公司内外部沟通协作表单.docVIP

公司内外部沟通协作通用表单使用指南

一、适用沟通协作场景说明

本通用表单适用于公司内部跨部门、跨团队协作及外部合作方对接的各类沟通场景，旨在通过标准化信息传递，提升沟通效率、明确责任分工，保证协作事项有序推进。具体包括但不限于以下场景：

（一）内部协作场景

跨部门项目推进：如市场部与产品部对接新品推广需求、研发部与测试部协同解决技术难题等，需明确需求内容、时间节点及责任人。

资源协调申请：如申请其他部门人力支持、共享物料或设备资源，需说明资源用途、需求量及使用期限。

问题反馈与求助：如员工在工作中遇到流程障碍、系统故障或需要跨部门协助的事项，需清晰描述问题背景及期望解决方向。

（二）外部协作场景

供应商/合作方对接：如与供应商洽谈合作细节、向合作方传递项目需求或反馈合作进度，需明确合作目标、双方职责及交付标准。

客户沟通与需求确认：如向客户交付成果、收集客户反馈或协调客户需求变更，需记录客户核心诉求及沟通结果。

外部机构/组织协作：如参与行业协会活动、对接或第三方服务机构，需说明协作目标、所需支持及时间安排。

二、表单填写与流转全流程

第一步：明确沟通需求与目标

在发起表单前，需先梳理沟通事项的核心要素：

沟通目的：明确本次沟通希望达成的结果（如获取信息、确认需求、解决问题、推进事项等）。

沟通对象：区分内部（部门/人员）或外部（合作方/客户），准确对接责任人或联系人。

核心内容：简要概括沟通事项的关键信息（如项目名称、需求描述、问题描述等），避免内容模糊。

第二步：填写表单核心信息

根据下方“通用表单模板”逐项填写，保证信息完整、准确：

基础信息：填写发起人、所属部门、联系方式及日期，便于后续追溯。

沟通主题：简洁明了概括事项（如“关于项目需求对接的沟通”“供应商合作条款确认”）。

沟通对象：内部填写部门名称及对接人（如“技术部-王”），外部填写合作方单位名称及联系人（如“公司-李”）。

沟通内容详情：分点描述需求/问题/事项，包含背景、现状、具体要求等（可附附件补充说明）。

期望结果与时间节点：明确希望对方反馈的内容、完成时限（如“请于X月X日前提供方案初稿”）。

附件：如有相关文档（如需求文档、会议纪要、合同草案等），需一并并注明附件名称。

第三步：提交审批与流转

内部沟通：根据事项性质，提交至直接上级或部门负责人审批（如跨部门资源协调需抄送相关部门负责人），审批通过后由对接人接收并处理。

外部沟通：需经部门负责人审核确认沟通内容及对外口径，保证信息准确无误后，通过指定渠道（如邮件、协同平台）发送至外部联系人，并同步表单至内部存档。

第四步：沟通执行与跟进

对接人处理：收到表单后，需在1个工作日内确认接收，并根据期望结果及时间节点推进事项（如组织会议、提供资料、反馈意见等）。

发起人跟踪：主动跟进沟通进展，如遇超时未反馈，需及时与对接人沟通，保证事项按计划推进。

第五步：结果反馈与归档

结果反馈：对接人完成处理后，需在表单中填写沟通结果、解决方案或下一步计划，并反馈给发起人确认。

表单归档：发起人确认结果后，将表单及相关附件提交至行政部或指定系统存档，便于后续查阅（存档期限不少于1年）。

三、通用表单模板（可调整字段）

公司内外部沟通协作通用表单

基础信息

填写说明

示例

发起人

填写姓名

张*

所属部门

填写发起人所在部门

市场部

联系方式

填写内部短号或企业

8888

发起日期

填写表单提交日期

2023年10月26日

沟通主题

简洁概括事项核心内容

关于Q4产品推广方案的需求对接

沟通对象

内部：部门-对接人；外部：单位-联系人

内部：产品部-王*

沟通类型

□内部协作□外部合作□问题反馈□其他

□内部协作

沟通内容详情

分点描述需求/问题/事项（可附附件）

1.需产品部提供Q4产品核心功能清单及用户画像；2.请于11月5日前确认推广重点方向。

期望结果

明确需要对方反馈/完成的内容

1.获取产品功能清单及用户画像；2.确认推广重点方向。

期望完成时间

填写期望对方反馈/完成的日期

2023年11月5日

附件清单

如有附件，填写名称及数量

《Q4产品功能需求文档》（1份）

审批人意见

（内部填写）部门负责人签字/日期

同意，李*2023年10月26日

沟通结果反馈

（对接人填写）处理结果/解决方案

已提供功能清单及用户画像，推广重点方向确定为“新功能曝光+用户案例分享”。

发起人确认

（发起人填写）□确认完成□需进一步跟进

□确认完成

四、使用过程中的关键要点

（一）信息真实性与完整性

发起人需保证填写的沟通内容、时间节点、联系人等信息真实准确，避免因信息模糊导致沟通低效或误解。

沟通内容详情需条理清晰，重点突出，必要时可附流程图、数据图表等辅助说明，便于对方快速理解。

（二）内外部沟通区分规范