采购申请与审批流程清单采购成本控制与管理工具.docVIP

采购申请与审批流程清单及成本控制管理工具

一、适用业务场景

本工具适用于各类企业内部采购活动的全流程管理，涵盖日常办公物资采购、生产原材料采购、设备采购、服务采购（如咨询、维修）等场景。特别适用于需要规范采购行为、控制采购成本、明确审批责任的企业，保证采购活动合规、高效、经济，同时满足部门需求与成本管控目标的双重要求。

二、标准化操作流程

（一）需求发起与申请

需求部门提出采购申请：根据业务需求或工作计划，由需求部门填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付日期及供应商（可选）等信息，并附上相关技术参数或需求说明（如设备采购需附技术规格书）。

部门负责人初审：需求部门负责人对申请的真实性、必要性及预算合理性进行审核，确认无误后在《采购申请单》上签字批准，提交至采购部门。

（二）采购部门审核与预算核对

采购部门合规性审核：采购部门收到申请后，重点审核采购内容是否符合公司采购政策、是否属于集中采购目录、是否履行了必要的内部审批（如固定资产采购需先通过资产管理部门评估）。

预算匹配性检查：通过财务系统核对采购申请的预算金额是否在部门可用预算范围内，若超预算，需需求部门提交《预算调整申请》并经财务部门及分管领导审批后，方可进入下一步。

（三）供应商选择与询价

供应商筛选：根据采购物品/服务的性质，采购部门从合格供应商名录中选择至少3家供应商（紧急小额采购或独家供应商除外），保证供应商资质合规（如营业执照、相关资质证书）。

询价与比价：向选定供应商发出询价单，要求提供书面报价（含单价、总价、交货期、付款条件等），填写《询价/比价记录表》，对比分析价格差异、质量保障、交付能力等因素，形成初步采购建议。

（四）审批与决策

根据采购金额及审批权限层级，逐级提交审批：

小额采购（如≤5000元）：由采购部门负责人审批；

中等金额采购（如5000元-5万元）：由分管副总审批；

大额采购（如＞5万元）：需提交总经理办公会或采购委员会集体审议。

审批人需重点关注采购成本的合理性、供应商选择的公正性及预算执行情况，在审批表签署明确意见。

（五）采购执行与合同签订

下达采购订单：审批通过后，采购部门根据比价结果向选定供应商下达《采购订单》，明确双方权利义务（如质量标准、验收方式、违约责任等）。

合同签订：对于金额较大或复杂的采购项目（如设备采购、服务外包），需签订正式采购合同，合同文本需经法务部门审核无误后，由授权代表签字盖章。

（六）交付验收与成本核算

到货验收：物品/服务送达后，由需求部门、采购部门、质检部门（如需）共同验收，核对数量、规格、质量是否符合合同约定，填写《验收合格单》，三方签字确认。

成本核算：财务部门根据采购订单、验收单、发票等原始凭证，录入实际采购成本，对比预算金额分析差异（如价格差异、数量差异），编制《采购成本分析表》，反馈至采购部门及管理层。

（七）付款与档案归档

付款申请：验收合格后，采购部门凭发票、《验收合格单》、采购合同等资料，向财务部门申请付款，财务部门审核无误后安排支付。

档案归档：采购申请单、审批表、询价记录、采购订单、合同、验收单、发票等资料由采购部门统一整理归档，保存期限不少于3年，保证可追溯性。

三、配套工具模板

模板1：采购申请单

采购申请单编号

申请部门

申请日期

采购物品/服务名称

规格型号

需求数量

预估单价

预算金额

期望交付日期

用途说明

供应商（可选）

联系人

附件（技术参数等）

□无□有（附后）

需求部门负责人签字：

日期：

采购部门审核意见：

签字：

日期：

财务部门预算审核意见：

签字：

日期：

审批意见（根据权限填写）：

签字：

日期：

模板2：询价/比价记录表

询价单编号

采购物品/服务名称

规格型号

需求数量

询价日期

供应商名称

报价（元）

交货期

付款条件

质量承诺

供应商A

供应商B

供应商C

比价分析结论：

推荐供应商：

采购负责人签字：

日期：

模板3：采购成本分析表

采购项目编号

采购物品/服务名称

预算金额（元）

实际采购金额（元）

差异额（元）

差异率

差异原因分析

成本控制建议：

财务负责人签字：

日期：

四、关键控制要点

需求合理性控制：需求部门需对采购需求的必要性负责，避免盲目采购或超量采购；采购部门定期对各部门采购需求进行汇总分析，优化采购计划。

预算刚性约束：严格执行预算管理，无预算或超预算采购需履行特殊审批程序，财务部门对预算执行情况进行实时监控。

供应商管理：建立合格供应商名录，定期对供应商进行绩效评估（价格、质量、交付等），淘汰不合格供应商，保证供应链稳定。

审批权限分离：申请、审核、审批、执行等岗位相互分离，避免权力集中，防范廉政风险（如需求部门负责人不得审批本部门采购申请）。

成本动态跟踪：对大