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会议组织及记录管理模板

适用场景与价值

全流程操作指南

一、会前筹备：明确目标与细节

确定会议核心要素

会议目的：明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线方案”“协调跨部门资源推进项目”），避免主题模糊。

会议类型：根据目的选择类型（决策型、讨论型、告知型、汇报型），不同类型会议的流程与时长差异较大（如决策型需留充足讨论时间，告知型可精简）。

参会人员：确定“必须参会”的核心人员（如决策层、执行负责人）和“可列席”的辅助人员（如记录人、支持部门代表），提前发送参会邀请，确认出席情况。

制定会议议程

按逻辑顺序安排议题（如“背景介绍→问题讨论→方案确认→任务分配→总结”），每个议题标注预估时长，避免超时。

示例议程：

上周工作进展汇报（15分钟，汇报人：*）

项目当前问题及解决方案讨论（30分钟，主导人：*）

Q3营销预算分配确认（20分钟，提案人：*）

下周任务分工（10分钟，主持人：*）

总结（5分钟，负责人：*）

准备会议材料

提前1-2天将会议背景资料、议题相关数据、待讨论方案等材料发送给参会人员，保证大家提前熟悉内容，会上可直接聚焦讨论。

材料命名规范：“会议主题_资料类型_日期”（如“项目推进会_背景资料）。

预定会议资源

线上会议：提前测试视频会议软件（如腾讯会议、钉钉），保证设备正常，、密码提前告知参会人。

线下会议：预定会议室（考虑容纳人数、设备投影、白板等），准备会议物资（签到表、笔、笔记本、饮用水等）。

二、会中组织：聚焦目标与高效执行

会议开场（5分钟内）

主持人明确会议目的、议程及时长要求，提醒会议纪律（如手机静音、围绕议题发言）。

简要介绍参会人员（尤其跨部门会议），保证信息同步。

按议程推进会议

议题讨论：每个议题由主导人先简要介绍背景，再引导参会人员发言，控制讨论节奏，避免偏离主题；对复杂问题可使用“头脑风暴”“优先级排序”等工具辅助决策。

决策记录：对需确认的方案或结论，当场明确“通过/未通过”“修改意见”“最终版本”，避免模糊表述（如“原则上同意”需补充具体执行条件）。

任务分配：对需落地的事项，明确“任务内容”“负责人”“完成时限”“交付标准”，现场确认负责人无异议。

会议收尾（5分钟内）

主持人总结会议核心结论、已分配任务及关键时间节点，保证所有人理解一致。

提醒会议记录人整理记录，明确分发时间（如会后24小时内）。

三、会后跟进：落地成果与闭环管理

整理会议记录

记录人需在会后24小时内完成记录整理，内容需包含：

会议基本信息（主题、时间、地点/线上、参会人、缺席人及原因）；

各议题讨论要点（关键观点、分歧点）；

决议事项（结论、依据）；

任务清单（任务描述、负责人、完成时限、优先级）。

记录需客观准确，避免主观臆断，对未达成共识的事项需标注“待讨论点”。

分发会议纪要与任务

将确认后的会议纪要通过邮件或即时通讯工具发送给所有参会人及相关方，抄送上级领导（如需），并附上任务清单。

示例邮件主题：“【会议纪要】项目推进会决议及任务分工”。

跟踪任务进度

任务负责人需按时在协作工具（如钉钉待办、飞书项目）中更新任务进度，记录人每周汇总任务完成情况，同步给会议主持人及相关方。

对逾期未完成的任务，及时与负责人沟通，分析原因并协调资源解决，保证任务闭环。

归档会议资料

将会议纪要、任务清单、会议材料（PPT、文档等）统一归档至指定文件夹（按“年份-月份-会议主题”分类），便于后续查阅。

核心工具表格清单

表1：会议筹备清单表

序号

筹备事项

负责人

完成时限

状态（□未启动□进行中□已完成）

备注

1

确定会议目的及议程

*

2024-05-18

□已完成

包含6个议题

2

发送参会邀请

*

2024-05-19

□进行中

已确认12人出席

3

准备会议材料

*

2024-05-20

□未启动

需补充数据附件

4

预定线下会议室

*

2024-05-19

□已完成

3楼会议室，含投影

表2：会议签到表

序号

部门

姓名

职位

签到时间

备注（迟到/早退/请假）

1

产品部

*

产品经理

09:05

迟到10分钟

2

技术部

*

研发负责人

09:00

-

3

市场部

*

营销经理

08:55

请假（因出差）

表3：会议议程表

会议主题

项目推进会

时间

2024年5月20日09:00-10:30

地点

公司3楼会议室

主持人

*

记录人

*

序号

议题内容

1

上周工作进展汇报

2

项目问题及方案讨论

3

Q3预算分配确认

4

下周任务分工

5

总结

表4：会议记录模板

一、会议基本信息

主题：项目推进会

时间：2024年5月20日09:00-10:30

地点：3楼会议室

参会人：（产品部）、（技术部）、*（市场部）等12人

缺席人：*（