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采购基本流程

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目录

01

需求确认与审批

02

供应商开发与评估

03

合同签订与管理

04

订单执行与跟踪

05

验收与入库管理

06

结算与总结优化

01

需求确认与审批

部门需求交流流程

需求收集

采购部门主动与各部门沟通，收集其物资或服务需求，了解需求的详细情况和特殊要求。

需求确认

需求变更

采购部门对收集到的需求进行初步整理和确认，确保需求的准确性和有效性，并与相关部门进行充分沟通。

在采购过程中，如遇到需求变更，需及时与相关部门协商，重新确认需求，并调整采购计划。

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2

3

预算合规性审核

预算编制

采购部门根据需求确认结果，编制详细的采购预算，包括采购物品、数量、价格等信息。

01

预算审核

财务部门对采购预算进行审核，确保采购预算在公司预算范围内，并符合公司财务制度和规定。

02

预算调整

如采购预算超出公司预算范围，采购部门需与财务部门协商，对预算进行调整或重新申请预算。

03

采购申请单标准化

采购部门制定统一的采购申请单格式，包括采购物品、数量、价格、供应商等关键信息，确保采购信息的准确性和完整性。

申请单格式

审核流程

存档管理

采购申请单需经过相关部门审核，如财务、法务等，确保采购申请符合公司制度和法律法规要求。

采购申请单审核通过后，需进行存档管理，以备后续跟踪和审计。

02

供应商开发与评估

供应商资质筛选标准

营业执照和经营许可

行业经验和专业能力

质量和环境认证

财务状况和信誉度

检查供应商是否具备合法经营资质，包括营业执照和经营许可证等。

评估供应商是否通过ISO9001质量认证和ISO14001环境认证等。

考虑供应商在行业中的经验和专业能力，包括技术实力、生产能力、质量控制等。

评估供应商的财务状况和信誉度，确保供应商能够稳定供货并承担相应责任。

比价/招标操作流程

制定比价/招标清单

明确需要采购的物品或服务，制定详细的清单和规格要求。

02

04

03

01

收集和比较报价

收集各供应商的报价，并进行比较和分析，确定最优采购方案。

发布比价/招标信息

通过公开渠道发布比价或招标信息，邀请潜在供应商参与。

谈判和签订合同

与选定供应商进行商务谈判，最终签订合同并明确双方的权利和义务。

风险评估与备选方案

评估供应商风险

评估选定供应商可能存在的风险，如供应链中断、质量问题等。

制定风险应对策略

针对潜在风险制定相应的应对策略，如建立备用供应商、加强质量监控等。

备选供应商筛选

在主要供应商之外，筛选一些备选供应商，以应对可能出现的突发情况。

供应链多元化

通过多元化供应链，降低对单一供应商的依赖，提高采购的稳定性和灵活性。

03

合同签订与管理

核心条款拟定规范

质量标准

价格与支付条款

交货与验收条款

违约责任

明确双方对产品或服务的质量要求，确保交易物品符合预期。

详细列明价格、支付方式、支付期限等相关事项，避免后续产生争议。

明确交货时间、地点、方式以及验收标准和程序，确保交易顺利进行。

规定双方违约时的责任承担方式，包括赔偿损失、解除合同等。

法律风险规避要点

合同主体合法性

证据留存

条款合法性

争议解决方式

确保合同双方具有合法经营资格和资质，降低合同无效风险。

合同条款应符合法律法规规定，不得存在违法内容，避免法律纠纷。

注意保存合同原件、交易凭证、往来函件等相关证据，以便在纠纷时维权。

约定明确的争议解决方式，如协商、调解、仲裁或诉讼等，并提前了解相关程序。

实名认证

通过电子认证机构对双方身份进行核实，确保交易双方真实可信。

电子签名技术

采用可靠的电子签名技术，确保合同内容的完整性和签署的真实性。

合同存储与管理

将电子合同存储在安全可靠的电子介质上，并备份存档，防止数据丢失或篡改。

电子化交易凭证

将交易过程中的相关凭证进行电子化处理，便于随时查阅和追溯。

电子化签约流程

04

订单执行与跟踪

根据生产计划或库存需求，明确采购物品的名称、规格、数量、质量等要求。

依据供应商评估、比价等流程，确定最优供应商并签订合同。

按照企业内部格式编制采购订单，包括订单编号、采购物品信息、交货时间、地点等。

按照企业规定，进行采购订单的审批，确保采购活动符合企业政策和法规。

采购订单生成标准

采购需求确认

供应商选择

订单编制

审批流程

交期动态监控机制

交期跟踪

预警系统

交货检验

交期调整

实时跟踪供应商生产进度和交货时间，确保采购物品按时交付。

建立预警机制，当供应商出现延迟交货或异常情况时，及时发出警报并采取相应措施。

在交货前对采购物品进行质量检验，确保采购物品符合合同要求。

根据实际情况，与供应商协商调整交货时间，确保生产和供应的连续性。

异常情况处理预案

供应商问题

质量问题处理

物流问题

不可抗力因素

若供应商出现