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劳动合同管理规范指引

引言

劳动合同是确立用人单位与劳动者劳动关系、明确双方权利和义务的法律文书，也是维护双方合法权益的基本依据。规范劳动合同管理，不仅是企业依法用工、防范用工风险的内在要求，更是构建和谐稳定劳动关系、促进企业健康发展的重要保障。本指引旨在结合实践经验与相关法律法规要求，为企业提供一套系统、实用的劳动合同管理操作规范，以期帮助企业提升劳动合同管理水平，降低用工成本与风险。

一、劳动合同签订前的准备与审查

劳动合同的规范管理，应始于用工意向达成之前。充分的事前准备与审慎审查，是防范后续风险的第一道防线。

1.1入职审查

企业在决定录用员工前，应对拟录用人员进行全面、细致的背景审查。审查内容应至少包括：

*身份与资质审查：核实劳动者身份信息的真实性，确保其年满法定就业年龄，具备相应的民事行为能力。对于有职业资格要求的岗位，需审查其是否持有有效的相应资格证书。

*劳动关系状态审查：关键在于确认劳动者与其他用人单位是否已解除或终止劳动关系。可要求劳动者提供离职证明，并通过合理方式进行核实，以避免因招用未解除劳动合同的劳动者而承担连带责任。

*竞业限制与保密义务审查：对于从竞争对手或有特定保密要求行业转入的劳动者，需明确其是否负有未到期的竞业限制义务或保密义务，评估其入职可能带来的法律风险。

*健康状况审查：可根据岗位要求，组织劳动者进行入职体检，确保其身体状况能胜任工作。体检项目应与工作内容相关，避免歧视性体检。

1.2劳动合同文本的准备

企业应根据自身特点及不同岗位需求，拟定或选用合法、规范、详尽的劳动合同文本。

*合法性：劳动合同文本的所有条款必须符合现行劳动法律法规的强制性规定，不得设置免除自身法定责任、排除劳动者权利的条款。

*明确性：合同条款应清晰、具体，避免模糊不清或容易产生歧义的表述。特别是工作内容、工作地点、劳动报酬、工作时间、合同期限等核心条款，必须明确约定。

*完整性：除法定必备条款外，可根据企业实际需要，增设培训服务期、保密与竞业限制、知识产权归属等约定条款。建议采用当地劳动行政部门推荐的示范文本作为基础，并结合企业实际进行补充和完善。

*定制化：对于特殊岗位或有特殊要求的员工，可在通用合同文本基础上，另行签订补充协议，明确特定权利义务。

1.3告知义务的履行

用人单位在招用劳动者时，应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及劳动者要求了解的其他情况。同时，也有权要求劳动者如实说明与劳动合同直接相关的基本情况。此过程建议留有书面记录，例如让劳动者签署《入职信息告知确认书》等文件。

二、劳动合同的订立与生效

在完成上述准备与审查工作后，企业应及时与劳动者订立书面劳动合同。

2.1订立时间

建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。

2.2试用期的约定

试用期是劳动合同期限的组成部分，应包含在劳动合同期限内。

*期限限制：劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期。以完成一定工作任务为期限的劳动合同或者劳动合同期限不满三个月的，不得约定试用期。

*工资标准：劳动者在试用期的工资不得低于本单位相同岗位最低档工资或者劳动合同约定工资的百分之八十，并不得低于用人单位所在地的最低工资标准。

2.3合同条款的明确

劳动合同应包含以下必备条款：用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人；劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；劳动合同期限；工作内容和工作地点；工作时间和休息休假；劳动报酬；社会保险；劳动保护、劳动条件和职业危害防护；法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。约定条款如试用期、培训、保守秘密、补充保险和福利待遇等，也应明确约定。

2.4订立形式与份数

劳动合同应当采用书面形式。劳动合同文本由用人单位和劳动者各执一份。企业应确保劳动者本人亲笔签名，并加盖企业公章或合同专用章，注明签署日期。建议在合同签订时，对关键条款向劳动者进行必要的解释和说明，并留存相关沟通记录。

2.5生效与履行

劳动合同由用人单位与劳动者协商一致，并经用人单位与劳动者在劳动合同文本上签字或者盖章生效。劳动合同生效后，双方均应严格遵守，全面履行各自的义务。企业应建立劳动合同台账，对合同签订、履行、变更、续订、解除、终止等情况进行动态管理。

三、