议流程，将会前准备-会中服务-会后跟进标准化：

-会前：提前2天发送会议通知（含议程、参会人员、会议链接），并调试设备（如投影仪、麦克风），确保会议准时开始；

-会中：实时记录会议决议（明确责任部门、完成时限、输出物），例如9月Q4产品规划会共形成12项决议，均标注责任部门-负责人-截止日期；

-会后：24小时内整理纪要并邮件发送，同步跟进决议落实情况，截至实习结束，46场会议决议完成率达91%（42项按时完成，4项因业务调整延期1-2天）。

此外，参与中秋团建活动策划，负责场地对接、物料采购及现场协调。活动覆盖200名员工，预算25,000元，通过比价选择3家场地供应商（最终选择京郊某度假村，含会议室、拓展场地及餐饮），采购定制月饼、伴手礼等物料180份，活动当日参与率达95%（190人参与），员工满意度survey评分为4.7/5分（反馈流程顺畅互动环节设计合理）。

（三）提升期（第9-16周）：数据驱动与流程优化

实习后期，重点参与行政数据统计与分析工作，协助行政经理建立行政工作效能看板，涵盖3个核心维度：

1.办公用品消耗分析：统计8-9月各部门办公用品使用数据，发现研发部A4纸消耗量占比35%（远高于其他部门平均10%），通过访谈得知研发部频繁打印测试文档，建议推行无纸化办公试点（如线上文档协作），10月A4纸消耗量降至22%，月节省成本1,200元；

2.会议效率分析：对18场跨项目协调会进行时长统计，平均时长从2小时缩短至1.5小时，优化措施包括提前收集议题并过滤无关项设置每个议题讨论时限（15分钟/项）；

3.固定资产管理：完成Q3固定资产盘点，核对台账与实际资产，发现3台笔记本电脑（原值4,500元/台）未及时登记，已补充录入并建立领用-归还追踪机制，后续资产盘点准确率达100%（此前为92%）。

四、实习数据分析