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通用行政办公流程管理手册
目录
第一章手册概述
第二章日常办公管理流程
第三章会议管理流程
第四章文件与档案管理流程
第五章办公用品管理流程
第六章差旅管理流程
第七章附录：流程配套表单模板
第一章手册概述
一、编制目的
为规范公司行政办公行为，统一流程标准，提升工作效率，保证各项行政事务有序开展，特编制本手册。本手册旨在为各部门及员工提供清晰的行政操作指引，减少流程模糊地带，降低沟通成本。
二、适用范围
本手册适用于公司全体员工，涵盖日常办公、会议组织、文件处理、办公用品申领、差旅安排等常见行政场景。各部门可根据实际业务需求，在手册框架内细化补充流程细则。
三、核心原则
标准化：关键流程统一规范，避免操作随意性；
高效化：简化审批环节，明确时限要求，提升响应速度；
可追溯：重要环节留痕记录，保证责任可追溯；
合规性：严格遵守公司制度及国家相关法规（如档案管理、差旅标准等）。
第二章日常办公管理流程
一、考勤管理
（一）标准化操作流程
打卡规则
员工每日上下班需通过企业/钉钉打卡，迟到、早退、旷工记录系统自动；
外勤或远程办公需提前1天向部门负责人*提交《外勤/远程办公申请》，审批通过后打卡备注“外勤/远程”。
请假流程
步骤1：员工登录OA系统，选择请假类型（事假、病假、年假等），填写请假事由、起止时间、工作交接人，提交申请；
步骤2：部门负责人审批（事假≥3天需同时报分管领导审批）；
步骤3：审批通过后，员工将OA审批截图同步至部门群，行政部*备案；
步骤4：返岗后1个工作日内，病假需补交医院证明（含电子版），行政部*更新考勤记录。
（二）关键执行要点与风险规避
请假需提前3天申请（突发疾病/紧急事务可2小时内补申请，需提供证明材料）；
未按规定打卡且未提交申请的，按旷工处理；
考勤记录每月5日前由行政部*汇总公示，员工有异议需在3个工作日内反馈。
第三章会议管理流程
一、会前筹备
（一）标准化操作流程
会议发起
需召开会议的部门/员工提前2个工作日填写《会议申请表》（含会议主题、时间、地点、参会人、议程、所需设备等），提交至行政部*。
会议审批
普通会议：部门负责人*审批；
跨部门会议/大型会议（≥20人）：需分管领导审批，行政部协调资源。
会议通知
审批通过后，行政部*提前1天通过OA系统/邮件发送会议通知，附会议议程及材料（如有），并提醒参会人提前10分钟入场。
（二）关键执行要点与风险规避
会议需明确“主持人”“记录人”，主持人需提前审核议程，控制会议时长；
重要会议需提前测试设备（投影仪、麦克风、视频会议软件等），保证正常运行；
涉密会议需在通知中注明“保密级别”，参会人员需签署《保密承诺书》。
二、会中与会后管理
（一）标准化操作流程
会议进行
记录人需详细记录会议决议、待办事项（含责任部门/人、完成时限），会后2个工作日内整理形成《会议纪要》。
会议纪要分发
《会议纪要》经主持人审核后，1个工作日内通过OA系统发送至参会人及相关领导，抄送行政部*存档。
决议跟踪
责任部门需在规定时限内完成待办事项，完成后在OA系统更新进度，行政部每周汇总决议落实情况，报分管领导。
（二）关键执行要点与风险规避
会议期间需关闭手机静音或调至震动，禁止随意进出；
《会议纪要》需明确“可执行”的待办事项，避免模糊表述（如“尽快研究”需明确具体时间）；
未按时完成决议的部门，需向分管领导*提交《延期说明》，并明确新的完成时限。
第四章文件与档案管理流程
一、文件起草与审批
（一）标准化操作流程
文件起草
文件需使用公司模板（见附录），标题明确、逻辑清晰、数据准确，涉及跨部门内容的需提前征求相关部门意见。
文件审核
起草人将文件提交至部门负责人*审核（重点审核内容准确性、合规性）；
涉及公司重大决策、财务、法务等重要文件的，需报法务部、财务部会签，最终由总经理*签发。
（二）关键执行要点与风险规避
文件编号规则：部门代码（如“行”代表行政部）+年份+流水号（如“行2024-001”）；
未经签发的文件不得正式印发或对外发送；
电子文件需命名规范（如“制度版本号”），存储于指定服务器文件夹。
二、文件归档与借阅
（一）标准化操作流程
归档范围
公司正式文件（红头文件、制度、会议纪要等）、合同、重要函件、审计报告等具有保存价值的材料。
归档流程
各部门于每季度末最后1周，将本季度需归档文件整理成册（电子版+纸质版），提交至行政部*；
行政部*核对文件完整性后，分类归档至档案柜/服务器，更新《档案目录台账》。
借阅管理
员工借阅档案需填写《文件借阅申请表》，经部门负责人审批；涉密文件需报分管领导审批；
借阅期限：普通文件≤3个工作日，涉密文件≤1个工作日，到期需归还或续借（续借需重新申请）。
（二）
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