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会议纪要编写与存档标准流程工具

一、适用工作场景

本工具适用于各类企业内部会议的纪要编写与存档管理，包括但不限于：

常规工作会议：如周例会、月度总结会、季度规划会，用于同步工作进展、明确下一步计划；

专项项目会议：如项目启动会、需求评审会、进度推进会，用于记录决策结果、分配任务责任；

跨部门协调会：如资源对接会、流程优化会，用于明确协作分工、解决跨部门问题；

临时决策会议：如突发问题处理会、紧急事项部署会，用于固化决策过程、追溯执行依据。

二、标准化操作流程

（一）会前准备阶段

明确会议核心信息

提前获取会议通知，记录会议主题、时间、地点（线上会议需注明平台及）、主持人、预计参会人员；

与主持人确认会议核心目标及议程，梳理需重点讨论的议题（如“Q3销售目标拆解”“新产品上线风险排查”等）。

准备会议记录工具

电子化记录：提前创建会议纪要（可参考本工具“会议纪要标准模板”），或使用协作平台（如飞书、钉钉）的会议纪要功能；

纸质记录：携带笔记本、笔，提前标注议程要点，预留记录空白页（如“讨论内容”“决议事项”“行动项”分区）。

收集背景材料（可选）

若会议涉及数据汇报、方案讨论，提前向相关人员索取背景资料（如项目进度表、竞品分析报告），附在纪要初稿中作为参考。

（二）会中记录阶段

客观记录核心内容

议程与讨论：按会议议程顺序，逐项记录讨论要点（避免逐字记录，提炼关键观点，如“市场部建议增加短视频投放预算，预计提升转化率15%”）；

决议事项：明确记录最终达成的共识（如“同意将产品上线时间推迟至10月15日，同步完成用户测试”）；

行动项：重点记录“谁负责、做什么、何时完成”（如“技术部*工负责完成支付接口调试，9月30日前提交测试报告”）。

标注关键信息与待确认内容

对存疑或需后续补充的信息（如“财务部需确认第三季度营销费用具体额度”），用“？”标注，会后及时核实；

区分“事实陈述”（如“产品已完成70%开发进度”）与“个人观点”（如“*工认为当前版本用户体验需优化”），避免混淆。

控制记录节奏

复杂讨论可请发言人复述核心观点（如“您刚才提到的三个风险点是否为：资源不足、技术瓶颈、市场需求变化？”）；

若发言较长，用“概括为：……”提炼核心，保证记录简洁。

（三）会后整理阶段

初稿撰写（24小时内完成）

按“会议基本信息—议程与讨论—决议事项—行动项—附件”结构整理记录，保证逻辑清晰；

补充会中标注的待确认内容，向相关人员核实后补充完整（如“经财务部*工确认，Q3营销费用额度为50万元”）。

审核与修订

提交初稿给主持人审核，重点核对：决议事项是否准确、行动项是否明确（负责人、时限、任务描述无误）、关键数据是否有误；

根据主持人反馈修改完善，如需调整内容，注明修改原因（如“根据*总意见，补充‘需同步向客户说明延迟原因’”）。

分发与存档

分发：审核通过后，在1个工作日内将纪要发送至所有参会人员及相关协作部门，抄送上级领导（如需）；

存档：

电子存档：将最终版纪要（含附件）命名“会议主题_日期_版本号”（如“Q3销售目标拆解会01”），存储至公司指定共享文件夹（如“会议纪要/2023年/8月”），并录入会议管理系统（如有）；

纸质存档：重要会议（如战略决策会、项目启动会）需打印纸质版，由主持人签字确认后，交行政部统一归档（保存期限不少于3年）。

三、会议纪要标准模板

会议基本信息

会议名称

（例：2023年第三季度销售目标拆解会）

会议日期

年月日时分-时分

会议地点/平台

（例：公司3楼会议室/钉钉会议号X）

主持人

记录人

参会人员

（例：销售部总、市场部工、财务部工、技术部工）

缺席人员及原因

（例：运营部*工——因公出差）

会议目标

（例：明确Q3销售目标拆解方案，分配各部门任务）

议程与讨论记录

议题1：Q3销售目标拆解方案

-销售部工汇报：总目标5000万元，按区域拆解为华东2000万、华北1500万、华南1000万、西部500万；-市场部工建议：华东区需增加300万推广预算，重点投放抖音平台；-技术部*工反馈：当前CRM系统无法支持区域数据实时统计，需9月20日前完成升级。

议题2：新品上线时间调整

-产品部*工说明：因测试环节发觉支付bug，原定9月30日上线需推迟；-主持人决议：推迟至10月15日，同步完成用户测试，客服部需提前准备FAQ。

决议事项

1.Q3销售目标按区域拆解方案执行，市场部9月10日前提交详细推广计划；2.CRM系统升级任务由技术部*工负责，9月20日前完成并测试；3.新品上线时间调整为10月15日，产品部同步输出用户测试方案。

行动项（ActionItems）

序号

任务描述

1

提交Q3区域推广计划

2

完成CRM系统升级及测试

3

输