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企业采购流程及合同管理工具箱

一、工具箱概述

本工具箱聚焦企业采购全流程规范化管理及合同风险防控，整合采购需求提报、供应商管理、订单执行、合同起草履行等关键环节的操作指引与实用模板，旨在帮助企业提升采购效率、降低合规风险，适用于制造业、服务业等各类企业的采购部门、法务部门及相关岗位人员。

二、工具箱适用范围

（一）适用主体

各类企业规模（中小微、集团型企业）的采购管理岗位，包括但不限于采购专员、采购经理、法务专员、财务审核人员及需求部门负责人*。

（二）适用场景

日常采购场景：生产物料、办公用品、服务类采购（如咨询、维修）的标准化流程管理；

专项采购场景：设备采购、工程项目采购等金额较大、流程复杂的采购项目；

合同管理场景：采购合同的起草、审批、签订、履行跟踪及归档全生命周期管理。

三、采购全流程操作指南

（一）需求发起与审批

操作目标：保证采购需求真实、必要，符合企业预算及业务规划。

操作步骤：

需求部门提报：需求部门填写《采购需求申请表》（见模板1），明确物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途、需求日期及预算依据，部门负责人*签字确认。

采购部门初审：采购专员核对需求合理性（如是否与现有库存重复、是否符合采购政策），审核预算匹配度，通过后流转至财务部门。

财务部门复审：财务专员重点审核预算金额是否在年度预算范围内，超预算需求需附《预算调整申请表》，经财务经理签字确认。

最终审批：根据采购金额分级审批（如≤5万元由采购经理审批；5万-20万元由分管副总审批；＞20万元由总经理*审批），审批通过后进入供应商寻源环节。

关键控制点：需求描述需清晰、无歧义；严禁无预算或超预算采购（特殊情况需履行特殊审批流程）。

（二）供应商寻源与评估

操作目标：筛选合格供应商，保证采购质优价廉的物品/服务。

操作步骤：

供应商寻源：

公开采购：通过企业官网、采购平台、第三方招标网站发布采购公告；

邀请采购：向3家及以上合格供应商发出邀请函（适用于金额较大或技术复杂的项目）；

竞价采购：通过电子竞价平台进行公开竞价（适用于标准化物料）。

供应商资质审核：供应商需提供《供应商资质表》（见模板2），包括营业执照、相关行业资质（如ISO认证、经营许可证）、近三年类似项目业绩等，采购专员*审核原件并留存复印件。

供应商评估与选定：

成立评估小组（由采购、技术、质量、财务人员*组成）；

依据《供应商评估表》（见模板3）评分，评分维度包括价格（30%）、质量（30%）、交付能力（20%）、服务（10%）、资质（10%）；

综合得分前2名作为候选供应商，必要时进行实地考察，最终确定合作供应商。

关键控制点：供应商资质需在有效期内，避免与存在关联关系的企业合作（需进行关联方核查）。

（三）采购订单执行

操作目标：明确采购双方权利义务，保证订单准确无误。

操作步骤：

订单制作：采购专员根据审批通过的《采购需求申请表》及选定供应商信息，制作《采购订单》（见模板4），注明订单编号、供应商信息、物品/服务明细、单价、总价、交货日期、交货地点、付款方式、质量标准等条款，经采购经理审核。

订单下达：将盖章生效的《采购订单》扫描件发送至供应商，并要求供应商在2个工作日内书面确认（如逾期未确认，需电话跟进并留存沟通记录）。

订单跟踪：采购专员每周跟踪订单进度，重点监控供应商生产/备货情况、预计交货日期，如遇延期风险，及时协调并通知需求部门。

关键控制点：订单信息需与需求审批表、供应商报价一致，避免“订单外采购”；订单需经采购负责人审批后方可下达。

（四）到货验收与结算

操作目标：保证到货物资符合合同约定，完成合规结算。

操作步骤：

到货通知：供应商发货后，需提前24小时通知采购专员及需求部门，提供发货清单（含物流单号）。

现场验收：

数量验收：需求部门*根据订单核对到货数量，如发觉短缺，需当场记录并由供应商签字确认；

质量验收：质量部门（或需求部门）按《采购订单》约定的质量标准进行检验，出具《到货验收单》（见模板5），合格则签字确认，不合格则按“不合格品处理流程”执行（如退货、换货、索赔）。

结算申请：验收合格后，采购专员收集《采购订单》《到货验收单》、供应商发票，填写《付款申请表》（见模板6），经财务部门审核无误后，按合同约定付款方式办理结算。

关键控制点：验收需多方参与（需求、采购、质量），避免“单人验收”；发票抬头、税号等信息需与企业一致，否则不予结算。

四、合同管理全流程规范

（一）合同起草

操作目标：合同条款合法、合规、完整，规避法律风险。

操作步骤：

确定合同类型：根据采购标的（货物/服务/工程）选择对应的合同模板（如《货物采购合同模板》《服务采购合同模板》，见模板7-8），无模板时需参考《民法典》合同编相关规定起草。

核心条款填写：

双方主体信息：需与营业执