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学校综合办公室信息共享管理

**一、概述**

学校综合办公室作为信息枢纽，承担着跨部门、跨层级的信息传递与共享职能。高效的信息共享管理能够提升行政效率、优化资源配置、减少沟通壁垒。本指南旨在规范信息共享流程，明确职责分工，确保信息安全与合规性。

**二、信息共享管理原则**

（一）合法合规原则

1.严格遵守学校内部管理规定，确保信息共享不侵犯个人隐私或商业机密。

2.信息传递需基于授权或必要工作需求，禁止非正式渠道传播敏感数据。

（二）最小权限原则

1.仅向直接工作相关的部门或人员提供必要信息，避免过度扩散。

2.定期审核信息访问权限，及时撤销离职或调岗人员的访问权限。

（三）安全保密原则

1.对涉密信息采取加密传输或物理隔离措施（如纸质文件传阅需登记）。

2.建立信息泄露应急预案，明确报告流程与责任部门。

**三、信息共享流程**

（一）信息发布与传递

1.**需求申请**：各部门填写《信息共享申请表》，注明共享目的、信息范围及使用期限。

2.**审批流程**：综合办公室在2个工作日内完成审核，特殊紧急信息需主管领导签字确认。

3.**传递方式**：

-电子信息通过学校统一邮件系统或内部协作平台发送，需抄送至信息管理部门。

-纸质文件通过登记签收制，接收方需签字确认并按时归还。

（二）信息使用与反馈

1.**使用规范**：

-禁止复制、转发超出授权范围的信息。

-个人或部门需妥善保管共享文件，定期清理临时性数据。

2.**效果反馈**：使用方需在5个工作日内提交《信息使用反馈表》，内容包括信息价值评估及改进建议。

（三）信息回收与归档

1.**到期回收**：对于有限期信息，系统自动或人工提醒到期停用。

2.**归档管理**：综合办公室按季度整理共享记录，建立电子台账，纸质文件归档至档案室，保存期限参考《档案管理制度》。

**四、职责分工**

（一）综合办公室职责

1.制定并维护信息共享管理制度。

2.监督信息传递全流程，处理违规行为。

3.每季度开展信息安全培训，覆盖全体行政人员。

（二）使用部门职责

1.如实填写申请表，确保共享目的明确。

2.负责本部门信息终端的安全管理（如设备锁屏、病毒查杀）。

（三）信息管理部门职责

1.提供技术支持（如加密工具配置）。

2.定期检查系统日志，发现异常及时通报。

**五、附则**

本指南自发布之日起施行，综合办公室负责解释与修订。各部门需指定联络人负责信息共享相关事务，联系方式及表格模板可查阅内部平台公告。

**三、信息共享流程（续）**

（一）信息发布与传递（续）

1.**需求申请（细化步骤）**：

(1)**填写申请表**：各部门指定专人（通常为行政助理或部门秘书）使用电子模板填写《信息共享申请表》，内容需包含：

-申请部门名称及联系方式；

-信息接收部门/人员（需列出具体姓名及岗位）；

-共享信息类型（如：会议纪要、项目进度报告、财务数据摘要等）；

-共享目的（需与具体工作任务直接关联，如“用于XX项目协作”“用于XX活动筹备”）；

-预计使用期限（建议最长不超过30天，特殊情况需主管领导批准）；

-信息保密等级（可选：一般、内部、有限）；

(2)**附件上传**：如需共享非结构化数据（如Excel表格、Word文档），需在申请表中注明文件名及存放路径（若为电子文件）。

(3)**部门负责人审核**：提交至部门主管签字确认，确保共享需求真实必要。

2.**审批流程（细化标准）**：

(1)**综合办公室初审**：

-检查申请表完整性，重点核对：

-是否存在重复申请（系统将记录历史共享记录）；

-信息范围是否与工作需求匹配（避免“一刀切”共享）；

-接收人员是否仅限直接相关岗位。

-异常处理：若发现申请不合理，需在1个工作日内联系申请部门沟通修订。

(2)**主管领导审批**：

-对于保密等级为“内部”以上的申请，需提交至分管校领导或综合办公室主管签字；

-审批时限：常规申请不超过2个工作日，紧急申请需优先处理并记录原因。

3.**传递方式（补充规范）**：

-**电子信息安全要求**：

-优先使用学校加密邮件系统，附件需设置阅读密码或限制下载次数；

-聊天工具传输仅限10MB以下文件，大文件需通过网盘并设置访问权限；

-邮件主题格式统一为：“【共享信息】[申请部门]-[接收部门]-[日期]”。

-**纸质文件交接标准**：

-需在《纸质文件交接登记簿》中记录：

-交接日期、时间；

-发送方/接收方完整信息；

-文件名称、份数、密级；

-接收方签字栏（需手写全名）；

-超过10份的纸质文件建议使用内部物流系统配送，并要求签收人拍照留存。

（二）信息使用与反馈（补充机制）