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在EXCEL的使用中养成良好的数据处理习惯

一、尽可能尝试按照以下规则设置数据库格式：

1、所有“相同事件”都储存到同一个工作表中；

2、每个事件占工作表的一行；

3、工作表的第一行是标题行；

4、工作表的数据源中无合并单元格或空格，数据之间无空行或空列；

5、工作表中的字段名称不重复，字段名称应简单而具有良好的标识作用；

6、数据的储存不混淆于数据的使用。工作表的数据库存储设置只需要将“事件”完整记录下来，而不需要“看起来像报表”。

7、采用计算机认同的数据格式，如日期格式应采用2009-5-23等，而不采用2009.5.23。

8、做到了以上各项原则，只要掌握了Excel的几个基本函数，就可以比较好的进行数据管理了；反之，即使有很高的水平，也管理不好数据。对数据库的字段设置，是最基础的水平。

9、如果感觉对数据的管理难度太大，通常是因为数据库的字段设置不合理。

二、不将不同的表放入同一个工作表中。

三、恰如其分的估算是否适合使用EXCEL，对数据量特别大达几万条以上的建议使用数据库，对文字多需要进行大量文字编排的建议使用WORD。

四、对数据量大，操作步骤多，数据源复杂，特别是针对有重要数据的，在执行数据分析与处理后，应进行抽查或对结果进行检查，抽查为随机，但一般包括前、中、后及有特殊格式的数据条，对结果的检查应采取不同的方式进行（如对总计或总和进行检查），避免检查思路与操作思路一致。

五、对数据进行分析处理时应建立副本（不在同一工作薄）进行操作，不破坏原始数据。

六、对数据分析处理时在进行多个操作步骤后应保存，避免死机等意外情况后一切又从头再来。

七、对数据分析处理时在进行多个操作步骤后应建立副本备份，一般可在同一工作薄中，同时副本的工作表名应容易识别步骤进展，否则在第五条中的保存操作执行后发现前面步骤的处理有问题时不能撤销前面的操作而导至从头再来。

八、懒人原则。要认同EXCEL一定会有好的方法供我们使用，尽量采用简单易行的操作方法（即便多几个步骤）达到目的，不推荐使用极其复杂的操作一步到位（学习时除外），因为EXCEL的宗旨即是减轻我们的工作量。

九、重要数据即时备份。

十、报表如仪表原则，报表在直观、易用和容易理解的基础上还应美观而赏心悦目。

以上内容部分参考了LangQueS的《简易的数据管理.xls》