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农业合作社农资集中采购管理流程

一、采购前准备阶段

（一）需求调研与统计

农户需求收集：合作社通过线下会议、线上问卷（如微信群、合作社APP）等方式，向社员农户收集种植品类（如水稻、蔬菜、果树等）、种植面积、所需农资类型（种子、化肥、农药、农膜、农机具等）、规格型号、数量及预计使用时间等信息，填写《农户农资需求登记表》。

市场行情分析：安排专人调研当地及周边农资市场价格走势、供需情况、主流品牌口碑，同时关注国家及地方农资补贴政策、质量标准更新动态，形成《农资市场调研分析报告》，为采购预算和品牌筛选提供依据。

需求汇总与审核：采购部门对《农户农资需求登记表》进行汇总，结合合作社种植规划（如规模化种植的统一品种要求）、库存情况（若有剩余农资需优先调配），编制《农资集中采购需求总表》，提交合作社理事会审核，审核通过后确定采购总量、品类及预算金额。

（二）供应商筛选与评估

供应商招募：通过公开招标、邀请报价、实地考察推荐等方式筛选供应商，要求供应商提供营业执照、生产许可证（或经营许可证）、产品质量检测报告、售后服务承诺等资质文件，建立《供应商候选名单》。

供应商评估：成立由合作社理事会成员、采购人员、技术骨干（如农业技术员）、农户代表组成的评估小组，从以下维度对候选供应商进行综合评估：

资质合规性：核查资质文件的有效性、完整性；

产品质量：查看过往产品抽检报告、农户使用反馈；

价格优势：对比不同供应商的报价，确保价格低于市场零售均价；

供应能力：评估供应商的生产规模、库存水平，确保能按时足额供货；

售后服务：了解供应商的退换货政策、技术指导服务（如施肥用药指导）、问题响应速度。

确定合作供应商：根据评估结果，确定1-3家主供供应商及1家备选供应商，签订《供应商合作意向书》，明确初步合作条款（如供货周期、质量标准、价格浮动范围）。

二、采购实施阶段

（一）采购计划制定与审批

采购部门根据《农资集中采购需求总表》和《供应商合作意向书》，制定详细的《农资集中采购计划》，内容包括：采购农资的品类、规格、数量、单价、总价、供货时间、交货地点（如合作社仓库）、付款方式（如预付30%、到货验收后付60%、质保期满付10%）。

《农资集中采购计划》提交合作社财务部门审核预算合理性，再经理事会审批，审批通过后正式启动采购。

（二）合同签订

与确定的主供供应商协商一致后，签订正式的《农资采购合同》，合同需明确以下核心条款：

双方基本信息（名称、地址、联系方式、法定代表人）；

农资详细信息（品类、规格、数量、质量标准，需附产品质量检测报告作为附件）；

价格与结算方式（单价、总价、付款时间节点、发票开具要求）；

供货时间与交货方式（具体到货日期、运输责任方、交货地点）；

质量验收标准与方式（验收时间、验收人员、不合格产品的处理方式）；

违约责任（如供应商逾期供货、产品质量不合格的赔偿方式，合作社逾期付款的责任）；

争议解决方式（协商、仲裁或诉讼）。

合同签订后，报合作社财务部门、档案管理部门备案。

（三）农资采购与运输跟踪

按照合同约定，向供应商支付预付款（若有），并告知供应商具体供货时间节点，要求其提前备货。

安排专人负责与供应商对接，跟踪农资生产、备货及运输进度，确保供应商按合同时间发货，若出现延期风险，及时协调解决或启动备选供应商预案。

运输过程中，要求供应商提供物流单号、运输车辆信息，采购人员可通过物流平台实时查询运输位置，避免农资丢失或损坏。

三、采购后管理阶段

（一）农资验收

农资到货后，合作社组织验收小组（成员包括采购人员、农业技术员、仓库管理员、农户代表），在24小时内完成验收，验收内容包括：

数量核对：对照《农资采购合同》和送货单，清点农资的品类、规格、数量是否一致；

外观检查：查看农资包装是否完好、有无破损、泄漏，标签是否清晰（包含生产日期、保质期、成分、生产厂家等信息）；

质量抽检：对化肥、农药等关键农资，按批次抽取样品（抽检比例不低于5%），送当地农业农村部门认可的检测机构进行质量检测，检测合格后方可入库；若检测不合格，立即通知供应商，按合同约定办理退换货。

验收合格后，填写《农资验收合格单》，验收人员签字确认；验收不合格的，填写《农资验收不合格报告》，明确问题情况，连同检测报告一并反馈给供应商，督促其限期处理。

（二）入库与库存管理

验收合格的农资由仓库管理员办理入库手续，填写《农资入库单》，记录农资的品类、规格、数量、入库时间、供应商信息，将农资按品类分区存放（如化肥与农药分开存放，避免交叉污染；易燃易爆农资单独存放并配备消防设施），做好防潮、防晒、防虫等防护措施。

建立《农资库存台账》，实时更新库存数量，定期（如每周）进行库存盘点，确保账实相符；对临近保质期的农资，提前3个月预警，通知农户优先领用。

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