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院办公室工作职责

院办公室作为学院日常运转的中枢机构，承担综合协调、文书管理、会议组织、督查督办、档案管理、资产管理、后勤保障、信息调研、制度建设、对外联络及信访接待等核心职能，具体工作职责如下：

一、综合协调与日常运转保障

负责统筹学院各部门间的工作衔接，建立常态化沟通机制，定期收集各部门阶段性重点任务、待协调事项及工作进展，形成《部门工作动态台账》，每两周汇总分析并向院领导汇报，确保信息对称、步调一致。针对跨部门协作事项，牵头制定任务分工表，明确责任主体、完成时限及质量要求，全程跟踪协调，及时解决矛盾分歧，避免推诿扯皮。协调院领导日常工作安排，包括行程规划、时间管理及临时事务处理，提前3个工作日整理领导周工作计划，遇突发事项需在1小时内完成调整并同步相关人员。负责学院公章、领导个人名章及部门专用章的规范管理，制定《印章使用审批流程》，明确常规用印（如文件、合同）需经部门负责人审核，重要用印（如对外承诺、资金支付）需分管院领导审批，建立用印登记台账，详细记录用印时间、文件名称、审批人及经办人，每月底核查用印记录与存档文件一致性，确保用印安全可追溯。

二、文书管理与公文规范

严格执行《党政机关公文处理工作条例》及学院《公文管理办法》，负责学院行政类公文（通知、通报、报告、请示、批复等）的起草、审核、印发及归档。公文起草前需充分调研，广泛征求相关部门意见，确保内容符合政策要求、贴合学院实际；审核环节重点把关行文必要性、内容准确性、格式规范性及政策合规性，对存在表述不清、数据矛盾或程序缺失的公文，退回起草部门修改并说明理由，修改后需重新履行审核流程。收文处理实行“分类分级”机制，上级来文、平行单位函件及内部请示件分别标注紧急程度（特急、加急、平急），30分钟内完成登记并呈送相关院领导或部门，特急件需当场呈办；对需办理的公文，明确承办部门及办理时限，跟踪办理进度，确保10个工作日内反馈结果，特殊情况需书面说明延期原因。建立电子公文管理系统，实现收发文全流程线上流转，同步生成电子档案与纸质档案，定期备份数据，防止文件丢失或泄露。

三、会议组织与决议落实

统筹学院各类会议安排，包括院务会、院长办公会、专题会、全院大会及学术会议等。会前根据会议主题拟定方案，明确时间、地点、议程、参会人员及材料准备要求，提前3个工作日发送会议通知，重要会议需附议题说明及相关材料；会场布置需符合会议级别（如院务会使用圆桌会议室，全院大会使用阶梯报告厅），调试音响、投影等设备，摆放座签、茶水及会议材料，确保会前30分钟准备就绪。会中安排专人记录，使用规范的会议记录模板，准确记录发言要点、讨论过程及决议事项，实时核对关键数据（如经费数额、时间节点），避免漏记或误记；对未达成一致的议题，标注“待进一步研究”并记录分歧点。会后2个工作日内整理会议纪要，经会议主持人审签后印发相关部门，同时将决议事项分解为具体任务，明确责任部门、完成时限及考核标准，纳入督查督办范围。建立会议效果评估机制，每季度统计会议决议完成率，分析未完成事项原因，形成《会议执行情况报告》供院领导决策参考。

四、督查督办与效能提升

围绕学院中心工作、院领导批示、会议决议及师生关切事项开展督查督办，制定《督查督办工作细则》，明确督办事项来源、流程及结果运用。立项阶段，对需督办的事项（如重点改革任务、民生工程、上级部署落实）进行分类编号，建立《督办事项清单》，注明事项内容、责任部门、督办时限及质量要求；交办时通过书面通知、OA系统或当面沟通等方式传达任务，确保责任部门清楚目标要求。跟踪阶段，采取“日常跟进+重点抽查”方式，一般事项每周跟进1次，重大事项每3天跟进1次，通过查阅资料、实地走访或座谈交流掌握进展，对进度滞后的部门发送《督办提醒函》，并向分管院领导汇报；对因客观原因需调整时限的事项，要求责任部门提交书面申请，经院领导批准后更新督办清单。反馈阶段，任务完成后由责任部门提交总结报告，办公室组织验收，重点核查完成质量与预期目标的匹配度，验收通过后予以销号；未通过的责令限期整改，整改情况作为部门绩效考核的重要依据。定期编制《督查督办简报》，每季度汇总督办事项完成情况、存在问题及改进建议，为优化管理提供数据支撑。

五、档案管理与信息安全

负责学院文书档案、人事档案、科研档案、基建档案及声像档案的集中管理，制定《档案分类方案》，按年度、部门、类别（如行政、教学、科研）设置一级类目，下设二级、三级细目（如行政类含综合管理、师资建设、学生工作），确保分类科学、检索便捷。档案收集实行“部门立卷、集中归档”制度，各部门需在次年3月底前完成上年度文件整理（按件装订、编制目录），经办公室审核后移交；科研档案（如项目申报书、结题报告）在项目结题后2个月内归档，基建档案（如设计图纸、验收报告）在工程竣工后3个月内