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客户货款台账管理标准作业流程（SOP）

一、总则

1.1目的

规范客户货款台账的建立、更新、核对、跟踪及归档全流程操作，明确各环节职责与数据标准，实现：①货款信息“账、单、款”三相符；②账期动态跟踪，提前预警逾期风险；③回款数据可追溯，为销售考核与经营决策提供依据；④降低坏账率，保障企业资金流稳定。

1.2适用范围

适用于企业所有涉及客户货款的业务场景，包括现货销售、赊销、分期收款、预收款等模式，覆盖从销售订单生成、发票开具、货款跟踪、回款确认到逾期催收、坏账处理的全生命周期，涉及销售部、财务部、客服部等相关部门。

1.3核心原则

精准性原则：台账数据需与销售订单、发票、银行流水等原始凭证完全一致，误差率为0。

实时性原则：货款状态变更（如开票、回款、逾期）需在1个工作日内更新至台账，确保数据同步。

全流程原则：台账需覆盖“订单-开票-账期-回款-催收-结清”全环节，不遗漏任何关键节点。

风险导向原则：重点标注逾期货款、高风险客户，优先跟踪处理，降低资金风险。

二、核心定义与职责分工

2.1核心术语定义

术语 定义

客户货款台账 记录客户基本信息、销售订单详情、发票信息、应付款金额、账期、回款进度、逾期状态等内容的动态管理表单（含电子与纸质版）

账期 从发票开具日到合同约定回款日的周期（如“票到30天”“发货后45天”），无约定时按企业默认标准执行（如现货销售为“款到发货”）

逾期账款 超过合同约定账期仍未回款的货款，按逾期天数分为“轻度逾期（1-30天）”“中度逾期（31-90天）”“重度逾期（91天以上）”

预收款 客户提前支付的定金或部分货款，需单独标注并与后续尾款抵扣核销

坏账 确认无法收回的货款（如客户破产、失联），需按会计准则及企业制度履行审批流程后核销

2.2组织架构与职责分工

部门/岗位 核心职责

销售部（销售专员） 1.提交销售订单、客户信息及合同约定账期；2.跟踪货款回款进度，主动与客户沟通付款事宜；3.反馈客户付款异议（如发票问题、质量争议）；4.参与逾期货款催收，提供客户最新动态

财务部（应收会计） 1.主导客户货款台账的建立、更新与维护；2.核对销售订单、发票、银行流水的一致性；3.每日更新回款状态，每周生成《货款账龄分析表》；4.预警逾期货款，推动催收；5.办理坏账核销的账务处理

财务部（出纳） 1.接收客户回款后，1个工作日内反馈应收会计（附银行回单）；2.标注回款对应的客户及订单信息，避免错付核销

客服部 1.协助核实客户付款异议（如交货延迟、规格不符）；2.记录客户反馈并同步至销售部与财务部；3.配合逾期催收的客户沟通工作

销售负责人 1.审批销售订单中的账期约定；2.监督本部门客户货款回款进度；3.牵头中度及以上逾期货款的催收工作

财务负责人 1.审核货款台账数据准确性；2.审批《货款账龄分析表》及逾期催收方案；3.审批坏账核销申请

三、核心业务流程与操作标准

3.1流程总览

客户货款台账管理流程：订单信息录入→台账初始化建立→发票信息补充→账期跟踪与更新→回款确认与核销→逾期预警与催收→坏账处理与归档

3.2具体操作流程

3.2.1订单信息录入（触发节点）

1.

销售专员在签订销售合同后，1个工作日内提交《销售订单信息表》至应收会计，内容包括：客户全称（与营业执照一致）、客户编号、订单编号、销售日期、货物名称/规格、订单金额（含税/不含税）、合同约定账期、付款方式（电汇/承兑/其他）、客户联系人及电话。

2.

应收会计核对订单信息完整性，若缺失关键项（如账期、客户编号），需在2小时内退回销售专员补充，确保信息无误后作为台账建立的基础依据。

3.2.2台账初始化建立（1个工作日内完成）

1.

应收会计以“客户编号+订单编号”作为唯一识别码，在电子台账（如Excel/ERP系统）中建立专属条目，纸质台账同步登记（适用于重要客户或大额订单）。

2.

电子台账核心字段需包含：

3.

①客户信息：客户编号、客户全称、联系人、电话、所属区域；

4.

②订单信息：订单编号、销售日期、订单金额、货物明细；

5.

③账期信息：合同账期、发票开具计划、约定回款日期；

6.

④状态标识：初始状态标注“待开票”。

7.

台账建立后，应收会计将电子台账共享给对应销售专员，确认信息一致后存档。

3.2.3发票信息补充（开票后当日完成）

1.

财务部开具销售发票后，开票会计立即将发票信息（发票编号、开票