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行政文件归档与资料管理制度模板
一、制度适用范围与核心目标
本制度适用于各类企业、事业单位、社会团体等组织的行政管理部门，涵盖在日常行政管理活动中形成的具有保存价值的各类纸质文件、电子文件、声像资料等。旨在规范行政文件的归档流程、分类管理、安全保管及有效利用，保证文件资料的完整性、系统性、安全性，为组织运营、决策支持、合规审计提供可靠依据。
二、文件归档管理全流程操作规范
（一）文件收集：明确责任与范围
收集责任主体：各部门指定专人（如*部门文员）作为本部门文件收集的第一责任人，负责对本部门办理完毕的行政文件进行初步整理，保证应归档文件无遗漏。
收集时间要求：
月度文件：每月最后3个工作日内完成上月文件收集；
年度文件：次年1月15日前完成上一年度文件汇总；
专项文件（如项目资料、会议纪要）：在事项结束后5个工作日内完成收集。
收集范围：包括但不限于以下类型文件（需原件或有效副本）：
行政公文：通知、报告、请示、批复、函等；
会议资料：会议纪要、议程、签到表、发言材料、PPT等；
合同协议：各类业务合同、合作协议、补充协议等；
人事资料：员工入职登记表、劳动合同、离职文件、培训记录、奖惩材料等；
财务资料：报销单据、预算报表、审计报告、税务资料等（需与财务部门交叉核对）；
其他：项目方案、调研报告、外部来函、印章使用记录等。
（二）文件整理：规范排序与核对
排序规则：按文件形成时间顺序或处理流程先后排列；同一事项文件按“请示-批复-通知-执行记录”顺序排列；跨部门文件以主办部门文件为准。
核对内容：检查文件是否齐全、手续是否完备（如签字、盖章是否齐全），去除重复件、无关件，对破损文件进行修补或复印（复印件需注明“与原件核对无误”并由*经办人签字）。
（三）文件分类：统一标准与层级
采用“年度-机构-问题”三级分类法，保证分类清晰、层级分明：
一级分类（年度）：以文件形成年份为标识，如“2024年度”；
二级分类（机构）：以组织内部部门为标识，如“综合管理部”“财务部”“人力资源部”；
三级分类（问题）：按文件内容性质细分，如综合管理部下设“公文管理”“会议管理”“印章管理”，财务部下设“预算管理”“费用报销”“税务管理”等。
示例：2024年度-人力资源部-招聘管理-“2024年春季校园招聘简历及面试记录”。
（四）文件编目：建立标准化档案目录
档号规则：档号由“年度代码-部门代码-问题代码-流水号”组成，如“2024-ZH-RL-001”（2024年-综合管理部-人力资源-第1号）。
年度代码：4位数字（如2024）；
部门代码：2-3位大写字母（如ZH综合部、RL人力部、CW财务部）；
问题代码：2-3位大写字母（如ZG公文、ZP招聘）；
流水号：3位阿拉伯数字（从001开始）。
著录项目：每份文件需编制《文件归档目录》，包含以下信息：档号、文件题名、文号（如有）、形成日期、页数、密级（普通/秘密/机密）、归档部门、归档人、归档日期、存放位置（如档案柜-第X层-第X盒）。
注：电子文件需同步编制电子目录，存储于专用服务器，并定期备份数据。
（五）归档移交：履行交接手续
纸质文件归档：
归档人将整理、分类、编目后的文件装入统一档案盒（盒面标注档号、题名、年度、部门），填写《文件归档移交清单》（一式两份），列明档号、题名、页数、归档日期等信息；
档案管理员（*某）接收文件时，逐项核对清单内容，确认无误后在清单上签字，双方各执一份作为凭证。
电子文件归档：
归档人将电子文件存储至指定文件夹（按分类层级命名），通过OA系统或档案管理系统提交归档申请，附电子目录；
档案管理员审核文件完整性（格式、内容、元数据），审核通过后导入档案数据库，并电子归档回执。
（六）档案保管：保证安全与可控
保管条件：
纸质档案存放于专用档案室，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；
电子档案存储于加密服务器，定期（每月1次）进行本地备份和异地备份，备份数据至少保存3年。
保管期限：根据文件价值划分，分为永久、长期（10-30年）、短期（10年以下），具体参照《文件归档保管期限表》（附件1）。
定期检查：档案管理员每季度对纸质档案进行清点，检查有无破损、虫蛀、霉变；每半年对电子档案进行数据完整性校验，保证可正常读取。
（七）借阅使用：规范流程与权限
借阅权限：
普通文件：经部门负责人（*经理）审批后可借阅；
秘密及以上文件：需经分管领导（*总监）审批，且借阅人需签订《保密承诺书》；
外部单位借阅：需持单位介绍信，经综合管理部负责人（*部长）批准，并由档案管理员全程陪同。
借阅流程：
借阅人填写《文件借阅申请表》（附件2），注明借阅文件题名、档号、用途、借阅期限（最长不超过15天）；
审批人签字后，档
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