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销售业务合同审核及管理标准化流程工具指南

一、适用业务场景

本流程适用于企业所有销售类合同的审核、签署、履行及归档管理，涵盖常规产品销售、定制化服务销售、长期框架协议等业务场景。无论是新客户签约、老客户续约，还是订单变更补充，均需遵循本流程保证合同合规性、风险可控性及管理规范性。

二、标准化操作流程

（一）合同发起与准备

需求发起

销售代表*根据客户需求（如产品型号、数量、服务要求等），结合公司报价政策，拟定合同草案，明确合同主体（客户名称、统一社会信用代码）、合同标的、数量、价格（含单价、总价、是否含税）、交付时间、交付方式、付款条件、违约责任等核心条款。

材料准备

收集并附随合同草案以下材料：

客户主体资格证明文件（如营业执照复印件加盖公章，需在有效期内）；

客户征信或信用评估报告（新客户或大额订单需提供）；

特殊产品/服务的资质或许可证明（如行业准入许可、产品认证等）；

双方确认的订单确认函、技术协议或补充文件（如有）。

内部发起审批

通过公司OA或合同管理系统，创建合同审批流程，合同草案及附件，明确审批节点（销售部门初审→法务复核→财务复核→最终审批）。

（二）合同初审

审核主体

由销售经理*担任初审人，重点审核合同内容与业务需求的匹配性。

审核要点

客户信息准确性：核对客户名称、统一社会信用代码、地址、联系方式等与证明文件是否一致；

业务条款完整性：检查合同标的、数量、价格、交付时间、付款方式等是否与订单、报价单一致，无遗漏；

政策合规性：确认价格是否符合公司定价政策，折扣、返利等是否有书面审批依据；

风险初步识别：关注客户付款周期是否超出公司信用政策、交付时间是否可满足、违约责任是否明确等。

初审反馈

若初审通过，提交至法务部门复核；若存在需修改内容，注明修改意见并退回销售代表*调整，调整后重新发起初审。

（三）合同复核

法务复核

由法务专员*负责，重点审核合同法律风险：

主体合法性：确认客户签约主体资格，避免与分公司、项目部等无独立签约主体签约（除非有总授权书）；

条款合法性：检查合同条款是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规，是否存在“霸王条款”或法律歧义；

权责明确性：明确双方权利义务，特别是知识产权归属、保密条款、争议解决方式（建议优先约定公司所在地法院诉讼或仲裁）；

违约责任合理性：违约金、赔偿金约定是否过高或过低，是否符合行业惯例。

财务复核

由财务专员*负责，重点审核财务相关条款：

价格与税费：合同价格是否含税，税率是否符合规定，发票类型（增值税专用发票/普通发票）及开具时间是否明确；

付款方式：付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金）是否合理，比例是否符合公司财务制度；

财务风险：关注大额订单的分期付款安排、客户担保措施（如保证金、保函）是否到位。

复核意见汇总

法务、财务复核需在1-2个工作日内完成，若有分歧，由销售部门协调双方意见达成一致；若均无异议，提交至最终审批人。

（四）最终审批与签署

审批权限

根据合同金额及类型，明确最终审批人（如销售总监、总经理），具体权限标准如下（示例）：

合同金额≤10万元：销售总监*审批；

10万元＜合同金额≤50万元：分管副总*审批；

合同金额＞50万元：总经理*审批。

签署准备

审批通过后，由销售代表*根据审批意见完善合同文本，打印一式两份（或多份，根据客户需求），保证合同页码完整、无涂改（若有修改需双方加盖骑缝章）。

签署与交接

签署流程：先由公司授权签字人（如总经理、授权代表)签字并加盖公司公章，再交由客户签字盖章，客户签署后需在3个工作日内收回；

合同交接：销售代表*收回已签署合同后，扫描电子档存档，原件第一时间提交至档案管理部门归档，同时更新合同台账。

（五）合同履行与归档管理

履行跟踪

销售部门负责跟踪合同履行情况，包括产品交付、验收、收款等环节，及时记录履行进度（如“已交付”“待验收”“逾期未付款”），若发觉履行异常（如客户延迟验收、质量问题），需第一时间上报并启动应对措施。

归档要求

归档内容：已签署合同原件、审批流程记录、客户资质文件、补充协议、往来函件等；

归档时限：合同签署后5个工作日内完成归档；

归档方式：电子档存储于公司指定合同管理系统（按“年份-客户名称-合同编号”分类），纸质档移交档案室统一保管，档案管理部门出具《合同归档回执》给销售部门。

三、核心模板表格

表1：销售业务合同审核表

合同编号

客户名称

合同标的

合同金额（元）

签约主体

甲方：公司全称及公章乙方：客户全称及公章

签约日期

审核环节

审核项目

审核意见（通过/不通过，需注明具体修改内容）

审核人

日期

销售初审

客户信息准确性（与营业执照一致）

销售经理*

业务条款完整性（标的、数量、价格等）

价格政策合规性（折扣/返利审批依据）

法务复核

主体合法