董事会会议记录.docxVIP

董事会会议记录

一、董事会会议记录的核心价值与重要性

董事会会议记录并非简单的“会议流水账”，其核心价值体现在以下几个方面：

1.决策的正式化与固化：将董事会的集体决策以书面形式固定下来，成为公司行动的合法依据。

2.责任的明确与追溯：清晰记录董事的参与情况、讨论意见及表决结果，为日后可能的责任追溯提供依据。

3.历史的存档与参考：作为公司重要的历史档案，为后续决策、审计、监管检查等提供不可或缺的参考。

4.合规性的保障：满足《公司法》及其他相关法律法规对公司治理的要求，是公司合规运营的基本保障。

二、一份规范的董事会会议记录应包含的核心要素

一份完整、规范的董事会会议记录，通常应包含以下核心要素：

（一）会议基本信息

1.会议名称：例如“某有限公司第X届董事会第X次会议”。

2.会议时间：应精确到具体日期及起止时间。

3.会议地点：明确会议召开的具体地点，如公司会议室、线上会议平台等。

4.主持人：通常为董事长，如董事长不能主持，应注明主持人及原因。

5.记录人：一般为公司秘书或指定的其他人员。

6.出席人员：列出所有出席会议的董事姓名、职务。如为委托出席，需注明受托人及委托人，并附授权委托书（通常作为附件）。

7.列席人员：根据会议需要列席的高级管理人员、法律顾问、财务负责人等，注明其姓名、职务。

8.缺席人员：列出缺席董事姓名、职务及缺席原因（如请假、无法联系等）。

（二）会议通知与召集

简要说明会议通知的发出时间、方式（书面、邮件等）以及是否符合《公司章程》规定的通知时限。如为临时会议，需说明召集的紧急事由。

（三）会议议程

逐项列出本次会议的议程事项，通常与会议通知中的议程一致。

（四）会议审议与决议情况

这是会议记录的核心部分，应逐项记录每个议题的审议过程及最终结果。

1.议案名称：清晰列出每个待审议的议案全称。

2.议案提交人/汇报人：说明该议案由谁提交或由谁进行汇报。

3.审议过程与主要意见：

*简要记录与会董事对议案的讨论情况，包括主要的赞同意见、不同意见、疑问及相应的解释说明。

*对于关键的讨论点和分歧，应予以适当体现，但切忌将会议记录写成详细的对话实录，应以提炼要点为主。

*避免使用模糊不清或带有主观色彩的词语。

4.表决情况与决议结果：

*明确记录表决方式（如举手、书面、口头等）。

*详细记录表决结果：赞成票数（或人数）、反对票数（或人数）、弃权票数（或人数）。

*如获得通过，应清晰、准确地记录决议的具体内容。决议内容应明确、可执行，避免含糊不清。

*对于未获通过的议案，也应记录表决结果。

*关联董事回避表决的情况，应特别注明。

（五）其他事项

记录会议过程中提及的、需要后续跟进或引起注意的其他重要事项，但未形成正式决议的内容。

（六）会议结束

记录会议结束的时间。

（七）签署

1.主持人签名：由会议主持人（通常为董事长）签名。

2.记录人签名：由会议记录人签名。

3.签署日期：记录签署的日期。

三、董事会会议记录的撰写规范与技巧

1.客观中立：以第三人称客观记录，不加入记录人的主观评价或个人意见。

2.准确清晰：用词精准，表述清晰，避免歧义。涉及数据、名称、时间等关键信息务必核对无误。

3.简明扼要：突出重点，抓住关键，避免冗长和不必要的细节描述。对于董事的发言，应提炼核心观点，而非逐字逐句记录。

4.完整全面：确保所有核心要素均已包含，特别是决议的内容和表决情况。

5.逻辑严谨：按照会议议程和时间顺序组织内容，条理清晰。

6.突出决议：决议是董事会会议的核心产出，务必清晰、准确地记录每一项决议的内容、表决情况及生效条件（如有）。

7.及时完成：会议结束后应尽快整理出会议记录初稿，趁记忆清晰时进行完善。

四、董事会会议记录的审核、分发与归档

1.审核：会议记录初稿完成后，通常需先由记录人自查，然后提交会议主持人（董事长）审核。审核重点包括内容的准确性、完整性、合规性以及表述的严谨性。

2.分发：经审核无误后，应及时将会议记录分发给各位董事。

3.归档：董事会会议记录是公司的重要法律文件，应按照档案管理规定进行编号、存档，长期保存。电子版和纸质版（如有）应一并归档。

五、注意事项

1.保密性：董事会会议内容及记录通常涉及公司商业秘密和重大决策，记录人及接触记录的人员需严格遵守保密规定。

2.避免个人化表述：记录应聚焦于讨论的事项和形成的结论，而非个人的情绪或无关言行。

3.区分讨论与决议：清晰区分哪些是董事的讨论意见，哪些是最终形成的正式决议。

4.附件管理：会议中提及的重要报告、合同草案、数据资料等，可作为会议记录的附件一并