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企业内部沟通会议记录及跟进模板

适用情境

操作流程指南

第一步：会前准备——明确目标与框架

确定会议核心目的：组织者需提前明确本次会议需解决的核心问题（如项目节点确认、资源协调、风险排查等），避免讨论发散。

梳理会议议程：根据目的列出关键议题，并预估各议题讨论时长，提前发送给参会人员。

准备基础信息：确定会议时间、地点（或线上会议）、主持人、记录人，并通知参会人员提前准备相关资料（如项目进度表、问题清单等）。

第二步：会议中记录——聚焦关键与行动

记录基础信息：由记录人实时填写会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人及参会人员名单（含缺席人员及原因）。

跟踪议题讨论：按议程顺序逐项记录讨论要点，重点标注各方观点分歧、共识内容，避免冗余描述，突出关键信息。

明确决议与行动项：

对每个议题的结论性意见（即“决议”）需简明扼要记录，注明决议依据（如“基于数据反馈”“经部门确认”）。

对需后续落实的任务（即“行动项”），必须明确“具体任务描述”“负责人”“计划完成时间”，若有资源需求或依赖方，需同步标注（如“需技术部协助提供数据接口”）。

第三步：会后整理——核对与分发

24小时内完成初稿：记录人根据会议笔记整理成稿，重点核对决议内容与行动项的准确性（负责人、时间、任务描述是否清晰），保证无遗漏。

内部确认与修订：将初稿发送给主持人及关键行动项负责人核对，确认无误后标注“会议记录已确认”，若有修订需注明版本号及更新时间。

正式分发与归档：通过企业内部沟通工具（如钉钉、企业）将最终版会议记录发送至全体参会人员，并同步至企业共享文档库（如钉钉知识库、飞书云文档）归档，方便后续查阅。

第四步：跟进落实——闭环管理

建立行动项跟踪机制：记录人或项目助理在每周例会/工作群中同步行动项进展，对临近截止日期（如提前3天）未完成的任务，提醒负责人及时反馈进度或风险。

定期复盘与更新：在下次相关会议中，优先回顾上次会议行动项的完成情况，标注“已完成”“进行中”“延期”“需调整”等状态，对延期任务需说明原因及新计划。

闭环确认：行动项完成后，负责人需在会议记录中更新“实际完成时间”及完成成果（如“完成文档终稿并提交”），由记录人标记“已闭环”，保证事事有跟进、件件有结果。

会议记录及跟进表模板

会议基本信息

会议名称

例：项目Q3启动会

日期

2023年月日

时间

14:00-16:00

地点/线上会议

会议室A/腾讯会议（会议号：X）

主持人

*经理

记录人

*专员

参会人员

经理、主管、专员、工程师（共5人）

缺席人员及原因

*专员（因客户拜访无法参加）

会议议程与讨论内容

议题一：项目目标与节点确认

讨论要点：经理明确Q3核心目标为“完成产品原型开发并通过内部验收”，关键节点为“8月底完成需求文档（主管负责）、9月中旬完成UI设计（*专员负责）”。共识：按节点推进，每周五同步进度。

议题二：跨部门资源协调

讨论要点：技术部工程师提出需市场部提供用户调研数据（原计划7月30日前交付），当前数据未到位，影响需求文档编写。决议：市场部专员于8月5日前补充提交数据，技术部同步启动技术预研。

会议决议

决议1

Q3项目核心目标为“完成产品原型开发并通过内部验收”，关键节点按8月底、9月中旬推进。

决议2

市场部专员于8月5日前提交用户调研数据，技术部工程师同步开展技术预研。

行动项跟踪

行动项编号

具体任务描述

A001

完成Q3项目需求文档初稿并组织评审

A002

补充提交用户调研数据（含用户画像及需求优先级）

A003

启动产品技术预研，输出技术可行性报告

下一步计划

1.下次会议时间：2023年8月7日14:00，同步需求文档进度与数据交付情况。

2.*主管于8月3日前反馈需求文档提前组织技术部预审。

使用要点提示

记录原则：客观简洁

避免主观臆断，重点记录“谁、在什么时间、完成什么任务、何时完成”，而非讨论过程中的个人观点或情绪化表达。行动项需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时限性）。

跟进责任：专人负责

建议指定项目助理或记录人作为行动项跟踪的“第一联系人”，定期汇总进度并在会议中公示，避免责任分散。对延期任务，需要求负责人说明原因及补救措施，而非仅简单标注“延迟”。

信息同步：公开透明

会议记录及行动项进度应向相关团队公开，保证非参会人员也能快速知晓关键信息（如项目协作支持部门），减少信息差导致的重复沟通或工作延误。

保密要求：分级管理

涉及企业敏感信息（如未公开战略、财务数据、客户隐私等）的会议，需在记录中标注“内部保密”，并通过加密渠道分发，仅限相关人员查阅。

模板优化：动态调整

根据企业实际需求（如敏捷开发团队需增加“迭代回顾”栏目、职能部门需强化“跨部门协作”模块），可对模板字段进行灵活增删，保证适配不同会议场