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学校综合办公室职责分工与协作措施

一、综合办公室职责概述

综合办公室是学校日常运营的核心协调部门，负责处理行政事务、资源调配、沟通协调及内部管理等工作。其职责分工与协作措施旨在确保学校各项工作高效、有序进行，提升整体运营效率。

（一）主要职责分工

1.**行政事务管理**

(1)负责学校日常办公用品采购、分发及资产管理。

(2)协调各部门文件流转，确保信息传递准确及时。

(3)组织学校重要会议，做好会议记录及决议跟进。

2.**人事与后勤支持**

(1)处理员工考勤、请假、调岗等人事事务。

(2)协调食堂、宿舍、安保等后勤服务，保障师生生活需求。

(3)负责学校固定资产登记与维护。

3.**沟通与协调**

(1)作为学校对外联络窗口，接待访客及处理外部事务。

(2)内部协调各部门工作，解决跨部门协作问题。

(3)维护学校官网、公告栏等信息发布渠道，确保信息更新及时。

二、协作措施与流程优化

（一）建立跨部门协作机制

1.**定期沟通会**

(1)每月组织一次跨部门沟通会，汇总工作进展及问题。

(2)明确各部门职责边界，避免工作重复或遗漏。

(3)设立联络人制度，指定各部门对接人负责信息传递。

2.**共享信息平台**

(1)开发或利用现有OA系统，实现文件共享与任务分配。

(2)建立电子档案库，规范文档管理流程。

(3)定期更新平台使用指南，提升员工操作效率。

（二）流程优化步骤

1.**梳理现有流程**

(1)列出各部门高频工作流程，如报销审批、采购申请等。

(2)识别流程中的瓶颈环节，如审批周期过长、信息不对称等。

(3)记录优化目标，如缩短审批时间至3个工作日内。

2.**设计改进方案**

(1)引入电子审批系统，减少纸质文件传递。

(2)设立多级审批通道，根据事项紧急程度调整流程。

(3)对员工进行系统操作培训，确保方案落地。

3.**实施与评估**

(1)分阶段推行优化方案，收集员工反馈。

(2)运用数据监控改进效果，如审批成功率、投诉率等指标。

(3)根据评估结果调整方案，持续优化。

三、监督与改进机制

（一）绩效考核

1.明确综合办公室各岗位KPI，如文件处理时效、部门满意度等。

2.每季度进行一次内部考核，与绩效挂钩。

（二）持续改进

1.设立意见箱或线上反馈渠道，收集师生建议。

2.每半年开展一次工作复盘，总结经验并调整策略。

一、综合办公室职责概述

综合办公室是学校日常运营的核心协调部门，负责处理行政事务、资源调配、沟通协调及内部管理等工作。其职责分工与协作措施旨在确保学校各项工作高效、有序进行，提升整体运营效率。

（一）主要职责分工

1.**行政事务管理**

(1)负责学校日常办公用品采购、分发及资产管理。

-具体操作流程：

1.每季度根据各部门需求清单，汇总编制采购计划。

2.通过比价或招标方式选择供应商，确保价格合理、质量可靠。

3.采购完成后，进行入库登记、标签粘贴，并按需分配至各使用部门。

4.建立资产台账，定期盘点办公设备（如电脑、打印机）及家具，更新维护记录。

(2)协调各部门文件流转，确保信息传递准确及时。

-标准化流程：

1.制定文件编号规则，如“XX-2023-001”表示2023年1号文件。

2.重要文件需经部门负责人签字确认后，通过内部邮件或纸质版传阅。

3.设立文件回收机制，过期或无用文件按规定销毁并登记。

(3)组织学校重要会议，做好会议记录及决议跟进。

-详细步骤：

1.提前3天发布会议通知，明确时间、地点、参会人员及议题。

2.准备会议材料（如议程、报告稿），并提前分发给参会者。

3.安排签到表、录音设备等，确保会议顺利开展。

4.会后24小时内整理会议记录，提炼关键决议，并分发给各部门执行。

5.每月统计决议执行进度，对未完成项提出改进建议。

2.**人事与后勤支持**

(1)处理员工考勤、请假、调岗等人事事务。

-具体清单：

-考勤：每日汇总各部门打卡记录，异常情况（如迟到）需员工签字说明原因。

-请假：员工提交请假申请需经直接上级批准，超过3天需分管领导审批。

-调岗：根据员工意愿与部门需求，填写调岗申请表，人力资源部备案。

(2)协调食堂、宿舍、安保等后勤服务，保障师生生活需求。

-工作要点：

1.食堂：每月收集师生对菜品的意见，反馈给供应商调整菜单；每日检查食品安全卫生。

2.宿舍：每学期组织宿舍安全检查，排查消防隐患；协调维修报修问题。

3.安保：与保安公司对接，确保校园门禁管理规范；处理突发事件（如访客登记）。

(3)负责学校固定资产登记与维护。

-核心流程：

1.新购资产需填写《固定资产验收单》，贴上资产标签并录入系统。

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