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人事档案管理流程与电子化操作手册

前言

人事档案作为记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况的重要载体，是企业人力资源管理的核心组成部分。科学规范的人事档案管理，不仅是维护员工合法权益的基础，更是企业进行人才选拔、任用、考核、奖惩及制定发展战略的重要依据。随着信息技术的飞速发展，人事档案管理正逐步从传统的纸质化模式向电子化、数字化方向转型。本手册旨在系统梳理人事档案管理的全流程，并详细阐述电子化操作的具体方法与要点，以期为相关从业人员提供专业、实用的指导，提升人事档案管理的效率与水平，确保档案信息的真实性、完整性、安全性和可利用性。

第一章人事档案管理基础流程

1.1档案的建立

档案建立是人事档案管理的起点，必须确保及时、准确、完整。

*归档范围明确：严格按照国家及企业内部规定，明确员工入职后应归档的材料范围，通常包括但不限于：履历材料、鉴定考核考察材料、学历学位与专业技术职务材料、奖惩材料、党团材料、工资福利与任免材料等。入职时，应由人力资源部专人负责指导员工填写《员工档案材料清单》，并收集相关原始材料。

*材料审核：对收集到的材料进行初步审核，检查材料的真实性、有效性、完整性。例如，学历学位证书需核实其真伪，各类审批表需检查签字盖章是否齐全。对于不符合要求的材料，应及时通知员工补充或退回。

*建档登记：为审核合格的员工建立档案卷（袋），编制唯一的档案编号。档案编号可采用企业自定义规则，包含部门、入职年份等信息，便于识别与管理。同时，建立《人事档案登记簿》，记录档案编号、员工姓名、建档日期等基本信息。

1.2档案材料的收集与鉴别

档案材料的持续收集与严格鉴别是保证档案内容充实、真实的关键环节。

*日常收集：人力资源部应指定专人负责档案材料的日常收集工作。员工在工作期间产生的新档案材料，如年度考核表、奖惩决定、培训证书、职称变动、工资调整等，相关部门或员工本人应在规定时间内提交至档案室。建立材料交接清单，双方签字确认，确保责任明确。

*定期核对：定期（如每季度或每半年）对在职员工档案材料的完整性进行核查，确保应归档材料无遗漏。特别是对于员工发生重大事项变动（如职务晋升、离职等）时，应及时核查并补充相关材料。

*材料鉴别：对收集到的每一份材料进行认真鉴别。重点审查材料的真实性，有无伪造、涂改痕迹；审查材料的规范性，格式是否符合要求，手续是否完备；审查材料的相关性，是否属于人事档案归档范围，与员工个人情况是否直接相关。对于虚假、无效或不相关的材料，不予归档，并做好记录。

1.3档案材料的整理与保管

档案材料的科学整理与妥善保管是档案管理规范化的核心。

*分类排序：按照档案材料的性质和《干部档案整理工作细则》等相关规定，对材料进行分类（如履历类、考核鉴定类、学历学位类等），同一类别的材料按照形成时间或逻辑关系进行排序。

*编写页码与目录：对每份材料编写页码，确保页码清晰、连续。根据材料的分类和排序，编制详细的《档案材料目录》，列出材料名称、页码、形成日期等信息，便于查阅。

*装订成册：将整理好的材料装订成册，做到整齐、牢固。装订时注意保护材料原始状态，避免损坏。

*库房保管：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。档案柜应选用坚固耐用的金属柜，档案存放应按照档案编号顺序排列，便于存取。建立库房管理制度，严格限制非档案管理人员进入。

1.4档案的流转与利用

档案的合理流转与有效利用是发挥档案价值的重要途径。

*内部流转：因员工调动、晋升、考核等原因需要内部调阅档案时，需由相关部门提出申请，经人力资源部负责人批准后，由档案管理员负责档案的传递。档案传递过程中应确保安全，避免遗失或损坏，并做好交接记录。

*外部借阅：外部单位因政审、考察等特殊原因需要借阅档案时，必须持单位介绍信和有效身份证件，经企业分管人力资源工作的领导批准。档案原则上不得带出档案室，确需借出的，须严格限定借阅期限，并由借阅单位出具借条，明确责任。档案管理员应对借出档案进行登记，并及时催还。

*利用规范：查阅档案时，必须在指定的阅档室进行。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。查阅涉密档案，需遵守国家及企业保密规定。查阅档案后，如需复制材料，须经档案管理员同意，并由档案管理员负责复制，复制件需加盖档案证明章。

1.5档案的保密与安全

人事档案包含大量个人敏感信息，保密与安全工作至关重要。

*保密教育：定期对档案管理人员及相关人员进行保密教育，增强保密意识，严格遵守国家保密法律法规和企业保密制度。

*权限控制：明确档案查阅、复制、摘