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企业行政管理流程规范参考手册

引言

本手册旨在规范企业内部行政管理各项工作，明确各流程的责任主体、操作步骤及执行标准，提升行政工作效率，保障企业运营秩序。手册内容涵盖办公物资、会议组织、固定资产、印章使用及档案管理等核心行政模块，适用于企业各部门及全体员工。

一、办公物资申领与管理

适用场景与范围

适用于企业员工日常办公所需物资（如文具、耗材、劳保用品等）的申领、领用、库存盘点及报废全流程管理。

标准化操作流程

需求提出：员工根据工作需要，填写《办公物资申领单》，注明物资名称、规格、数量、用途及申领部门。

部门审批：部门负责人对申领需求的合理性进行审核，确认后签字。

行政审核：行政部根据库存情况及申领标准，审核申领数量是否符合规定，必要时与申领人沟通调整。

发放登记：审核通过后，行政部安排物资发放，领领人在《办公物资领用登记表》上签字确认，同时更新库存台账。

库存盘点：行政部每月末对库存物资进行盘点，保证账实相符，对过期、损坏物资及时登记并按规定处理。

配套表单模板

表1：办公物资申领单

申领日期

申领部门

申领人

物资名称

规格

单位

申领数量

用途

部门负责人签字

表2：办公物资库存台账

日期

入库数量

出库数量

结存数量

管理员

备注

关键执行要点

申领需按“按需申领、杜绝浪费”原则，非日常办公物资（如专业设备）需额外说明用途。

行政部需建立最低库存预警机制，常用物资库存不足时及时补充。

贵重物资（如打印机、扫描仪）领用后需在《固定资产台账》中登记，明保证管人。

二、会议组织与管理

适用场景与范围

适用于企业各类会议（如部门例会、项目推进会、专题研讨会等）的发起、筹备、召开、纪要整理及归档管理。

标准化操作流程

会议发起：会议发起人填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及预计时长，提前3个工作日提交至行政部。

协调确认：行政部根据会议室使用情况及参会人员安排，确认会议时间、地点，并通知参会人员；若需会议设备（如投影仪、麦克风），提前1天调试。

会前准备：会议发起人准备会议材料（含议程、相关文档等），行政部负责会议室布置（如座位安排、席卡、茶水等）。

会议召开：参会人员提前5分钟入场，会议发起人主持会议，控制会议节奏，保证议程按计划推进；行政部安排专人记录会议要点。

纪要整理与归档：会议结束后2个工作日内，会议发起人根据会议记录整理《会议纪要》，经参会部门负责人审核确认后，分发至相关人员，并提交行政部归档。

配套表单模板

表3：会议申请表

会议主题

申请部门

发起人

联系方式

会议时间

会议地点

参会人员

议程

预计时长

表4：会议纪要模板

会议主题：

会议时间：

会议地点：

参会人员：

缺席人员及原因：

会议议程：

会议决议：

下一步行动计划：

任务描述

责任人

完成时间

关键执行要点

会议需明确主题，避免临时增加无关议题；严格控制会议时长，一般会议不超过90分钟。

涉密会议需提前通知参会人员遵守保密规定，会议材料标注“内部资料，注意保密”。

《会议纪要》需明确决议事项及责任人、完成时间，保证会议成果落地。

三、固定资产购置与维护

适用场景与范围

适用于企业办公设备（如电脑、打印机）、家具（如办公桌、文件柜）等固定资产的申购、审批、采购、验收、维护及报废管理。

标准化操作流程

需求申请：部门因工作需要新增或更换固定资产时，填写《固定资产购置申请表》，注明资产名称、规格、数量、预估金额及用途，部门负责人签字。

审批：根据金额权限，逐级报部门负责人、行政部负责人、总经理审批；金额超过5000元的需提交总经理办公会审议。

采购：审批通过后，行政部根据采购流程选择供应商（比价、招标等），签订采购合同，保证资产质量及售后保障。

验收与登记：资产到货后，行政部联合使用部门进行验收，核对资产名称、规格、数量及功能，无误后填写《固定资产验收单》，并在《固定资产台账》中登记资产编号、使用部门、保管人等信息。

维护与报废：使用部门负责日常维护，行政部每半年组织一次全面检查；资产损坏或达到使用年限无法修复时，填写《固定资产报废申请表》，经审批后按规定处置（如变卖、回收），并更新台账。

配套表单模板

表5：固定资产购置申请表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

资产名称

规格

单位

数量

部门负责人签字

行政部负责人签字

总经理签字

表6：固定资产台账

资产编号

资产名称

规格

购置日期

使用部门

保管人

原值

状态（正常/维修/报废）

关键执行要点

固定资产需“专人保管、责任到人”，调离岗位时需办理资产交接手续。

采购需符合企业内控要求，禁止违规采购或收取回扣；验收时需留存供应商资质及保修凭证。

报废资产需经过技术鉴定，严禁私自处置，保证企业资产不流失。

四、印章使用与管理

适用场景与范围

适用于企业公章、合同章、财务