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学校综合办公室业务流程规定制定

一、总则

为规范学校综合办公室（以下简称“办公室”）各项业务流程，提高工作效率，明确岗位职责，确保各项工作有序开展，特制定本规定。本规定适用于办公室全体工作人员及与办公室业务相关的其他部门或个人。

二、业务流程规范

（一）日常行政事务

1.文件收发与流转

(1)所有收文需经办公室指定人员登记，记录文件名称、来源、日期等信息，并按流程分发给相关处室。

(2)发文需经部门负责人审核，办公室统一编号、打印、盖章，并按指定渠道送达。

(3)重要文件需留存电子版，并定期归档。

2.会议组织与管理

(1)提前一周发布会议通知，明确会议时间、地点、议题及参会人员。

(2)会议期间做好记录，会后整理会议纪要并分发给相关人员。

(3)会议材料需提前准备，确保按时分发。

（二）印章管理

1.印章使用审批

(1)所有用印需填写《用印申请表》，经部门负责人签字确认后，报办公室主管审批。

(2)办公室工作人员核对申请表信息无误后，方可盖章。

(3)盖章后需在申请表上签字，并妥善保管用印记录。

2.印章保管

(1)印章由专人保管，不得外借或转交他人。

(2)保管人员需定期检查印章状态，确保完好无损。

(3)如遇印章损坏或遗失，需立即报告并采取补救措施。

（三）物资管理

1.物资采购申请

(1)需采购的物资需填写《物资采购申请单》，注明物资名称、数量、用途等信息。

(2)申请单经部门负责人审核后，报办公室统一汇总。

(3)办公室根据实际需求及预算，确定采购方案并执行。

2.物资领用登记

(1)物资到货后需清点核对，并登记入库。

(2)领用人需填写《物资领用登记表》，经部门负责人签字后领取。

(3)办公室定期盘点物资，确保账实相符。

（四）接待与协调

1.对外接待流程

(1)接待任务需提前通知办公室，明确接待时间、对象及要求。

(2)办公室安排接待人员，并做好相关准备工作（如会议室布置、资料准备等）。

(3)接待结束后，做好记录并反馈相关部门。

2.部门间协调

(1)需跨部门协作的事项，需提交《跨部门协调申请》，经相关部门签字确认后报办公室协调。

(2)办公室根据申请内容，组织相关部门进行沟通，并跟踪落实情况。

(3)协调结果需书面记录，并分发给相关方。

三、附则

（一）本规定自发布之日起施行，由办公室负责解释。

（二）办公室可根据实际情况对本规定进行修订，修订后的规定另行发布。

（三）所有工作人员需严格遵守本规定，如有违反，将按学校相关制度处理。

一、总则

为规范学校综合办公室（以下简称“办公室”）各项业务流程，提高工作效率，明确岗位职责，确保各项工作有序开展，特制定本规定。本规定适用于办公室全体工作人员及与办公室业务相关的其他部门或个人。

本规定的制定旨在实现办公室工作的标准化、流程化，减少人为错误，优化资源配置，提升服务质量和响应速度。通过明确各环节的操作要求，确保办公室工作的高效、规范和透明。

二、业务流程规范

（一）日常行政事务

1.文件收发与流转

(1)所有收文需经办公室指定人员登记，记录文件名称、来源、日期、密级（如有）、收件人等信息，并按流程分发给相关处室。具体操作步骤如下：

①接收文件时，检查文件完整性，确认无误后进行登记，使用《文件收文登记表》。

②根据文件内容或部门分工，将文件分发给具体负责人或经办人。

③重要或紧急文件需优先处理，并通知收件人及时查阅。

④定期对收文进行汇总，并向领导汇报。

(2)发文需经部门负责人审核，办公室统一编号、打印、盖章，并按指定渠道送达。具体操作步骤如下：

①起草人完成文稿后，提交部门负责人审核，修改完善。

②审核通过后，由办公室指定人员进行编号、排版、打印。

③打印完成后，再次核对内容，确无错误后加盖公章。

④根据文件类型和重要性，选择合适的送达方式（如内部邮件、快递等），并记录送达时间及签收人。

(3)重要文件需留存电子版，并定期归档。具体操作步骤如下：

①对重要文件进行扫描或拍照，确保图像清晰可辨。

②将电子版文件存储在指定服务器或云存储中，并设置访问权限。

③定期备份文件，防止数据丢失。

④按照档案管理规定，每年对电子版文件进行整理和归档。

2.会议组织与管理

(1)提前一周发布会议通知，明确会议时间、地点、议题及参会人员。具体操作步骤如下：

①收集各部门会议需求，汇总后确定会议时间。

②预订会议室，并布置会议所需设备（如投影仪、麦克风等）。

③编写会议通知，包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议材料（如有）等信息。

④通过内部邮件、公告栏等方式发布会议通知。

(2)会议期间做好记录，会后整理会议纪要并分发给相关人员。具体操作步骤如下：

①安排专人负责会议