行政采购清单制定流程规范与节约双重考量.docVIP

行政采购清单制定流程规范与节约双重考量工具模板

一、适用范围与核心目标

本工具模板适用于各类企业、事业单位及部门的行政采购场景，涵盖办公用品、办公设备、后勤服务、固定资产等各类常规采购需求。核心目标在于通过标准化流程规范采购行为，保证采购过程合规、透明，同时通过需求精准化、比价优化、批量采购等手段实现成本节约，达成“规范与节约”的双重管理目标。

二、行政采购清单制定全流程操作指引

（一）需求发起与初步确认

需求提报：各需求部门根据工作需要，填写《行政采购需求申请表》（见模板附表1），明确采购项目名称、规格型号（或功能要求）、数量、预计用途、期望交付时间及预算金额（如有），并由部门负责人签字确认。

示例：行政部需采购“A4复印纸”，需明确“70g白色，500张/包，20包”及“月均消耗约5包”等细节。

需求必要性审核：行政部门收到需求后，需与需求部门沟通，确认采购的必要性（如是否为重复采购、是否存在替代方案等），避免“过度采购”或“虚假需求”。对非紧急或可共享的资源（如部门间通用设备），需协调调配后再决定是否采购。

（二）采购预算与合规性核查

预算匹配性检查：行政部门需将采购需求与年度/季度行政预算进行核对，保证采购项目在预算范围内。若超预算，需需求部门提交《超预算采购说明》，详细说明超预算原因及必要性，经财务部门审核后，按审批权限报分管领导审批。

合规性审查：根据单位采购制度及国家相关法规（如《采购法》），判断采购项目是否需采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式。小额采购（如低于单位公开招标限额）可简化流程，但需保留比价记录。

（三）询价与供应商比选

询价方式确定：根据采购金额、项目类型及紧急程度，选择合适的询价方式：

小额零星采购（如金额≤5000元）：至少向2家合格供应商询价；

中等金额采购（5000元＜金额≤5万元）：至少向3家供应商询价，并收集报价单、产品资质证明等材料；

大额或重要采购（金额＞5万元）：需通过公开招标或邀请招标方式，邀请5家以上供应商参与。

供应商资质审核：优先选择具备相关资质、信誉良好、服务完善的供应商，核查其营业执照、经营许可证、过往合作案例（如适用）等，避免与“问题供应商”合作。

性价比分析：对收集到的报价进行综合对比，不仅关注价格，还需评估产品质量、供货周期、售后服务、付款条件等因素，选择“性价比最优”而非“最低价”供应商。

示例：复印纸采购，若A供应商报价较低但送货周期长，B供应商报价略高但次日达，需结合紧急程度选择，或与B供应商协商争取批量折扣。

（四）采购清单标准化编制

清单内容规范：根据询价结果，填写《行政采购清单》（见模板附表2），保证信息完整、准确，包含以下核心要素：

项目编号（按年度+部门+序号规则编制，如“2024-行政部-001”）；

项目名称（需与需求一致，避免模糊表述，如“笔记本电脑”而非“电脑”）；

规格型号/技术参数（明确具体要求，如“CPU:i5-12450H，内存:16GB，硬盘:512GBSSD”）；

单位、数量（需与需求审批一致，避免多购或少购）；

单价、总价（需与供应商报价一致，保留两位小数）；

供应商信息（名称、联系人、联系电话）；

备注（标注节约要点，如“批量采购享受9折”“优先选择节能型号”）。

节约措施嵌入：在清单编制阶段需体现节约理念，例如：

优先选择可重复使用、耐用品（如充电电池替代一次性电池）；

合并同类需求（如多个部门同时需打印纸，汇总后批量采购）；

替代方案比选（如“国产设备”可满足需求时，不盲目选择进口设备）。

（五）审批流程执行

采购清单需按审批权限逐级报批，保证流程合规：

需求部门负责人：审核采购需求的必要性与合理性；

行政部门负责人：审核采购清单的规范性、预算匹配性及节约措施落实情况；

财务部门负责人：审核预算合规性、价格合理性及资金安排；

分管领导/单位负责人：根据采购金额及重要性，最终审批（大额采购需提交领导班子集体审议）。

审批过程中若需修改，由行政部门根据意见调整后重新报批，直至最终确认。

（六）采购执行与合同签订

订单下达：审批通过后，行政部门与选定供应商签订采购合同（或下达订单），明确交付时间、地点、质量标准、验收方式、付款条件及违约责任等条款。

注意：合同需加盖单位公章，供应商需提供合法有效的税务发票。

进度跟踪：行政部门需跟踪订单执行进度，保证供应商按时交付，对延迟交付的情况及时沟通处理。

（七）验收与入库管理

多方验收：货物/服务送达后，由需求部门、行政部门、财务部门共同验收：

数量核对：清点实物数量是否与采购清单一致；

质量检查：检查规格型号、功能参数是否符合要求，是否有破损、质量问题；

服务验证：若为服务类采购（如保洁、维修），需确认服务内容达标。

入库登记：验收合格后，填写《入库单》（模板附表3），登记入