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档案文件归档管理规范及保管期限

档案，作为组织与个人活动的原始记录，承载着不可替代的历史凭证与情报价值。科学、规范的归档管理与合理的保管期限设定，是确保档案真实性、完整性、可用性与安全性的基石。本文旨在系统阐述档案文件归档管理的核心规范，并探讨保管期限的划分原则与实践要点，以期为相关工作提供具有操作性的指引。

一、档案文件归档管理规范

档案文件的归档管理是一项系统性工作，贯穿于文件的形成、流转直至最终归档的整个生命周期。其核心目标在于确保应归档的文件材料能够及时、准确、完整地进入档案管理体系。

（一）归档范围的确定

归档范围的界定是归档工作的首要环节，直接关系到档案资源的质量与价值。应依据相关法规与本单位实际，明确哪些文件材料属于归档范畴。通常而言，凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位工作、国家建设和历史研究具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均应列入归档范围。这包括但不限于：决策性文件、指导性文件、业务性文件、凭证性文件、总结报告、会议记录、重要的往来函电等。同时，也需明确不归档文件的范围，如临时性事务文件、重份文件、无查考价值的一般性文件等，以避免档案冗余。

（二）归档时间的规定

为避免文件散失，确保归档的及时性，必须明确各类文件的归档时间。一般情况下，日常工作中形成的文件材料，应在办理完毕后及时整理归档；对于一些具有阶段性或周期性特点的工作，可在一个阶段结束或一个周期完成后进行归档；年度性总结、计划等文件，应在次年规定时间内完成归档。电子文件的归档时间，可根据其形成特点和管理要求，采用实时归档或定期归档的方式。

（三）归档文件的质量要求

归档文件的质量是决定档案可用性的关键。具体要求如下：

1.真实性与原始性：归档文件必须是办理完毕的原始件，手续齐全，真实反映各项活动的本来面貌。复印件或传真件除非有特殊说明并加盖有效印章，一般不宜作为原始档案归档。

2.完整性：每份文件的各个组成部分应齐全，如文件的正本、定稿、附件等；成套性文件应保持其有机联系，完整归档。

3.规范性：文件用纸规格应符合标准，书写材料应耐久、清晰，字迹工整，符合档案保护要求。外文材料若需归档，应有相应的中文译本。

4.系统性：归档文件应按照一定的逻辑关系进行分类、排列和编号，便于后续的管理和检索。

（四）归档整理的方法与步骤

归档整理是将零散的文件材料系统化、条理化的过程，通常包括分类、排列、编号、编目等环节。

1.分类：根据本单位档案分类方案，将归档文件按其内容属性、形成年度、保管期限等进行逐级分类。

2.排列：在分类的基础上，按照文件形成的时间顺序或事由的重要程度、逻辑关系进行排列。

3.编号：对排列好的文件编制档号，档号应具有唯一性和稳定性，便于识别和管理。

4.编目：依据编号结果，填写卷内文件目录或归档文件目录，著录文件的基本信息，如文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等，为检索提供指引。

5.装订与装盒：按照规定的要求对文件进行装订，以保护文件并便于翻阅。装订成册的文件应装入符合标准的档案盒，并填写档案盒封面、盒脊等信息。

（五）归档手续的履行

文件归档时，移交方与接收方应办理严格的交接手续。交接双方需共同清点归档文件的数量、检查文件质量，并填写《档案交接文据》，注明交接的案卷（件）数、页数、起止日期、交接时间、双方责任人签字等信息，以明确责任。

二、档案保管期限的划分

档案保管期限是指档案自形成之日起，到其失去查考利用价值、按规定予以销毁或永久保存为止的时间。科学合理地划分保管期限，对于优化档案资源配置、提高管理效率、降低管理成本具有重要意义。

（一）保管期限划分的原则

1.价值原则：这是划分保管期限的首要依据。即根据档案对本单位、国家和社会在政治、经济、科学、文化、历史等方面的查考利用价值大小来确定。价值越大，保管期限越长。

2.法定原则：划分保管期限必须严格遵守国家有关档案法规和行业标准的规定，确保划分工作的权威性和统一性。

3.动态原则：随着时间推移和社会发展，某些档案的价值可能发生变化。因此，保管期限的划分并非一成不变，需要定期进行鉴定，根据实际情况进行调整。

4.适度原则：在满足利用需求的前提下，避免不适当地延长保管期限，以减少不必要的存储和管理负担。

（二）保管期限的等级划分

通常，档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限又可根据实际需要划分为不同的年限档次。

1.永久保管：凡是反映本单位主要历史面貌、具有长远查考利用价值和历史研究价值的档案，均应列为永久保管。这类档案需要永久保存，不得销毁。例如，本单位的设立、撤销、合并、分立等重大变革的文件；重要的方针政策、发展规划、年度总结；重要的合同、协议、产权证明；以及对国家和社会有特殊意义的名人档案、