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企业进销存管理标准作业流程（SOP）

一、总则

1.1目的

规范企业采购（进）、库存（存）、销售（销）全流程操作，明确各环节职责、操作标准及衔接要求，实现：①账实相符，确保库存数据精准；②流程闭环，避免漏单、错单及资源浪费；③风险可控，降低滞销、缺货及资金占用成本；④数据可追溯，为经营决策提供可靠依据。

1.2适用范围

适用于各类企业（制造业、商贸业、零售业等）的原材料、半成品、产成品、商品等物资的进销存管理，覆盖采购计划、供应商管理、入库验收、库存维护、销售下单、出库发货、账务核对全环节。

1.3核心原则

账实一致原则：库存实物与系统数据、纸质单据必须实时匹配，定期盘点复核。

流程闭环原则：所有进销存业务均需有“申请-审批-执行-记录-核对”的完整流程，无审批不操作。

先进先出原则：库存出库优先发放早入库批次的物资，避免呆滞、过期损失（特殊物资如化工品需按保质期调整）。

权责清晰原则：采购、仓储、销售、财务等部门职责明确，跨环节协作有明确衔接标准。

二、核心定义与组织架构

2.1核心术语定义

术语

定义

采购计划

基于销售预测、库存现状、生产需求制定的物资采购清单及时间安排

安全库存

为应对需求波动或采购延迟设置的最低库存阈值，低于此值触发采购预警

批次管理

按物资入库批次记录来源、时间、保质期等信息，实现溯源管理

呆滞料

连续6个月以上未领用、销售或无需求的库存物资

进销存系统

实现采购、库存、销售数据联动的管理系统（如ERP、进销存软件）

2.2组织架构与职责分工

部门/岗位

核心职责

采购部

1.制定采购计划并执行；2.供应商开发、评估与管理；3.签订采购合同，跟踪到货；4.处理采购异常（如延期、质量问题）

仓储部

1.物资入库验收、上架与标识；2.库存日常盘点、维护与预警；3.按出库指令执行拣货、复核与发货；4.呆滞料统计与提报

销售部

1.提报销售预测与订单需求；2.下达销售订单，明确发货要求；3.跟踪订单履约情况，处理销售异常（如退货、换货）

财务部

1.审核采购合同与付款申请；2.核对进销存单据与系统数据，进行账务处理；3.核算库存成本，分析库存周转率；4.参与年度库存盘点监督

物流部（若有）

1.衔接仓储与客户，安排发货运输；2.跟踪物流进度，反馈运输异常；3.管理物流单据与成本

系统管理员

1.维护进销存系统权限与数据安全；2.解决系统操作问题，保障流程顺畅；3.定期备份系统数据

三、核心业务流程与操作标准

3.1采购管理流程（“进”的源头）

3.1.1采购计划制定

需求收集：销售部提报月度/季度销售预测（含产品、数量、时间）；生产部（制造业）提报生产计划及原材料需求；仓储部提报库存预警清单（低于安全库存的物资）。

计划编制：采购部结合“需求总量-现有库存-在途物资”计算采购量，填写《采购计划表》（含物资名称、规格、数量、预计单价、到货时间、用途）。

计划审批：《采购计划表》经采购负责人审核后，报财务负责人（审核资金）、总经理（金额≥5万元或核心物资）审批，审批通过后执行。

安全库存计算参考公式：安全库存=（历史最大日消耗量-平均日消耗量）×采购周期（天）+应急储备量

3.1.2供应商管理与采购执行

供应商选择：优先从合格供应商名录中选择，新供应商需提供资质证明（营业执照、质检报告等），经采购部、质量部（若有）联合评估后纳入名录。

合同签订：与供应商签订《采购合同》，明确物资规格、数量、单价、总价、到货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款，合同需经法务（若有）、财务审核。

下达采购订单：采购部在进销存系统中创建采购订单，关联采购合同，同步推送至仓储部（提前备货位）、财务部（备案）。

订单跟踪：采购专员每日跟踪在途物资进度，若预计延期，需及时与供应商沟通并反馈至需求部门，必要时调整采购计划。

3.2入库管理流程（“存”的起点）

3.2.1到货验收

到货通知：供应商到货前1-2天通知采购部，采购部同步通知仓储部准备验收；到货后，供应商提交送货单（含物资信息、批次、数量）。

单据核对：仓储部核对送货单与采购订单、合同，确认物资名称、规格、数量一致后，开始实物验收。

实物验收：

数量验收：逐件清点（小件）或抽样盘点（大宗物资，抽样比例≥10%），确保与单据一致；

质量验收：外观检查（破损、变形）、规格核对（尺寸、型号），特殊物资（如食品、化工品）需核对保质期、质检报告，必要时送质量部检测；

批次记录：按入库批次登记生产/采购日期、供应商、保质期等信息，粘贴批次标识。

3.2.2入库操作与账务同步

合格入库：验收合格后，仓储部填写《入库单》（一式三联：采购部、仓储部、财务部各一联），注明采购订单号、批次、数量、验收人等信息