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房地产公司合同管理流程规范

引言

在房地产行业的运营体系中，合同管理占据着核心枢纽地位。其贯穿于项目开发的全生命周期，从土地获取、规划设计、工程建设，到市场销售、物业管理等各个环节，均离不开合同的规范约束与风险保障。一套科学、严谨、高效的合同管理流程，不仅是企业合法权益的坚实屏障，更是提升运营效率、控制经营风险、保障项目顺利推进乃至实现战略目标的关键所在。本规范旨在系统梳理房地产公司合同管理的各个环节，明确各部门职责，优化管理路径，以期为企业稳健发展奠定坚实基础。

一、合同准备与策划阶段

合同管理的源头在于充分的准备与周密的策划。此阶段的工作质量直接影响后续合同的履行效率与风险控制水平。

1.1合同需求发起与审批

业务部门根据项目进展或经营需要，提出合同签订需求。需求应明确合同标的、数量、质量要求、履行期限、预算金额、合作方式及主要商务条款设想等核心要素。发起部门需填写《合同立项申请表》，经部门负责人审核后，按公司权限逐级报批。对于重大或复杂的合同需求，应附可行性分析报告或专项说明。

1.2合作方选择与管理

合同需求获批后，进入合作方的选择阶段。应坚持“公平、公正、公开”原则，优先选择信誉良好、实力雄厚、履约能力强的合作方。

*资格审查：对潜在合作方的工商资质、主营业务、财务状况、类似项目业绩、商业信誉、诉讼记录及相关许可证明等进行严格审查，必要时进行实地考察。

*信息建档：建立合格合作方信息库，动态更新合作方履约评价及信用记录，实施分级分类管理。对于重要合作方，应签订长期战略合作协议或框架协议。

1.3标准合同文本选用与定制

为提高效率、降低风险，公司应建立并持续完善标准合同文本体系。

*优先选用标准文本：对于常规业务，如工程施工、设备采购、物业管理等，应优先选用经法务部门审定的标准合同文本。

*非标合同定制：对于特殊或复杂业务，无标准文本可供选用时，由业务部门牵头，会同法务部门根据项目具体情况起草或委托专业律师起草合同文本。起草过程中应充分考虑项目特点、行业惯例及潜在风险。

二、合同谈判与起草阶段

合同谈判与起草是将各方意愿转化为法律语言的关键过程，需要业务部门与法务部门紧密协作。

2.1谈判策略与组织

业务部门负责人应根据合同的重要性和复杂程度，组建谈判小组。谈判前应制定详细的谈判策略，明确核心诉求、可让步条款及底线。重大合同谈判，法务部门应参与支持，提供法律意见。谈判过程中应做好记录，形成谈判纪要，重要事项需双方签字确认。

2.2合同文本起草与初审

以经审批的合同需求和谈判成果为基础，参照标准文本或另行起草合同文本。合同文本应内容完整、条款明确、逻辑清晰、权责对等。起草完成后，由业务部门进行内部初审，确保合同内容与谈判结果一致，符合业务实际需求。

三、合同审核与审批阶段

合同审核与审批是控制合同风险的核心环节，旨在通过多部门协同把关，确保合同的合法性、合规性、完整性和公允性。

3.1法务审核

业务部门完成初审后，将合同草案及相关背景资料提交法务部门进行专业法律审核。法务部门重点审核合同主体资格、意思表示真实性、内容合法性、条款完备性、权利义务平衡性、违约责任明确性、争议解决方式适当性等。法务审核后应出具书面审核意见，业务部门应根据审核意见进行修改。

3.2相关部门会签

根据合同性质及涉及范围，合同需提交财务、成本、工程、营销等相关职能部门进行会签审核。

*财务部门：审核合同付款方式、税务处理、发票要求等财务相关条款的合规性与可行性。

*成本部门：审核合同价款构成、计价依据、结算方式等是否符合成本控制要求。

*工程部门（如适用）：审核工程范围、质量标准、工期、验收标准等技术条款的合理性。

*其他相关部门：根据职责对合同相关条款提出专业意见。

3.3审批流程

合同经法务审核及相关部门会签通过后，按照公司规定的审批权限和流程，逐级报请相应层级的领导审批。审批人应仔细审阅合同内容及各部门意见，对合同的整体风险和可行性进行评估并决策。对于审批过程中提出的修改意见，业务部门需及时落实并反馈。

四、合同签署与用印管理阶段

合同经最终审批通过后，进入签署与用印环节，此环节需严格遵守公司印章管理规定，确保签署行为的规范性和严肃性。

4.1合同文本确认

业务部门在正式签署前，需再次核对合同文本与审批定稿版本是否一致，确保无任何未经审批的修改。

4.2签署主体与授权

合同签署应由法定代表人或其授权委托的代理人进行。授权委托需有书面授权委托书，明确授权范围和权限期限。对外签署的合同，应要求合作方提供其法定代表人身份证明或授权委托书。

4.3用印审批与登记

履行公司用印审批程序，填写《用印申请单》，经审批后到印章管理部门用印。印章管理人员应对用印文件的合规性、审批完整性进行复