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合同管理与风险防范工具模板

一、适用范围与典型场景

采购与销售合同（如原材料采购、产品销售）

服务合作合同（如技术开发、咨询服务、广告投放）

租赁合同（如办公场地、设备租赁）

劳动合同（适用于企业员工录用管理）

其他涉及权利义务约定的商业合作场景

二、合同管理全流程操作步骤

（一）合同准备阶段

需求明确：由业务部门提出合同需求，明确合作目的、核心条款（如标的、数量、价格、履行期限）及双方权利义务边界。

主体资格审查：

对方为企业的，需核实营业执照（最新年检状态）、经营范围、法定代表人证件号码明；

对方为自然人的，需核实证件号码信息及民事行为能力；

涉及特殊行业的（如食品、医疗），需确认对方是否具备相应资质或许可证。

资料收集：收集对方主体资格证明、过往合作信用记录（如涉诉情况、履约评价）及项目相关背景资料（如技术参数、验收标准）。

（二）合同起草阶段

确定合同类型：根据业务性质选择标准合同模板（如《买卖合同模板》《服务合同模板》），或基于模板定制条款。

核心条款拟定：

当事人信息：写明双方全称、统一社会信用代码/证件号码号、地址、联系方式，避免使用简称或模糊表述；

标的条款：明确标的名称、规格、型号、数量（含单位），服务类合同需写明服务范围、标准及交付成果；

权利义务：清晰约定双方主要权利（如收款权、验收权）和主要义务（如交付义务、保密义务）；

价格与支付：明确价款、计价方式（单价/总价）、支付条件（如“验收合格后30日内”）、支付方式（银行转账需注明账号）；

履行期限与地点：约定具体起止时间、交付/服务履行地点，涉及跨区域的需明确管辖关联；

违约责任：量化违约情形（如逾期付款、质量不达标）的违约金比例或计算方式，约定定金、押金等担保条款；

争议解决：约定协商、仲裁（明确仲裁机构）或诉讼（明确管辖法院）的解决方式，避免“既约定仲裁又约定诉讼”的无效条款。

附件补充：对技术复杂或需详细约定的内容（如技术参数、验收流程），作为合同附件，注明“附件与具有同等法律效力”。

（三）合同审核阶段

内部审核流程：

业务部门初审：审核条款是否符合业务需求，标的、数量、价格等核心数据是否准确；

法务部门复审：审核合法性（如是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等条款）、条款完整性（是否遗漏必备条款）、公平性（是否存在单方加重己方责任的“霸王条款”）；

财务部门终审：审核付款条件、发票开具要求、税务处理等财务相关条款，保证资金安全。

外部审核（可选）：对重大合同（如金额超100万元、涉及知识产权或跨境业务），可聘请外部律师或专业机构进行合规性审查。

修改确认：根据审核意见逐条修改合同，形成最终版本，并由审核部门负责人签字确认。

（四）合同签署阶段

签署主体确认：

企业需加盖公章或合同专用章（需预留印鉴备案），并由法定代表人或授权委托人签字（需提供授权委托书，载明授权范围和期限）；

自然人需签字并按手印，注明签署日期。

签署份数与留存：合同至少一式两份（双方各执一份），涉及审批或备案的需增加相应份数；签署后及时在《合同台账》中登记编号、签署日期、存放位置等信息。

（五）合同履行阶段

履行跟踪：业务部门指定专人负责跟踪合同履行进度，定期记录履行情况（如交付时间、验收结果、付款状态），形成《合同履行记录表》。

变更与解除：

履行过程中需变更条款的，双方应签订《合同变更协议》，明确变更内容、生效时间及原合同其他条款的效力；

出现法定解除情形（如不可抗力、根本违约）时，需书面通知对方，并留存通知凭证（如快递签收记录、邮件发送记录），协商解除或通过法律途径解决。

验收与结算：严格按照合同约定标准进行验收（如产品需出具检测报告，服务需确认客户满意度），验收合格后及时开具发票并办理结算。

（六）合同归档阶段

资料整理：将合同正本、附件、签署页、审核意见、履行记录（如验收单、付款凭证）、变更/解除协议等资料整理成册，按合同编号顺序存放。

归档期限：合同履行完毕或终止后，应在30日内完成归档；电子版合同需备份至指定服务器，保存期限不少于合同终止后5年。

三、核心模板表格示例

表1：合同基本信息表

合同编号

合同名称

签订日期

甲方信息（名称、统一社会信用代码、地址、联系人、电话）

乙方信息（名称、统一社会信用代码/证件号码号、地址、联系人、电话）

标的物/服务内容

合同金额（元）

履行期限

合同类型（如买卖/服务）

存放位置（如档案柜编号/电子路径）

CG-2024-001

办公设备采购合同

2024-03-15

科技有限公司（91110）北京市海淀区路1号

办公设备有限公司（91120）上海市浦东新区路2号1395678

台式电脑50台

250000

2024-04-30前交付

买卖合同

档案柜-03-05

表2：合同审核意见表

审核环节

审核部门

审核人

审核