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差旅费报销流程及标准

引言

差旅费作为企业运营中一项常规且必要的支出，其规范管理与高效报销不仅关系到企业的成本控制，更直接影响员工的工作积极性与满意度。为进一步优化内部管理，明确报销标准，简化报销流程，确保差旅费报销的合规性、及时性与准确性，特结合最新政策要求与实际运营情况，对公司差旅费报销流程及标准进行梳理与更新。本文将详细阐述最新的报销政策、具体标准及操作步骤，旨在为各部门及员工提供清晰的指引。

一、差旅费报销基本政策与原则

（一）定义与范围

差旅费是指员工因公务出差期间所发生的各项费用，包括但不限于交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费等。出差事由需与公司业务直接相关，如客户拜访、市场调研、参加会议、项目实施等。

（二）报销基本原则

1.真实性原则：所有报销凭证必须真实有效，出差事由必须真实合理，严禁虚报、冒领。

2.合规性原则：报销范围、标准及流程必须符合公司财务制度及国家相关规定。

3.及时性原则：出差人员应在差旅结束后规定时限内（通常为返回工作地后X个工作日内）办理报销手续。

4.经济性原则：在符合公务需求的前提下，应选择经济、便捷的交通方式及住宿条件，力求节约开支。

（三）事前审批要求

除紧急公务外，员工出差前均需通过公司指定的审批系统提交《出差申请单》，注明出差事由、目的地、预计天数、同行人员、交通方式及预算等信息，经相关负责人审批同意后方可出行。未履行事前审批手续的差旅费用，原则上不予报销。

二、最新差旅费报销标准细则

（一）交通费报销标准

交通费指员工因公出差乘坐飞机、火车、轮船、长途汽车等公共交通工具所发生的费用。

1.飞机：

*公司高层管理人员（如总经理、副总经理等）及相当职级人员可乘坐经济舱，特殊情况需乘坐公务舱的，需总经理特批。

*部门经理及以下人员原则上乘坐经济舱。若因行程紧急或无经济舱等特殊情况需升级舱位，需提前申请并经分管领导审批。

*机票购买应通过公司统一采购平台或指定合作代理商，以获取更优价格及服务。

2.火车：

*公司高层管理人员及相当职级人员出差，火车行程超过X小时（或X公里）可乘坐软卧或一等座；低于此标准的，乘坐硬卧或二等座。

*部门经理及以下人员出差，火车行程超过X小时（或X公里）可乘坐硬卧或二等座；低于此标准的，乘坐硬座或二等座。

*原则上不允许乘坐全列软席列车的一等座及以上席别，特殊情况需审批。

3.轮船：

*公司高层管理人员及相当职级人员可乘坐二等舱。

*其他人员可乘坐三等舱。

4.长途汽车：凭正规车票实报实销。

5.市内交通：

*出差目的地市内交通费用，一般采用定额补助与实报实销相结合的方式。

*定额补助标准：按出差自然天数计算，每人每天X元。若实际发生的市内交通费（如出租车票、网约车发票）超出定额，需提供详细行程说明并经部门负责人审批后方可实报实销，但原则上不得显著超出合理范围。

*鼓励优先选择公共交通出行。

（二）住宿费报销标准

住宿费指员工因公出差期间入住宾馆、酒店所发生的费用。

1.住宿标准：根据出差人员职级及出差目的地经济水平，设定不同的住宿标准上限（单位：元/天·人）。

*一线城市（如北京、上海、广州、深圳等）：

*公司高层管理人员：X元

*部门经理：X元

*其他人员：X元

*二线城市：

*公司高层管理人员：X元

*部门经理：X元

*其他人员：X元

*其他地区：

*公司高层管理人员：X元

*部门经理：X元

*其他人员：X元

*（注：具体城市分类及对应标准由公司根据国家相关规定及市场行情定期更新）

2.报销规定：

*住宿费在标准限额内凭发票据实报销。超支部分原则上由个人承担，特殊情况（如会议统一安排、旺季无房等）需书面说明原因并经分管领导审批后方可报销。

*两人同性出差，原则上应合住标准间，报销时按不超过两人标准合计的70%-80%执行（具体比例由公司规定）。

*鼓励通过公司协议酒店或统一采购平台预订，以获取优惠价格。

（三）伙食补助费标准

伙食补助费是对员工出差期间就餐费用的补助，按出差自然天数计算，包干使用，不再凭票报销。

1.一般地区：每人每天X元。

2.特殊地区（如偏远地区、艰苦地区等，具体名单由公司规定）：每人每天X元。

3.若出差期间已享受免费工作餐（如会议提供、客户招待等），应相应扣减或不再发放当天的伙食补助费。

（四）市内交通费补助（如采用统一包干）

若公司对市内交通费采用统一包干补助方式，则不再报销市内交通票据。补助标准通常为每人每天X元，按出差自然天数计算。

三、差旅费报销详细流程

（一）出差前准备与审批

1.员工登录公司OA