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企业合同审核流程与标准化文件
一、适用范围与业务场景
本流程及标准化文件适用于企业各类对外合同的审核与管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作开发合同等。具体业务场景涵盖：
业务部门与合作方达成初步合作意向，需拟定正式合同时；
合同条款涉及企业核心利益（如金额、权责、违约责任等），需多部门协同审核时；
合同履行前需完成内部审批流程，保证合规性与风险可控时；
合同签署后需归档管理，便于后续查阅与履约跟踪时。
二、合同审核全流程操作指引
1.合同发起与前置准备
责任主体：业务部门（如销售部、采购部、项目部等）
操作内容：
明确合作需求：业务部门与合作方沟通确认合作细节（如标的物、数量、价格、履行期限、质量标准等），形成《合作需求说明》（可附作为合同附件）。
收集基础材料：收集合作方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书等），保证合作方为合法存续的法人/其他组织，具备相应履约能力。
拟定合同草案：根据合作需求及企业标准合同模板（如有），起草合同文本，明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等核心条款。
关键节点：合作方主体资格需核实（可通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道查询，避免与失信主体合作）；合同草案需包含《民法典》规定的必备条款（如当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等）。
2.部门协同审核
责任主体：业务部门（发起）、法务部门（合规审核）、财务部门（财务条款审核）、相关业务部门（如技术部、运营部等，必要时）
审核顺序与要点：
审核部门
审核要点
输出结果
业务部门
1.合作内容是否符合业务目标；2.标的物/服务描述是否准确，与需求说明一致；3.履行期限、交付方式是否可行。
确认业务条款无误，签字确认。
法务部门
1.主体合法性：合作方资质、签约人授权是否有效；2.条款合规性：是否存在法律风险（如格式条款、无效约定）；3.权责对等性：双方权利义务是否平衡，违约责任是否明确；4.争议解决方式：约定管辖法院/仲裁机构是否明确。
出具《法务审核意见书》，标注修改建议。
财务部门
1.价款、税费、支付方式是否清晰，是否符合财务制度；2.发票类型、开票时间是否约定明确；3.涉及保函、保证金等条款是否合理。
出具《财务审核意见书》，确认财务条款合规。
其他部门
（如技术部）技术参数、验收标准是否明确；（如运营部）履约流程是否符合运营规范。
出具部门专项审核意见（如需）。
关键节点：
审核过程中若存在意见分歧，由业务部门牵头组织协调，形成统一意见后修改草案；
法务或财务部门审核不通过的，需明确说明理由并给出修改方向，业务部门据此调整后重新提交审核。
3.合同修改与定稿
责任主体：业务部门（主导修改）、法务/财务部门（确认修改）
操作内容：
业务部门根据各部门审核意见，对合同草案进行修改，形成《合同修订说明》（注明修改条款及修改原因）。
修改后的合同文本需再次提交法务、财务部门确认，保证所有审核意见已落实，无遗留风险。
最终定稿合同文本需经业务部门负责人、法务负责人、财务负责人*联合签字确认。
关键节点：重大条款（如金额、违约责任、争议解决）不得随意修改，确需调整的需重新履行审批流程。
4.审批签署
责任主体：企业管理层（根据合同金额/重要性分级审批）、授权签署人
操作内容：
分级审批：根据企业《合同管理办法》规定，按合同金额、类型分级审批（例如：10万元以下由业务副总审批；10-50万元由总经理审批；50万元以上由董事会审批）。
授权签署：审批通过后，由法定代表人或其授权的签署人（需持有《授权委托书》）在合同上签字并加盖企业公章（合同专用章）。
合作方签署：将签署完成的合同文本送达合作方，督促其及时签字盖章，保证合同双方法律效力。
关键节点：签署人需核对合同文本与定稿版本一致，避免超范围授权；公章使用需符合企业《印章管理办法》，严禁空白合同盖章。
5.合同归档与履约跟踪
责任主体：业务部门（履约跟踪）、档案管理部门（归档）
操作内容：
归档管理：合同签署完成后3个工作日内，业务部门将合同正本（至少一式两份，企业与合作方各执一份）、审批文件、审核意见书、修订说明等材料整理交档案管理部门归档，建立《合同台账》（模板见下文）。
履约跟踪：业务部门按合同约定履行义务（如交付货物、提供服务），同时跟踪合作方履约情况，及时记录履约进度（如验收报告、付款凭证等），对逾期或违约行为第一时间上报并处理。
关键节点：电子合同需存入企业合同管理系统，保证可追溯；履约过程中形成的补充协议、变更文件需作为合同附件一并归档。
三、标准化文件模板清单
1.《合同审批表》
合同编号
合同名称
合作方名称
合同金额（元）
签订日期
业务部门信息
部门
负责人*
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