合同管理标准化工具及其条款审核功能.docVIP

合同管理标准化工具及其条款审核功能使用指南

一、适用场景与核心价值

在企业运营中，合同管理是连接业务、法务、财务等多环节的核心纽带，常见痛点包括：条款表述不统一导致履约争议、审核流程冗长影响效率、关键风险条款遗漏埋下隐患、历史合同检索困难难以复用经验等。

本工具及功能适用于以下场景：

企业法务部门：需批量审核合同条款，保证符合法律法规及公司内部制度，降低合规风险；

采购与供应链部门：在供应商合同签订前，快速核对交付标准、付款周期、违约责任等核心条款，保障采购利益；

中小企业创业团队：缺乏专职法务人员，需通过标准化模板及智能审核，规避合同“陷阱”，提升合同起草效率；

跨部门协作场景：销售、市场等部门需自行起草合同时通过工具内置的合规指引，减少反复修改的沟通成本。

其核心价值在于：通过标准化模板库统一合同框架，通过条款审核功能自动识别风险点，推动合同管理从“经验驱动”向“流程化、数字化”转型，实现“降本、增效、控风险”的目标。

二、标准化操作流程详解

（一）前期准备：账号登录与权限配置

系统登录：用户通过企业内部账号登录合同管理平台，首次登录需修改初始密码；

权限确认：根据岗位职能确认操作权限（如“起草人”可创建合同、“审核人”可修改条款、“管理员”可维护模板库）。

（二）合同创建：选择模板与基础信息录入

进入合同管理模块：登录后“合同中心”→“新建合同”，系统自动展示合同模板分类（如“采购合同”“销售合同”“服务合同”等）；

选择适用模板：根据业务场景选择对应模板（例如“采购合同”模板），若需新建模板，“自定义模板”，按引导填写模板名称、适用范围及基础条款框架；

填写基础信息：在模板中录入合同核心基础字段，包括：

合同编号（系统自动或按规则手动填写，如“CG-2024-X”）；

合同名称（需明确标的与类型，如“办公设备采购合同”）；

签订主体信息（甲方/乙方法定名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）；

合同标的（货物名称/服务内容、规格型号、数量、质量标准等）；

合同金额（含大小写、币种、定价方式（固定单价/总价））；

履行期限（起始/结束日期、关键节点（如交付、验收时间））。

（三）条款配置：标准化条款选择与自定义补充

调用条款库：系统自动加载模板对应的标准条款库（如《民法典》相关条款、公司内部合规条款），按“主体条款+权利义务条款+违约责任条款+争议解决条款”等模块分类；

选择核心条款：根据业务需求勾选必备条款，例如：

付款条款：明确付款节点（如“预付款30%到发货，验收合格后付70%”）、付款方式（银行转账/承兑汇票）、账户信息；

违约责任条款：约定违约金比例（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）、违约情形（如“逾期交付超过15天，甲方有权解除合同”）；

争议解决条款：优先选择“甲方所在地人民法院诉讼管辖”，避免约定“仲裁”导致执行成本增加；

自定义条款补充：若标准条款无法满足业务需求，“添加自定义条款”，输入条款内容并标注“非标准条款”（系统后续将重点审核此类条款）。

（四）触发审核：流程启动与审核人分配

提交审核申请：条款配置完成后，“提交审核”，系统自动弹出审核流程配置界面；

设置审核层级：根据合同金额及风险等级设置审核环节（例如：金额≤10万元，需“部门负责人+法务”审核；金额＞10万元，需“部门负责人+法务+财务*+总经理”审核）；

分配审核人：在审核流程中选择对应岗位人员（系统支持按预设规则自动分配，也可手动指定），并添加“抄送人”（如业务部门负责人、档案管理员）。

（五）审核反馈：意见修改与二次提交

审核人操作：审核人收到待审核任务后，系统自动展示合同文本及“条款审核对照表”（见模板表格部分），审核人可：

通过：直接“审核通过”，合同进入下一环节或待归档；

驳回：填写驳回原因（如“违约责任条款未约定不可抗力情形”），合同退回至起草人修改；

提出修改意见：针对具体条款添加批注（如“第3.2条质量标准需补充‘符合国家GB/T19001-2016标准’”），起草人需根据意见修改后重新提交；

起草人修改：收到审核意见后，登录系统查看批注，对应修改条款内容，修改完成后“重新提交审核”，系统自动通知原审核人复审。

（六）归档管理：电子存档与后续查阅

定稿归档：审核通过后，“确认定稿”，系统自动电子签章入口（如对接第三方签章平台），双方完成签章后，合同状态变更为“已归档”；

分类存储：系统按“合同类型+签订年份+主体名称”自动分类存储，支持关键词检索（如合同编号、标的名称、签订主体）；

权限查阅：归档合同仅对授权人员开放查阅，支持导出PDF版本（含加密水印），禁止直接复制文本，保障信息安全。

三、核心工具模板与填写指南

（一）合同基础信息表（模板）

字段名称

填写要求

示例

合同编号

按规则填写，需唯一且可追溯（