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人力资源信息系统应用与维护手册

前言

本手册旨在为人力资源信息系统（以下简称“HR系统”）的用户及管理员提供一套全面、实用的操作指南与维护规范。随着信息技术在人力资源管理领域的深度融合，HR系统已成为支撑企业人力资源战略、提升管理效率、优化员工体验的核心工具。通过系统化的应用与精细化的维护，确保系统稳定运行、数据安全准确，是充分发挥其价值的关键。本手册将详细阐述系统的核心功能、操作流程、日常维护要点及常见问题处理，以期为用户提供清晰指引，助力人力资源管理工作的数字化转型。

第一章系统概述

1.1系统定位与目标

HR系统作为企业人力资源管理的信息化平台，致力于整合人事管理、招聘、培训、绩效、薪酬、考勤等核心模块，实现人力资源数据的集中管理与共享，支持业务流程的自动化与标准化，为管理层提供数据驱动的决策支持，最终提升组织效能与员工满意度。

1.2核心功能模块简介

系统主要包含以下核心功能模块，各模块间数据互联互通，形成完整的人力资源管理闭环：

*组织管理：支持组织架构的搭建、调整与可视化展示，维护部门信息及汇报关系。

*员工信息管理：全生命周期记录员工从入职到离职的各类信息，包括基本信息、教育背景、工作经历、家庭成员等。

*招聘管理：管理招聘需求、职位发布、简历筛选、面试安排、录用管理等招聘全流程。

*培训发展：规划培训体系，管理培训需求、课程、活动、师资、学员报名与反馈，跟踪员工培训记录与发展轨迹。

*绩效管理：支持多种绩效考核模式的配置，实现绩效目标设定、过程跟踪、评估打分、结果应用等功能。

*薪酬福利：进行薪资结构设计、薪资核算、社保公积金管理、福利项目管理，生成薪资报表。

*考勤休假：管理员工打卡数据、排班信息、请假流程、加班申请，进行考勤异常处理与统计分析。

*自助服务：为员工和管理者提供个性化的自助平台，支持信息查询、流程发起、审批等功能。

1.3手册适用范围

本手册适用于企业内部所有HR系统的用户，包括但不限于人力资源部门员工、各业务部门管理者及普通员工，同时也为系统管理员提供维护参考。不同角色用户应根据自身权限及工作职责，重点关注相关章节内容。

1.4名词解释

*用户：指经授权使用HR系统的人员，根据职责不同拥有不同操作权限。

*角色：系统预定义或自定义的权限集合，用于快速分配用户权限。

*流程：指在系统中固化的业务处理步骤，如请假流程、入职流程等。

*数据字典：系统中各类数据的标准定义和取值范围，确保数据一致性。

*报表：根据预设条件或自定义条件从系统中提取数据并格式化展示的结果。

第二章系统应用指南

2.1用户入门

2.1.1系统登录与退出

用户通过企业内部指定的网址或客户端访问HR系统登录页面。输入分配的用户名及初始密码（首次登录需按提示修改），完成身份验证后进入系统首页。使用完毕后，应点击页面右上角的“退出”按钮安全退出系统，避免在公共设备上长时间保持登录状态。

2.1.2个人信息维护

用户应定期检查并更新个人信息，包括联系方式、紧急联系人等。路径通常为：【个人中心】-【个人信息】。确保信息准确无误，以便接收系统通知及重要人事信息。

2.1.3密码修改与安全提示

为保障账户安全，用户应定期修改登录密码。密码设置应包含字母、数字及特殊符号，避免使用过于简单或与个人信息相关的字符组合。切勿向他人泄露密码，如怀疑密码泄露，应立即修改并通知系统管理员。

2.2核心功能模块操作

2.2.1组织管理

组织管理模块主要由HR部门负责维护。管理员可根据企业战略调整，在系统中新增、修改或撤销部门，调整部门层级与汇报关系。操作时需注意数据的关联性，确保部门变动不影响历史数据的查询与统计。普通用户通常仅拥有查看权限。

2.2.2员工信息管理

*信息录入：HR专员在员工入职时，需在系统中准确录入其基本信息、任职信息、合同信息等。录入时应严格遵循数据字典规范，确保字段完整、格式正确。

*信息查询与导出：用户可根据权限查询员工信息，支持按姓名、工号、部门等多条件组合查询。查询结果可按需导出为常用格式（如Excel），但导出数据需严格遵守数据保密规定。

*信息变更：当员工发生岗位变动、职级调整、联系方式更新等情况时，HR专员或相关负责人应及时在系统中进行变更操作，并留存变更记录。

2.2.3招聘管理

*需求提报：业务部门根据用人需求，在系统中提交招聘需求申请，注明岗位名称、任职要求、招聘人数、到岗时间等信息。

*简历管理：HR部门收集简历后，可批量导入系统或手动录入候选人信息，进行筛选、评级与面试安排。系统支持与外部招聘渠道对接，自动获取简历。

*面试流程：在系统中发起面试流程，通知面试官，记录面