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合同管理模板及流程规范

一、引言

合同是企业经营活动中明确权利义务、约束各方行为的核心法律文件，规范的合同管理可有效防范法律风险、保障交易安全、提高运营效率。本模板及流程旨在为企业提供标准化的合同管理工具，覆盖合同起草、审批、签署、履行及归档全生命周期，适用于各类经济合同（如采购、销售、服务、租赁、合作等）的管理场景，帮助企业构建“流程清晰、责任明确、风险可控”的合同管理体系。

二、适用范围与核心目标

（一）适用范围

本规范适用于企业内部所有部门（如采购部、销售部、市场部、行政部等）发起或签署的各类对外经济合同，包括但不限于：

采购类合同（原材料、设备、服务等采购）；

销售类合同（产品、服务销售等）；

服务类合同（技术服务、咨询服务、外包服务等）；

租赁类合同（办公场地、设备租赁等）；

合作类合同（项目合作、联营合作等）。

（二）核心目标

规范流程：统一合同管理各环节操作标准，避免流程混乱；

明确职责：清晰划分合同起草、审核、履行、归档等环节的责任主体；

控制风险：通过事前审核、事中监控、事后归档，降低法律风险与经营风险；

提高效率：标准化模板与审批流程，缩短合同处理周期，提升协同效率。

三、合同管理全流程操作指南

合同管理遵循“事前预防、事中控制、事后完善”原则，分为起草、审批、签署、履行、归档五个阶段，各阶段操作

（一）合同起草阶段：明确需求，规范内容

操作目标：根据业务需求，拟定条款完整、表述清晰、风险可控的合同草案。

1.需求对接与前置准备

发起需求：业务部门根据实际业务需要（如采购需求、销售订单、合作意向等），填写《合同需求申请表》（见附件1），明确合同标的、数量、价款、履行期限、核心诉求等关键信息，经部门负责人*某某签字确认后，提交至法务或合同管理部门。

资质核查：对方为合同相对方的，需提前核查其主体资格：

企业法人：提供营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人身份证明；

其他组织：提供有效登记证书、负责人身份证明；

自然人：提供身份证复印件及联系方式。

核查对方经营范围、资质许可（如特殊行业需提供生产许可证、经营许可证等）是否满足合同约定要求，避免与无资质主体签约。

2.模板选择与条款拟定

模板选择：优先使用企业标准化合同模板库（如《采购合同模板》《销售合同模板》等），模板库由法务部门根据业务类型制定并定期更新；无对应模板或需重大修改的，由法务部门协助起草。

核心条款拟定：合同内容需包含以下必备条款，避免遗漏或模糊表述：

双方基本信息：名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表人联系方式；

合同标的：明确产品名称、型号规格、服务内容或合作范围，避免使用“等”“类似”等模糊词汇；

数量与质量：数量需明确单位（如吨、台、项），质量需标注标准（如国家标准、行业标准或双方约定标准）；

价款与支付：价款（含税/不含税）、金额大小写、支付方式（银行转账/承兑汇票等）、支付节点（如预付款比例、进度款条件、尾款支付时间）；

履行期限与方式：明确起始/截止时间、交付地点（如“甲方仓库”“乙方指定工地”）、运输方式及费用承担；

验收标准与流程：约定验收时间（如“交付后5个工作日内”）、验收方法（如“凭第三方检测报告”）、异议处理方式；

违约责任：明确违约情形（如逾期交货、质量不合格、付款延迟）及对应的违约金计算方式（如“按逾期金额每日万分之五”）、赔偿范围；

争议解决：约定协商、仲裁（明确仲裁机构）或诉讼（明确管辖法院，如“甲方所在地人民法院”）方式；

保密条款：明保证密信息范围、保密期限及违约责任；

其他约定：如合同生效条件（“双方签字盖章后生效”）、份数、附件清单等。

（二）合同审批阶段：多层审核，把控风险

操作目标：通过多部门协同审核，保证合同内容合法、合规、合理，规避潜在风险。

1.审批流程发起

起草人将合同草案、《合同需求申请表》、对方资质文件等材料，通过OA系统或纸质《合同审批表》（见附件2）发起审批流程，依次提交至以下审核环节：

2.分部门审核要点

业务部门审核（必审）：

审核人：业务部门负责人*某某；

审核重点：合同内容是否符合业务需求、标的数量/质量是否与订单一致、价款是否在预算范围内、履行期限是否满足项目计划、对方履约能力是否充分（如历史合作记录、产能评估等）。

法务部门审核（必审）：

审核人：法务专员*某某；

审核重点：合同条款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法规）、完整性（是否遗漏核心条款）、公平性（是否存在单方面加重己方责任的“霸王条款”）、风险点提示（如管辖约定、违约责任、知识产权归属等）。

财务部门审核（涉及价款时必审）：

审核人：财务经理*某某；

审核重点：价款计算是否准确、支付方式是否符合财务制度、税务条款（发票类型、税率）是否明确、资金预算是否充足、对方账户信息是否合规（需