采购订单及合同审查模板.docVIP

采购订单及合同审查模板工具说明

一、适用业务场景

本工具适用于企业内部采购活动中，对采购订单（PO）及正式合同的审查管理场景。具体包括但不限于：常规商品采购（如办公设备、原材料）、服务采购（如咨询、技术支持、外包服务）、项目采购（如工程建设、系统开发）等需通过订单明确交易细节、通过合同固化权利义务的业务场景。通过标准化审查流程，保证采购内容合规、条款严谨、风险可控，保障企业采购活动合法有序开展。

二、审查操作流程

步骤1：资料收集与前置核对

接收采购部门提交的《采购订单》及《合同（草案）》，核对资料完整性：订单需包含采购需求、供应商信息、商品/服务明细、价格、交付要求等核心要素；合同草案需具备合同主体、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等基本条款。

确认采购流程前置环节是否合规（如需求审批、供应商比价/招标记录、预算审批等），资料不全或流程缺失的，退回采购部门补充完善。

步骤2：初步合规性审查

主体资格审查：核查供应商营业执照、相关资质证书（如行业许可证、ISO认证等）是否在有效期内，合同主体名称与订单、发票信息是否一致，避免与无经营资质或“皮包公司”签约。

法律合规性审查：对照《民法典》《招标投标法》等法律法规，审查合同条款是否违反法律强制性规定（如“霸王条款”、约定无效免责情形等）。

内部审批流程审查：确认合同是否按企业内部权限审批（如金额对应的审批人、部门会签流程），重大合同需经管理层或法务部门专项审批。

步骤3：商业条款逐项审查

商品/服务信息核对：订单中的商品名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准是否与合同约定一致，服务类采购需明确服务范围、交付成果、验收标准。

价格与支付条款审查：单价、总价是否与采购订单一致，是否含税及税率，支付条件（如预付款比例、到货款、验收款、质保金比例）是否符合企业财务制度，避免约定不合理的付款节点。

交付与履约条款审查：交付时间、地点、方式是否明确，违约责任（如逾期交付、质量不达标）是否对等（既约束供应商也约束企业自身），不可抗力条款是否合理界定范围及处理方式。

知识产权与保密条款（如涉及）：明确采购商品/服务涉及的知识产权归属，保密义务的主体、范围、期限及违约责任，避免后续侵权风险。

步骤4：风险排查与修订沟通

汇总审查中发觉的问题（如条款模糊、责任不对等、流程缺失等），形成《审查意见表》，标注问题条款、修改建议及风险等级（高/中/低）。

与采购部门、业务部门沟通修订方案，对高风险条款（如违约责任、付款条件）重点协商，必要时与供应商进行多轮谈判，保证条款合法合理且兼顾企业利益。

修订完成后，重新提交审查，直至问题全部解决，形成终稿。

步骤5：最终确认与归档管理

经审查通过的合同及订单，由采购负责人、*法务专员、分管领导签字确认，加盖企业公章及合同骑缝章，订单作为合同的附件同步生效。

将最终版合同、订单、审批单、审查意见表等资料整理归档，电子版存入企业采购管理系统，纸质版按年度分类保存，保存期限不少于合同履行期满后5年，保证可追溯。

三、采购订单及合同审查模板

（一）采购订单审查表

审查项目

审查内容

审查结果（√/×）

备注/修改建议

基本信息

订单编号、日期、采购部门、申请人是否完整

供应商信息

供应商名称、统一社会信用代码、联系人、电话（脱敏处理）是否与资质文件一致

商品/服务明细

名称、规格型号、单位、数量、单价、总价是否清晰，是否与需求清单匹配

交付要求

交付时间、地点、方式是否明确，运输费用承担方是否约定

价格条款

是否含税、税率、总价大小写是否一致，折扣条件是否注明

付款条件

预付款、到货款、验收款、质保金比例及支付节点是否符合财务制度

审批流程

需求审批、预算审批、采购负责人签字是否齐全

附件清单

是否附供应商报价单、技术协议、验收标准等支撑文件

审查结论

□通过□需修改□不通过（请注明原因）

审查人

*采购专员

日期：______年_月_日

复核人

*采购负责人

日期：______年_月_日

（二）合同审查表

审查章节

审查要点

审查结果（√/×）

备注/修改建议

合同主体

甲方（企业）、乙方（供应商）名称、地址、法定代表人是否与营业执照一致，乙方资质是否有效

合同标的

商品/服务名称、规格型号、技术参数、数量是否与订单一致，质量标准是否明确（国标/行标/约定标准）

权利义务条款

双方主要权利、义务是否清晰，如甲方的付款义务、乙方的交付/服务义务

价格与支付

单价、总价、币种、含税情况、支付方式、账户信息是否准确，违约金计算方式是否合理

履行期限与地点

交付/服务开始时间、完成时间、履行地点是否明确，逾期交付的违约责任是否约定

验收标准与方式

验收流程、验收标准、验收异议处理方式是否具体，质保期限及质保责任是否明确

违约责任

双方违约情形（如逾期、质量不达标