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技术文档编写与评审规范模板

一、适用范围与典型应用场景

本规范适用于企业内部各类技术文档的编写与评审管理，覆盖产品研发、系统运维、技术方案设计、项目交付等全生命周期场景。典型应用包括但不限于：

新产品/功能的需求规格说明书、架构设计文档、接口文档编写；

现有系统升级的技术方案、测试报告、用户手册修订；

跨部门技术协作的接口协议、数据标准文档制定；

项目结项的技术总结、知识沉淀文档归档。

二、文档编写与评审全流程指南

步骤1：文档编写准备

目标：明确文档定位与边界，保证编写方向一致。

1.1确定文档类型与核心目标

根据项目阶段选择文档类型（如需求类、设计类、测试类、运维类），明确文档要解决的问题（如“明确功能边界”“指导开发实现”“规范操作流程”）。

1.2定义受众与阅读场景

区分受众角色（如开发人员、产品经理、运维人员、客户），调整内容深度与表达方式（例如给开发人员的接口文档需包含参数定义与异常码，给客户的用户手册需侧重操作步骤与案例）。

1.3选择基础模板与规范

基于企业文档库选用对应模板（如《需求规格说明书模板》《系统设计》），统一字体（标题黑体三号、宋体五号）、页边距（上下2.54cm、左右3.17cm）、页码格式等格式要求。

步骤2：文档内容编写

目标：保证内容完整、逻辑清晰、表述准确，符合技术文档的规范性要求。

2.1结构规范

按模板框架组织内容，核心模块包括：

文档封面（文档名称、版本号、编写人、审核人、日期）；

目录（自动，包含章、节、标题及页码）；

引言（目的、范围、术语定义、参考资料）；

主体内容（按文档类型分层展开，如需求文档包含“功能描述、非功能需求、业务流程”，设计文档包含“架构图、模块设计、接口定义”）；

附录（支撑数据、图表索引、术语表）。

2.2内容要求

准确性：技术参数、逻辑关系、数据来源需可验证，避免“大概”“可能”等模糊表述；

完整性：覆盖核心场景与边界条件（如需求文档需包含正常流程、异常流程、约束条件）；

可读性：采用“总-分”结构，复杂概念配图表说明（如架构图用UML标准、流程图用泳道图），重要结论单独标注。

2.3版本与标识管理

文档版本号格式为“V主版本号.次版本号.修订号”（如V1.0.0），首次发布为V1.0.0，重大内容更新主版本号（如V2.0.0），次要修改次版本号（如V1.1.0），错误修正修订号（如V1.0.1）。

步骤3：评审发起与组织

目标：通过多角色评审保证文档质量，降低沟通成本。

3.1确定评审角色与职责

角色

职责说明

编写人

负责文档内容编写、响应评审意见、完成修订

技术评审专家

负责技术方案可行性、逻辑一致性、架构合理性评审（如架构师、资深开发）

产品评审专家

负责需求完整性、与产品目标一致性评审（如产品经理、业务方代表）

项目经理

负责文档进度、资源协调、评审结论确认

文档管理员

负责模板分发、版本归档、评审流程记录

3.2发起评审流程

编写人完成初稿后，通过项目管理系统（如Jira、Confluence）提交评审申请，填写《评审申请表》（含文档版本、评审目标、时间计划、参与角色），由项目经理审核后确定评审时间（建议预留至少2天供评审人提前审阅）。

步骤4：评审执行

目标：系统化检查文档质量，输出可落地的改进建议。

4.1初审：内容完整性检查

评审人重点核对：文档结构是否符合模板规范、核心模块是否缺失（如需求文档无“验收标准”、设计文档无“风险点”）、关键数据是否有来源标注。

4.2复审：技术准确性评审

技术评审专家通过会议评审或异步评审方式，验证技术方案可行性（如架构设计是否支撑高并发）、接口定义是否清晰（如参数类型、返回值是否明确）、逻辑是否存在矛盾（如业务流程与状态机不一致）。

4.3终审：合规性与一致性确认

项目经理组织终审，确认文档是否符合项目目标、与相关文档（如需求文档与测试报告）是否一致、是否满足交付标准（如客户文档需符合行业规范）。

步骤5：修订与发布

目标：闭环评审意见，保证文档最终版本质量。

5.1意见整改

编写人汇总评审意见（按“问题描述-修改建议-修改状态”分类），逐一修订并标注修改位置（如使用修订模式或高亮注释），完成后提交《评审意见跟踪表》。

5.2版本更新与归档

修订后文档更新版本号（如V1.0.0→V1.0.1），由文档管理员至企业知识库，设置访问权限（如开发团队可编辑，客户只读），并记录归档信息（归档时间、存储路径、关联项目）。

三、核心模板工具包

表1：技术文档评审检查表

评审维度

评审要点

评审结果（通过/不通过/需修改）

改进建议

结构完整性

是否包含封面、目录、引言、主体、附录等必要模块？目录页码是否准确？

内容准确性

技术参数、数据来源是否可验证？逻辑关系是否存在矛盾？

术语一致性

专业