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文档管理流程及规范

一、规范目的与适用范围

为规范企业内部文档的创建、审批、发布、归档及修订全流程，保证文档内容准确、格式统一、管理高效，特制定本规范。本规范适用于企业各部门在业务活动中产生的各类管理文档（如会议纪要、项目计划、报告、合同审批单等），涵盖文档生命周期各环节的操作要求与模板标准。

二、典型应用场景

本规范适用于以下业务场景，保证不同场景下的文档管理符合统一标准：

（一）项目管理场景

项目立项、计划制定、进度跟踪、验收等阶段需编制《项目计划书》《变更申请单》《验收报告》等文档，用于明确项目目标、职责分工及成果交付。

（二）合同管理场景

业务合作中需起草、审批、归档《合同草案》《合同审批单》《履约跟踪表》等文档，保证合同条款合规、权责清晰。

（三）日常运营场景

部门例会、跨部门协调、专项会议需形成《会议纪要》；日常工作汇报需提交《月度/季度工作报告》，用于记录决策、同步进度、追溯责任。

（四）知识沉淀场景

企业SOP（标准作业流程）、培训材料、技术手册等知识类文档的创建与更新，用于统一操作标准、传承经验知识。

三、标准化操作流程

文档管理流程分为“创建起草—审批流转—发布分发—归档存储—修订更新”五个环节，各环节需严格按照以下步骤执行：

（一）文档创建与起草

明确需求：根据业务场景确定文档类型、核心内容及目标读者（如内部汇报、外部合作等），参考本规范对应模板框架。

选择模板：从企业文档管理平台最新版模板（如《会议纪要模板》《项目计划模板》），避免使用旧版或非标模板。

内容填写：

按模板要求填写必填项（如文档编号、版本号、编制人*、日期等），保证信息完整、数据准确；

内容逻辑清晰，表述简洁，避免模糊用语（如“尽快”“大概”），需量化或明确具体事项；

涉及多方协作的内容，需提前与相关责任人*确认，保证无异议。

初步审核：编制人*完成自查，重点检查格式规范性（字体、字号、段落缩进等）、内容完整性及数据准确性，确认无误后提交审批。

（二）审批流程发起

选择审批路径：根据文档类型及重要性选择对应审批流程（如普通文档需部门负责人审批，合同类文档需法务、财务、分管领导审批）。

提交审批：将文档至企业审批系统（如OA系统），填写审批意见并依次推送给审批人*，同步抄送相关知会人员。

跟踪进度：编制人需实时跟踪审批进度，若审批人未在规定时限（如24小时）内反馈，需主动提醒；若被驳回，根据驳回意见修改后重新提交。

审批通过：所有审批人*确认通过后，系统审批记录，文档进入发布环节。

（三）发布与分发

确定发布范围：根据文档保密等级（如内部公开、部门机密、公司绝密）明确查阅权限，仅向必要人员开放。

正式发布：将审批通过后的文档至企业文档管理平台指定目录（如“项目管理—合同类”“运营管理—会议纪要”），填写发布说明（如生效日期、适用范围）。

通知分发：通过系统消息、邮件或工作群通知相关人员查阅，重要文档需确认对方已收到（如要求回复“已阅”），并记录分发时间与对象。

（四）归档与存储

分类归档：文档发布后3个工作日内，由编制人或指定归档人*按“部门—文档类型—时间”规则分类存储至企业档案系统，保证文档与审批记录、版本历史关联。

权限设置：归档文档需设置查阅权限，历史版本仅限追溯时使用，当前版本为唯一有效版本。

定期备份：档案管理员*每月对归档文档进行全量备份，重要文档（如合同、核心项目文档）需异地备份，防止数据丢失。

（五）修订与版本控制

修订触发：当文档内容与实际业务不符、政策法规调整或需优化流程时，由相关责任人*发起修订申请，说明修订原因及主要变更点。

修订审批：修订流程参照“文档创建与起草”环节的审批要求，重大修订（如核心条款变更）需升级审批权限。

版本更新：修订通过后，更新文档版本号（如V1.0→V1.1），在文档中标注修订说明（如“2024年3月更新：调整项目验收标准”），并通知相关人员替换旧版本。

四、常用结构示例

以下为典型的必填字段及内容实际使用时需根据业务需求调整：

（一）会议纪要模板

字段名称

说明

示例

文档编号

按规则（如“部门-年份-序号”）

运营部-2024-005

会议名称

需体现会议主题与层级

2024年Q1销售目标研讨会

会议时间

精确到分钟

2024年3月15日14:00-16:30

会议地点

线上/线下具体地址

公司301会议室（腾讯会议号：X）

主持人*

负责会议进程把控的人员

*（销售总监）

记录人*

负责记录会议内容的人员

*（运营专员）

召集部门*

组织会议的部门

销售部

参会人员*

列出所有参会人姓名及职务

（市场经理）、赵六（财务主管）等

缺席人员及原因

如有缺席需说明

无

会议议题

分点列出会议讨论的核心问题

1.Q1销售目标分解方案；2.市场推广资源调整

决议事项

明确结论及依据

决议：